Сохранение и повторное использование библиографии в Word

Быстрая навигация

• Создание и настройка библиографии в Word
• Сохранение библиографии как шаблона
• Повторное использование шаблона bibliografii
• Удаление сохранённого шаблона

Создание и настройка библиографии в Word

Даже если Word умеет автоматически генерировать библиографии по цитатам, часто нужно отредактировать оформление — добавить заголовок, изменить отступы, шрифт или интервалы. Вместо ручной правки в каждом новом документе выгоднее оформить библиографию один раз и сохранить формат.

1. Перейдите на вкладку “References” (Ссылки) на ленте и найдите группу “Citations & Bibliography” (Цитирование и библиография).
2. Если в документе уже есть цитаты (References → Manage Sources), Word может автоматически построить список. Чтобы вставить библиографию:
   • Для библиографии с заголовком откройте выпадающий список “Bibliography” и выберите один из стилей: “Bibliography”, “References” или “Works Cited”.
   • Чтобы вставить список без заголовка, выберите “Insert Bibliography”.

3. После вставки отредактируйте текст, шрифт, интервалы и прочие параметры прямо в документе. Часто настраивают:
   • размер и гарнитуру шрифта;
   • межстрочный интервал и отступы (включая висячий отступ для записей APA/MLA);
   • цвет, обводку и эффекты текста;
   • заголовок (например, «Список литературы»), его выравнивание и стиль.

Важно: если в документе применена тема (Design → Themes), форматирование шрифтов может измениться при вставке в другой файл. Проверяйте шрифт после вставки.

Сохранение библиографии как шаблона

После того как оформление готово, сохраните выбранный блок как элемент галереи, чтобы позже быстро вставлять то же оформление в другие документы.

1. Выделите текст всей библиографии (включая заголовок, если он есть).
2. На вкладке “References” нажмите стрелку у меню “Bibliography” и выберите пункт “Save Selection to Bibliography Gallery” (Сохранить выделение в галерею библиографий).

Если пункт недоступен — убедитесь, что вы выделили весь блок текста библиографии.

3. В появившемся окне задайте имя шаблона, при желании добавьте описание и выберите категорию. Оставьте “Gallery” как “Bibliographies” и “Save in” — “Building Blocks”.

4. Закройте документ и, если Word предложит сохранить изменения в файле Building Blocks (файл шаблонов элементов), выберите “Save”. Если отказаться от сохранения, ваш шаблон не будет доступен в других документах.

Совет: Building Blocks хранятся в глобальном файле шаблонов (примерно в файле, похожем на Building Blocks.dotx). Если вы используете общую среду или администрируемые компьютеры, администратор может ограничить запись в этот файл.

Повторное использование шаблона библиографии

Чтобы вставить сохранённый шаблон в новый документ:

1. Поместите курсор в то место документа, где должна появиться библиография.
2. На вкладке “References” откройте выпадающий список “Bibliography” — в списке вы увидите ваш сохранённый шаблон.

3. Выберите шаблон — формат и структура появятся в документе. При необходимости замените сами записи библиографии (источники) на актуальные.

Примечание: при вставке формат может меняться под темой документа. Чтобы сохранить исходные шрифты и отступы, применяйте «Keep Source Formatting» при вставке, если Word предлагает варианты вставки.

Удаление или редактирование сохранённого шаблона

Если шаблон больше не нужен или вы хотите изменить его название/описание:

1. На вкладке “References” в меню “Bibliography” правой кнопкой мыши щёлкните по вашему шаблону и выберите “Organize and Delete”.

2. В открывшемся «Building Blocks Organizer» будет выбран ваш элемент. Нажмите “Delete”, чтобы удалить его окончательно, либо “Edit Properties”, чтобы изменить имя, категорию или описание.

Важно: удаление из галереи необратимо — сохраните копию формата в отдельном документе или шаблоне, если думаете, что он может понадобиться снова.

Когда этот подход не подходит (контрпримеры)

• Если вам нужно, чтобы список автоматически обновлялся по мере добавления или удаления цитат в разных документах без ручной замены записей — лучше использовать встроенные источники и ссылочную базу Word, а не статический Building Block.
• Если у вас централизованное управление шаблонами (администратор сети), у вас может не быть прав на запись в глобальный файл Building Blocks. В таком случае храните шаблон в отдельном документе-шаблоне (.dotx) и распространяйте его по сети.
• При частой смене тем оформления (Themes) формат шрифта и отступов может меняться — тогда предпочтительнее настраивать и закреплять стили Word (Paragraph/Character styles) вместо сохранения блока.

Альтернативные подходы

1. Сохранение шаблона как .dotx: сохраните документ с оформленной библиографией как шаблон Word (.dotx). Новые документы, созданные на его основе, будут содержать ваши стили и возможно — встроенные элементы.
2. Использование стилей (Styles): создайте пользовательские стили абзацев и заголовков для библиографии (например, стиль «Библиография — Запись»). Тогда при вставке списка применяйте эти стили.
3. Макрос VBA: если вставка и обновление библиографий входит в часто повторяющийся рабочий процесс, автоматизируйте вставку и форматирование макросом.
4. Менеджеры библиографии (Mendeley, Zotero, EndNote): сохраняйте стили вывода и подключайте их к Word через плагины — это полезно, если вы работаете с большим объёмом источников и хотите единообразие.

Мини-методология: быстрый рабочий процесс (5 шагов)

1. Сформируйте библиографию через References → Bibliography.
2. Отредактируйте оформление (шрифт, интервалы, заголовок).
3. Выделите полностью и сохраните как Building Block (Save Selection to Bibliography Gallery).
4. Подтвердите сохранение глобальных Building Blocks при закрытии Word.
5. Вставляйте шаблон в новые документы и обновляйте сами записи источников.

Контрольный список перед сохранением шаблона

• Выделен весь текст библиографии (включая заголовок).
• Указаны желаемые шрифт и размер.
• Межстрочный интервал и отступы настроены.
• Протестировано на другом документе с другой темой (Themes).
• Сохранён Building Block и подтверждён через диалог сохранения.

Критерии приёмки

• Шаблон появляется в выпадающем списке Bibliography в новом документе.
• При вставке шаблона форматировка соответствует сохранённой (кроме изменений, наложенных темой документа).
• Имя и описание шаблона корректны и понятны для других пользователей.

Риски и способы их снижения

• Риск: шаблон не сохраняется из‑за прав доступа. Митигирование: сохраняйте копию в .dotx и храните её в доступном месте.
• Риск: тема документа меняет шрифты. Митигирование: используйте встроенные стили и фиксируйте шрифты в свойствах стиля.

Короткий глоссарий

• Building Blocks — встроенная галерея элементов оформления Word, где хранятся повторно используемые блоки (например, колонтитулы, библиографии).
• .dotx — шаблон Word; удобен для распространения стилей и макетов.

Заключение

Сохранение оформленной библиографии как элемента галереи — недолгий процесс, который экономит время и обеспечивает единообразие оформления в будущих документах. Если требуется более гибкое или автоматизированное решение, рассмотрите использование стилей, шаблонов .dotx или интеграцию с менеджером ссылок.

Для дополнительных действий ознакомьтесь с инструкциями по перекрёстным ссылкам в Word и работе с сносками и концевыми примечаниями.