Задачи в Google Chat: добавить, назначить, завершить

Быстрые ссылки

• Добавить задачу в Google Chat или Gmail в браузере
• Добавить задачу в мобильном приложении Google Chat или Gmail
• Завершить задачу в Google Chat

Что это даёт

Google Chat позволяет создавать задачи прямо в комнатах (Rooms). Это удобно для команд: задача привязана к разговору, видна всем участникам комнаты и может быть назначена конкретному человеку. Задачи синхронизируются между веб‑версией, мобильным приложением и вкладкой “Задачи” в комнате.

Важно: задачи можно назначать только членам той же комнаты.

Как добавить задачу в Google Chat или Gmail (в браузере)

1. Откройте Google Chat или Gmail в браузере и перейдите в нужную комнату. Убедитесь, что комната открыта в полноэкранном виде, чтобы видеть вкладки вверху.
2. Выберите вкладку “Задачи” и нажмите “Add Room Task” (Добавить задачу комнаты).
3. Введите заголовок задачи. При необходимости добавьте описание и срок выполнения.

4. Если вы указываете срок, можно добавить и время.

5. Нажмите “Add” (Добавить).

После добавления задача появится в истории чата комнаты. Её можно открыть оттуда или просмотреть на вкладке “Задачи”.

Назначение задачи в вебе

• Вы можете назначить задачу в момент создания или позже: откройте детали задачи и нажмите “Assign” (Назначить).
• Выберите или найдите участника комнаты.

Важно: назначить можно только участников комнаты. Действие по назначению также отображается в истории чата.

Как добавить задачу в мобильном приложении Google Chat или Gmail

Шаги похожи на веб‑версию, но элементы управления расположены по‑другому.

1. Откройте приложение Google Chat или Gmail с включенным Chat и выберите комнату.
2. На вкладке “Задачи” нажмите иконку добавления в правом нижнем углу.

3. Введите заголовок задачи. Нажмите иконку слева, чтобы добавить подробности, или среднюю иконку, чтобы указать срок.

4. Нажмите “Save” (Сохранить).

Задача станет видна и в истории чата, и на вкладке “Задачи” комнаты.

Назначение задачи в мобильном приложении

• При создании: нажмите иконку исполнителя и выберите участника комнаты.

• После создания: откройте детали из истории или вкладки “Задачи”, нажмите “Assign” (Назначить) и выберите участника.

Действие назначения появится в истории чата, как и добавление самой задачи.

Как отметить задачу как выполненную

Отметить задачу можно в любой версии — веб или мобильная:

• Нажмите или коснитесь круга слева от задачи.
• Задача пометится как выполненная и переместится в раздел “Completed” (Завершённые) внизу вкладки “Задачи”.

Действие по завершению также фиксируется в истории чата.

Лучшие практики при работе с задачами в Google Chat

• Дайте короткий и понятный заголовок (5–8 слов). Описания используйте для деталей и ссылок на документы.
• Указывайте сроки и время, если задача чувствительна ко времени.
• При назначении добавляйте краткую роль или ожидаемый результат в описании.
• Используйте одну комнату на проект или контекст, чтобы не распылять задачи.
• Регулярно проверяйте вкладку “Задачи” перед встречами или стендапами.

Важно: если задача содержит конфиденциальные данные, проверьте настройки доступа комнаты и политики хранения данных вашей организации.

Когда этот подход не подходит

• Команды с большим пулом задач и сложным трекингом могут нуждаться в трекерах уровня Asana, Jira или Trello. Google Chat хорош для простых задач и быстрых назначений.
• Если нужен продвинутый рабочий процесс (workflow), зависимости между задачами или отчёты — используйте специализированные инструменты.
• Нельзя назначить задачу человеку вне комнаты — в распределённых проектах с внешними подрядчиками это ограничение стоит учесть.

Альтернативы и интеграции

• Google Tasks (веб и мобильное приложение) — для личного трекинга и синхронизации с Gmail.
• Google Keep — для быстрых заметок и чек‑листов.
• Интеграции с внешними трекерами (через Zapier или Workspace Marketplace) — если нужно связывать задачи Chat с Jira, Asana, Trello.

Ролевые чеклисты

• Для автора задачи:

  • Написать краткий заголовок.
  • Добавить описание с ожидаемым результатом.
  • Указать срок и при необходимости время.
  • Назначить исполнителя (члена комнаты).
  • Ссылка на релевантные документы.

• Для исполнителя:

  • Подтвердить получение задачи в чате.
  • Оценить объём и при необходимости запросить уточнения.
  • Отметить задачу выполненной и добавить краткий отчёт в комментарии.

• Для менеджера:

  • Проверять вкладку “Задачи” по расписанию.
  • Убедиться, что задачи распределены равномерно.
  • Переназначать или обновлять сроки при изменениях приоритетов.

Критерии приёмки

• Задача имеет заголовок и ожидаемый результат в описании.
• Указан срок или пометка “без срока”.
• Назначен исполнитель (если требуется ответственный).
• Результат загружен или ссылка на результат добавлена в комментариях перед закрытием.

Быстрый пошаговый план (playbook)

1. Создайте задачу в комнате проекта.
2. Добавьте краткое описание и ссылки на документы.
3. Назначьте ответственного и укажите срок.
4. В чате подтвердите, что исполнитель принял задачу.
5. По завершении отметьте задачу и оставьте итог в комментарии.

Приватность и доступ

Задачи наследуют правила доступа комнаты. Если комната открыта для всей организации, участники организации увидят задачу. Для чувствительных задач используйте приватные комнаты с ограниченным списком участников.

Краткое резюме

• Google Chat позволяет оперативно создавать, назначать и завершать задачи прямо в комнатах.
• Задачи видны и в истории чата, и на вкладке “Задачи” комнаты.
• Для сложного управления задачами лучше использовать специализированные трекеры или интеграции.

Важно: назначать можно только членов комнаты; проверяйте права доступа перед публикацией конфиденциальной информации.

Короткий чеклист для начала: создайте тестовую задачу в одной комнате, назначьте её коллеге и отработайте цикл — добавление, подтверждение, выполнение. Это поможет адаптировать процесс под вашу команду.