Microsoft Forms: создание и просмотр опроса

Быстрые ссылки

• Как создать форму
• Как просмотреть ответы на форму

Microsoft активно развивает инструменты Office, и Forms — удобный онлайн-сервис для создания опросов, голосований, тестов и анкет. Ниже — пошаговое руководство, советы по дизайну опросов, рекомендации по совместному использованию и методы анализа ответов.

Важно: Forms доступен только онлайн и бесплатен при входе с Microsoft-аккаунтом. Экспорт ответов в Excel позволяет фильтровать и строить отчёты.

Перед началом: вход в сервис

Откройте сайт Microsoft Forms и нажмите большую зелёную кнопку «Get Started» в центре или ссылку «Sign in» в правом верхнем углу. Войдите в существующий Microsoft-аккаунт или создайте новый.

После первого входа может появиться экран приветствия — его можно закрыть и продолжить.

Как создать форму

Forms интуитивен, но в нём есть скрытые возможности. Мы опишем простой рабочий процесс: создаём базовую анкету.

1. Нажмите «New Form», чтобы начать.

2. Откроется пустая форма. Кликните «Untitled form» и введите заголовок анкеты.

3. После названия можно добавить изображение и описание. Для перехода к вопросам нажмите «Add question».

4. Выберите тип вопроса: выбор, текст, рейтинг, дата/время. Дополнительные типы (рейтинги, шкала Лайкерта, Net Promoter Score) доступны через три точки в конце строки.

5. Например, выберите «Choice» для вопроса с вариантами ответа. Добавьте формулировку вопроса и варианты. Можно отметить вопрос как обязательный. Forms сохраняет изменения автоматически.

6. Чтобы разрешить множественный выбор, включите опцию “Multiple Answers”. При клике вне вопроса вы увидите, как он выглядит для респондента (обратите внимание на красную звёздочку — обязательный вопрос).

7. Продолжайте добавлять вопросы до завершения. Нажмите «Preview» в правом верхнем углу, чтобы посмотреть анкету с точки зрения респондента и протестировать ввод ответов.

8. Для изменения внешнего вида используйте «Theme» — выберите сплошной цвет или фон-изображение. Кнопка «upload image» позволяет загрузить свою картинку.

Настройки формы и распространение

Перед распространением откройте меню (три точки) и выберите “Settings” для доступа к дополнительным опциям.

По умолчанию включена опция “Accept responses” — пользователи могут отправлять ответы.

Дополнительные настройки:

• Указать даты начала и окончания приёма ответов.
• Перемешивать порядок вопросов для каждого респондента.
• Включить уведомления по электронной почте о новых ответах.
• Изменить текст благодарности, который увидит респондент.

После настройки нажмите «Share» в правом верхнем углу. Доступны четыре способа распространения:

• Ссылка для копирования (по умолчанию).
• QR-код в формате .png.
• HTML-тег для встраивания на сайт.
• Электронное письмо с ссылкой.

Если у вашей организации Office 365, могут быть дополнительные параметры — например, ограничение доступа только сотрудниками организации.

Как просмотреть ответы на форму

Когда респонденты начнут заполнять форму, откройте Microsoft Forms и найдите нужную анкету на главной странице.

Откройте форму и перейдите на вкладку “Responses”.

Возможности вкладки «Responses»:

• Просмотр индивидуальных ответов через “View results”.
• Экспорт всех ответов в Excel для детального анализа.

Через меню (три точки) можно удалить существующие ответы или посмотреть сводную информацию.

Полезные советы по дизайну опросов (мини‑методология)

1. Определите цель опроса в одной фразе. Это поможет отсеять лишние вопросы.
2. Начинайте с простых вопросов, чтобы вовлечь респондента.
3. Используйте закрытые вопросы (выбор) для лёгкой статистики и открытые (текст) для качественной обратной связи.
4. Ограничьте длину: оптимально 5–10 вопросов для общей анкеты.
5. Тестируйте форму перед запуском: пройдитесь по роли респондента, коллеги, и техники тестирования.

Критерии приёмки:

• Форма открывается и отправляет ответы без ошибок.
• Все обязательные поля помечены и работают.
• Ссылка/QR-код ведут на корректную форму.
• Экспорт в Excel содержит все ожидаемые поля и ответы.

Когда Forms не подходит (контрпримеры)

• Нужна сложная логика вычислений в ответах или динамические формы с внешними API — лучше использовать специализированные платформы или писать кастомное приложение.
• Требуются расширенные возможности отчётности и дешборды с интеграцией BI — предпочтительнее инструмент, ориентированный на корпоративную аналитику.
• Необходима локальная (on‑premise) установка или автономная работа без интернета.

Альтернативы и сравнение

Коротко о вариантах:

• Google Forms — похож по простоте, хорошо интегрируется с Google Sheets.
• SurveyMonkey — больше функций для крупных опросов и аналитики, но часто платный.
• Typeform — фокус на красивом UI и вовлечении респондента.

Таблица выбора (упрощённая):

• Если нужна простая бесплатная анкета: Microsoft Forms или Google Forms.
• Если важен дизайн и вовлечение: Typeform.
• Если нужна мощная аналитика и сегментация: SurveyMonkey или платные сервисы.

Ролевые чек-листы перед запуском

Для быстрого старта — краткие чек-листы по ролям.

Преподаватель:

• Проверил вопросы на однозначность.
• Установил дату окончании приёма.
• Включил уведомления о новых ответах.
• Подготовил Excel-шаблон для оценок.

HR-специалист:

• Настроил анонимность ответов, если нужно.
• Добавил вопрос о согласии на обработку данных.
• Ограничил доступ сотрудниками компании, если требуется.

Маркетолог:

• Добавил UTM-метки к ссылке для слежения в аналитике.
• Подготовил призыв к действию и страницу благодарности.
• Проверил отображение на мобильных устройствах.

Продукт‑менеджер:

• Включил ветвление (branching) для сегментации ответов.
• Настроил NPS/рейтинг для быстрой оценки удовлетворённости.
• Экспортировал результаты и сверил с метриками продукта.

Тестовые сценарии и критерии приёмки

Test case 1: Отправка формы с обязательными полями

• Шаги: открыть ссылку, заполнить обязательные поля, отправить.
• Ожидаемый результат: форма отправлена, запись появилась в Responses, Excel содержит запись.

Test case 2: Множественный выбор

• Шаги: отметить несколько вариантов, отправить.
• Ожидаемый результат: все выбранные варианты сохранены и корректно отображаются в Excel.

Test case 3: Ограничение доступа

• Шаги: ограничить форму сотрудниками организации, попытаться открыть с несуществующего аккаунта.
• Ожидаемый результат: доступ закрыт для внешних пользователей.

Ветвление и квизы

Forms поддерживает ветвление: показывайте разные вопросы в зависимости от ответа респондента. Это помогает сокращать время заполнения и повышает релевантность вопросов.

Также можно создать квиз с автооценкой: назначьте правильные ответы и баллы для автоматического подсчёта результата.

Безопасность и приватность

• Если собираете персональные данные, добавьте на форму объяснение о целях сбора и сроках хранения данных.
• Для корпоративных опросов используйте параметры, ограничивающие доступ только сотрудникам организации.
• При необходимости экспортируйте данные и храните их в соответствии с политиками вашей компании и местными законами о защите данных.

Важно: в зависимости от юрисдикции может потребоваться согласие респондента на обработку персональных данных.

Устранение неполадок

Проблема: Респондент не видит форму — возможные причины:

• Ошибка в параметрах доступа (форма ограничена доменом).
• Ссылка повреждена; попробуйте заново сгенерировать ссылку/QR.
• Браузер блокирует скрипты — предложите открыть в другом браузере.

Проблема: Ответы не экспортируются в Excel:

• Убедитесь, что вы обладаете правами владельца формы.
• Попробуйте экспорт ещё раз спустя несколько минут (иногда обновление требуется для синхронизации).

Модели зрелости опросов (уровни использования)

• Уровень 1 — быстрые одноразовые опросы (5–10 вопросов).
• Уровень 2 — регулярные анкеты с базовой автоматизацией (уведомления, экспорт в Excel).
• Уровень 3 — интеграция с BI, ветвления, NPS и сегментация аудитории.

Пример потока принятия решения (Mermaid)

flowchart TD
  Start[Начало] --> Need[Нужен опрос?]
  Need -->|Да| Purpose{Цель опроса}
  Purpose -->|Простая обратная связь| Forms[Использовать Microsoft Forms]
  Purpose -->|Требуется кастомная логика| Custom[Использовать кастомное решение]
  Purpose -->|Требуется дизайн/UX| Typeform[Использовать Typeform]
  Need -->|Нет| End[Отказаться]

Краткий глоссарий

• Респондент — участник, заполняющий форму.
• Branching (ветвление) — логика показа вопросов в зависимости от ответов.
• NPS — показатель лояльности “Net Promoter Score”.

Локальные советы и подводные камни

• Проверьте отображение дат и форматов (форма использует системные настройки языка и региона).
• Если опрашиваете русскоязычную аудиторию, сформулируйте вопросы просто и избегайте англицизмов.
• При отправке через email учтите фильтры спама — используйте понятный текст письма и подпись отправителя.

Заключение

Microsoft Forms — удобный и быстрый инструмент для большинства задач по сбору обратной связи. Он отлично подходит для внутренних опросов, простых маркетинговых анкет и учебных тестов. Для сложной логики и масштабной аналитики рассмотрите комбинирование Forms с Excel/Power BI или переход на специализированные платформы.

Важно: протестируйте форму с несколькими пользователями перед большим запуском.

Ключевые действия сейчас:

1. Создайте форму и добавьте 5–10 ключевых вопросов.
2. Протестируйте форму и экспортируйте пример ответов в Excel.
3. Настройте параметры доступа и поделитесь ссылкой.