Notion вики: шаблоны и руководство

Оглавление

• Использовать шаблон вики Notion
• Шаблон Notion Basic Wiki
• Шаблон Notion Product Wiki
• Шаблон Notion Sales Wiki
• Шаблон Notion Engineering Wiki
• Использовать галерею шаблонов Notion
• Шаблон Startup Team Wiki
• Шаблон Marketing Wiki
• Шаблон Family Management Wiki
• Советы и предложения по вашей вики в Notion
• Добавить страницу
• Включить представление календаря
• Вставить список задач
• Поделиться вики
• Создать командное пространство
• Методология запуска вики за 5 шагов
• Роли и чек-листы
• SOP для создания и поддержки вики
• Инцидент-руководство и откат изменений
• Когда Notion вики не подходит и альтернативы
• Часто задаваемые вопросы
• Словарь терминов

Использовать шаблон вики Notion

Лучшее место для старта — встроенные шаблоны в Notion. Выберите один из предустановленных вариантов: от простого корпоративного справочника до отраслевых шаблонов.

1. Откройте Notion и войдите в свою учётную запись. В левой боковой панели выберите “Templates”, затем из выпадающего списка выберите категорию “Wiki”.

2. Просмотрите доступные шаблоны, нажмите “Get template” чтобы добавить шаблон в рабочее пространство.

3. Шаблон появится в боковой панели — выберите его, чтобы начать настройку.

Важно: Notion также предлагает удобные шаблоны для студентов и персонального использования.

Шаблон Notion Basic Wiki

Если вам нужна универсальная вики для любой организации, начните с базового шаблона Notion. На главной странице есть удобная навигация — разделы Team, Policies и New Pages, а также карточки Company Updates.

Основные преимущества:

• Быстрый доступ к новостям компании через карточки на главной странице
• Готовые страницы: миссия компании, командировочные правила, недавние публикации в прессе, корпоративные мероприятия, политика отпусков и льгот
• Страница Getting Started с подсказками по заголовкам, callout-блокам, спискам-toggle и блокам кода

Шаблон Notion Product Wiki

Для запуска продукта и координации продуктовой команды подойдёт Product Wiki. Включает разделы по жизненному циклу продукта, инструкциям по запуску, исследованиям пользователей, каталогам, аналитике и распределению ресурсов.

Основные преимущества:

• Страница жизненного цикла продукта с наглядными подсказками в нумерованном списке
• Каталог продуктов в табличном представлении с полями item, owner и tags
• Раздел распределения штата для инженерии, дизайна и продуктовой команды
• База вопросов для продуктовых интервью с полями имя, сложность и требуемые навыки
• Пошаговые инструкции для How-To страниц

Шаблон Notion Sales Wiki

Для отдела продаж есть шаблон с OKR, питчами, материалами, ideа-реестром, CRM, плейбуком, сделками и директорией команды.

Основные преимущества:

• Страница Objectives and Key Results (OKRs) с примерами целей и чекбоксами
• Раздел Pitches с местами для видео, идей и аудиозаписей
• База идей с полями описание, теги, приоритет, выполнено и автор/время добавления
• Директория команды в Gallery View с фото, должностью, контактами и биографией
• Две страницы для сделок: таблица и Gallery View

Совет: также попробуйте бюджетные шаблоны Notion для финансовой части бизнеса.

Шаблон Notion Engineering Wiki

Для инженерных команд — централизованное место для кода, команд, схем баз данных, бэкенд-инструкций и QA-процессов.

Основные преимущества:

• Простая навигация и карточный формат для гайдлайнов и процессов
• Отдельные страницы для React, AWS, Redis, CircleCI, Backend и Code Review
• Страница Commands с блоками кода для быстрого копирования команд
• Инструкции в пошаговом виде для How-To страниц

Использовать галерею шаблонов Notion

Галерея шаблонов Notion даёт прямой доступ, улучшенный поиск и фильтры. Можно выбрать шаблон из галереи или искать по ключевым словам.

1. Перейдите в Notion Templates или откройте в боковой панели “Templates” и нажмите “More templates” в появившемся окне.

2. Используйте поле поиска или выберите категорию “Wiki”.

3. Нажмите “Start with this template” или выберите “View template” и затем “Duplicate” чтобы скопировать шаблон в своё пространство.

4. Шаблон отобразится в боковой панели рабочего пространства — выберите его, чтобы начать.

Шаблон Startup Team Wiki

Для стартапа этот шаблон от Carted поможет собрать миссию, директоию, правила работы и оперативные процедуры.

Основные преимущества:

• Страницы компании: миссия, видение и ценности, команда, новости, штаб-квартира и ссылки на соцсети
• Отдельные страницы для инженерии, финансов, маркетинга, операций, продукта и дизайна
• Директория команды в Gallery View с фото, департаментом, должностью, email и дополнительной информацией
• Раздел Ways of Working с правилами встреч, днями без встреч и каналами Slack

Шаблон Marketing Wiki

Маркетинг-шаблон содержит почти всё, что нужно: страницы команды, важные ссылки, дизайн сайта и брендовые активы.

Основные преимущества:

• Почти 30 страниц для маркетинговых нужд: от контент-календаря до media kit
• Табличные представления команд с полями для разрешений, размера, отрасли, местоположения и функций
• Страница Meeting Notes для фиксации тем, решений и задач
• Docs для гайдов, политик, шаблонов и расшифровок
• Release Checklist с чекбоксами для пред- и пострелизных задач

Шаблон Family Management Wiki

Для домашних задач и планирования семейных дел подойдёт шаблон Family Management от Xin Xin.

Основные преимущества:

• Главная страница с навигацией и представлениями Board, Calendar и Table для списка задач
• Страница Weekly Review с чекбоксами для регулярных обзоров
• Рецепты в Gallery View с ингредиентами, инструкциями и ссылкой на источник
• Страница Travel для планирования поездок
• Задачи в статусах Waiting, Doing и Done

Советы и предложения по вашей вики в Notion

Ниже — практические советы по расширению шаблона и адаптации вики под процессы вашей команды.

Добавить страницу

Добавление страницы — быстрый процесс.

1. Наведите курсор на текущий раздел и нажмите плюс слева.

2. В появившемся меню выберите “Page”.

3. Дайте странице имя и добавьте содержимое.

Включить представление календаря

Календарь полезен для задач, событий и релизов.

1. Наведите курсор на нужный раздел и нажмите плюс.
2. Выберите “Calendar view”.

3. Выберите существующую базу данных или создайте новую через “New database”.

4. Календарь появится в разделе.

Вставить список задач

Чтобы быстро создать список задач:

1. Наведите на раздел и нажмите плюс.
2. Выберите “To-do list”.

3. Введите задачу, нажмите Enter и продолжайте добавлять.

Поделиться вики

Чтобы поделиться страницей вики, откройте страницу и нажмите “Share” в правом верхнем углу. Введите имена или email и выберите уровень доступа через выпадающий список.

Создать командное пространство

Альтернатива — создать Teamspace, чтобы делиться целой вики одновременно.

1. Нажмите “Create a teamspace” внизу боковой панели.

2. Дайте пространству имя, выберите иконку и при желании описание.

3. Добавьте участников и перетащите вики в новый Teamspace, чтобы все члены команды могли её видеть.

Notion предоставляет дополнительные способы совместного доступа — просмотрите страницу Sharing & Permissions для деталей.

Методология запуска вики за 5 шагов

Краткая, повторяемая методика, которую можно применять при внедрении вики в командах разных размеров.

1. Стратегия и границы. Определите цель вики и набор контента: политики, инструкции, продукты, справочники.
2. Выбор шаблона. Подберите шаблон из Notion (Basic, Product, Sales, Engineering) или галереи как основу.
3. Структурирование. Создайте навигацию, страницы верхнего уровня и каталоги (каталог сотрудников, каталог проектов).
4. Роли и права. Назначьте владельцев страниц, редакторов и зрителей, настройте Teamspace.
5. Поддержка и рост. Опишите процесс обновления, регулярных обзоров и метрики полезности (нативная аналитика Notion или опросы).

Краткая шпаргалка: начните с 10 ключевых страниц, затем расширяйте по мере потребности.

Роли и чек-листы

Ниже — примерные обязанности по ролям. Используйте как шаблон при распределении ответственности.

Роль: Владелец вики

• Назначить структуру и навигацию
• Утвердить права доступа
• Проводить ежемесячный аудит содержания
• Решать спорные вопросы о том, что публиковать

Роль: Редактор контента

• Поддерживать актуальность страниц своей области
• Обновлять руководства и How-To
• Проверять ссылки и изображения
• Форматировать контент для удобного чтения

Роль: Вкладчик

• Создавать черновики и предложения
• Добавлять шаблоны и примеры
• Отмечать владельца страницы для публикации

Роль: Зритель

• Сообщать о проблемах и неактуальной информации
• Предлагать улучшения через комментарии

SOP для создания и поддержки вики

Шаблон стандартной операционной процедуры (SOP) для базовой страницы вики.

1. Инициирование
   • Инициатор создаёт черновик страницы в папке “Drafts” и тегает владельца раздела.
2. Редактирование и утверждение
   • Редактор обновляет контент, добавляет метаданные (owner, last updated) и отправляет на утверждение.
3. Публикация
   • Владелец проверяет, при необходимости правит и перемещает страницу в публичную директорию.
4. Версионирование
   • При крупных изменениях сохранять копию старой версии в папке Archive с датой.
5. Ежемесячный аудит
   • Владелец проверяет страницы на соответствие требованиям и помечает устаревшие.

Критерии приёмки

• Заголовок понятен и отражает содержание
• Чёткое назначение владельца страницы
• Наличие последней даты обновления
• Наличие инструкции или ссылки на related resources
• Проверенные внешние ссылки

Инцидент-руководство и откат изменений

Инцидент: критическое удаление страницы или публикация некорректной информации.

Шаги реагирования:

1. Срочно уведомить владельца вики и админов через Slack или почту.
2. Если ошибка — вернуть страницу в состояние из архива (копия в Archive) или использовать функцию восстановления страницы в Notion.
3. Сообщить команде о произошедшем, описать причины и план предотвращения в будущем.
4. Обновить SOP и провести краткий разбор инцидента на ретроспективе.

Откат изменений

• Если вы развернули крупные изменения через массовое дублирование, храните резервную копию до публикации.
• Для удаления используйте перемещение в Archive вместо полного удаления.

Decision flowchart для выбора шаблона

flowchart TD
  A[Нужна вики для команды?] -->|Да| B{Тип команды}
  B -->|Продукт| C[Product Template]
  B -->|Инжиниринг| D[Engineering Template]
  B -->|Продажи| E[Sales Template]
  B -->|Маркетинг| F[Marketing Template]
  B -->|Семья/личное| G[Family Management Template]
  B -->|Стартатп| H[Startup Template]
  A -->|Нет| I[Рассмотреть Google Docs или Wiki движок]

Когда Notion вики не подходит и альтернативы

Notion отлично подходит для гибких, визуально-структурированных вики, но есть сценарии, когда стоит рассмотреть альтернативы:

• Нужна полнотекстовая поисковая система на уровне документации с мощной индексацией и кастомными бэкенд-плагинами — рассмотрите MediaWiki или Docusaurus.
• Требуется полностью автономный переносимый файл — TiddlyWiki позволяет хранить всю вики в одном HTML-файле.
• Требуется интеграция с существующей корпоративной CMS или LDAP-аутентификацией со сложной схемой прав — используйте специализированные корпоративные решения.

Коротко о популярных альтернативах:

• MediaWiki — гибкая, расширяемая, хороша для больших публичных вики.
• Docusaurus — замечательна для технической документации с версионированием.
• Google Sites — простой и бесплатный вариант для лёгких внутренних справочников.
• TiddlyWiki — портативная вики в одном файле для персонального использования.

Ментальные модели и эвристики

• 80/20 для контента: 20% страниц дают 80% ценности. Начните с ключевых руководств.
• «Владелец страницы» = ответственность за актуальность и контактное лицо.
• Разделяйте знания на «how-to» (пошагово) и «what/why» (контекст и решения).

Миграция из Evernote в Notion

Если вы используете Evernote, сначала экспортируйте заметки в формате ENEX и затем используйте встроенный импорт Notion или ручное копирование важных материалов. Проведите двойную проверку ссылок и вложений после импорта.

Роль безопасности и приватности

• Не храните в Notion конфиденциальные данные (пароли, PII) без шифрования слоёв доступа.
• Используйте настройку доступа по ролям и проверяйте список внешних приглашённых пользователей.

Поддержание качества контента

Регулярно выполняйте базовые операции качества:

• Еженедельная задача: проверка ссылок и актуальных дат
• Ежемесячная задача: аудит прав доступа
• Ежеквартальная задача: обзор структуры навигации

Шаблоны и сниппеты

Пример метаданных для страницы (копировать как шаблон):

• Owner: [имя]
• Last updated: [дата]
• Status: Draft / Published / Archived
• Related: [ссылка]

Пример шаблона страницы How-To:

• Цель
• Краткие шаги
• Полный пошаговый процесс
• Ожидаемый результат
• Тесты или критерии приёмки

Примеры тест-кейсов и критерии приёмки

Критерии приёмки для базовой страницы:

• Страница открывается и загружается без ошибок
• Текст читаем, заголовки присутствуют
• Присутствует владелец и дата обновления
• Ссылки работают
• Инструкции приводят к ожидаемому результату при выполнении

Часто задаваемые вопросы

В чём разница между Notion вики и обычной страницей

Вики-страница в Notion выглядит как обычная страница, но обычно использует заголовки, навигацию, таблицы и представления баз данных. Вики часто организована как база знаний с несколькими связанными страницами и индексом — это даёт больше структуры по сравнению с единичной страницей.

Можно ли превратить существующую страницу в вики

Да. Откройте страницу, нажмите три точки в правом верхнем углу и выберите “Turn into wiki”. Подтвердите действие, чтобы переключить страницу в режим вики.

Где ещё можно создать вики кроме Notion

Популярные альтернативы: MediaWiki, SlimWiki, DokuWiki, Google Sites, TiddlyWiki. Выбор зависит от требуемой гибкости, возможности хостинга и потребностей безопасности.

Как настроить права доступа для большего контроля

Используйте Teamspace и разделяйте доступ на уровне страниц и папок. Для деликатных разделов создайте отдельный Teamspace с ограниченным набором участников.

Словарь терминов

• Teamspace — пространство в Notion для команды с отдельной боковой панелью
• Gallery View — представление базы данных в виде карточек
• Archive — папка для хранения устаревших версий
• Owner — владелец страницы, ответственный за содержание

Краткое резюме

Notion обеспечивает быстрый и гибкий старт для внутренней вики: используйте готовые шаблоны, настройте навигацию и права, назначьте владельцев страниц и заведите простую процедуру поддержки. Если ваши требования к поиску, интеграциям или автономности высоки — рассмотрите специализированные альтернативы.

Image credit: Pixabay. All screenshots by Sandy Writtenhouse.