Как создать PDF в Windows: быстро и надёжно

Быстрые ссылки

• Создать PDF из любого приложения с помощью встроенного принтера Windows 10
• Объединить несколько изображений в один PDF
• Создать PDF из существующего документа Word

PDF — удобный формат для обмена документами: он сохраняет оформление и отображается одинаково на Windows, macOS, Linux, iOS и Android. Ниже — простые шаги, советы и чек-листы, которые помогут быстро создавать корректные PDF-файлы на Windows.

Создать PDF из любого приложения с помощью встроенного принтера Windows 10

Windows 10 включает виртуальный драйвер печати, который преобразует документ в PDF. Преимущество простое: печатайте документ так же, как обычно, а в списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF» (Виртуальный принтер). Это работает с текстовыми файлами, изображениями, веб-страницами, документами Office и прочим.

Шаги:

1. Откройте файл в приложении, из которого вы обычно печатаете.
2. В главном меню приложения выберите команду «Печать» или нажмите Ctrl+P.

3. В списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF».

4. Нажмите «Печать». Откроется стандартное окно «Сохранить как», укажите имя файла и папку, затем нажмите «Сохранить».

После этого у вас будет PDF-файл, готовый к отправке или архивации.

Важно

• Виртуальный принтер конвертирует именно то, что приложение отправляет на печать. Если исходное приложение неправильно отображает документ — PDF тоже будет таким же.
• Для сложного форматирования (колонтитулы, оглавления, макеты) лучше использовать встроенный экспорт в приложении (см. раздел про Word).

Объединить несколько изображений в один PDF

Если нужно собрать несколько фотографий или сканов в один файл PDF, это можно сделать прямо из Проводника (File Explorer).

Шаги:

1. В Проводнике выделите все нужные файлы (Ctrl+клик или Shift+клик).
2. Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите «Печать».

3. В окне печати убедитесь, что выбран «Microsoft Print To PDF», настройте параметры (размер бумаги, ориентация) и нажмите «Печать».

Примечания

• Порядок изображений в PDF соответствует порядку файлов в Проводнике. Если нужно другое расположение — переименуйте файлы или используйте сортировку перед объединением.
• Для пакетной обработки большого количества файлов лучше применить специализированные инструменты (см. раздел «Альтернативные способы»).

Создать PDF из существующего документа Word

Microsoft Word умеет экспортировать документ в PDF с сохранением макета, ссылок и большинства элементов форматирования. Это предпочтительный способ для документов Word.

Шаги:

1. Откройте документ в Word.
2. Перейдите в меню «Файл» на ленте.

3. Выберите «Сохранить как» в панеле навигации.

4. В поле типа файла выберите PDF и нажмите «Сохранить».

Совет: В параметрах «Сохранить как» можно выбрать опции для совместимости (оптимизация для печати или для публикации в Интернете), а также включить/отключить экспорт комментариев и метаданных.

Альтернативные способы и инструменты

Если встроенные средства не покрывают ваши потребности, рассмотрите альтернативы:

• Онлайн-конвертеры — удобны для одноразовых задач, но не подходят для конфиденциальных документов.
• Бесплатные программы: PDF24, PDFCreator, CutePDF — предлагают расширенные опции объединения, шифрования, пакетной обработки.
• Профессиональные пакеты: Adobe Acrobat Pro — расширенный редактор, OCR, редактирование страниц, защита и подписание.
• Скрипты и утилиты командной строки (например, Ghostscript) — подходят для автоматизации и пакетной обработки.

Когда выбирать альтернативы

• Нужна OCR (распознавание текста) — используйте инструменты с OCR.
• Требуется пакетная обработка сотен файлов — выбирайте автоматизируемые утилиты.
• Документы конфиденциальны — избегайте онлайн-сервисов.

Когда встроенный принтер не подходит

Примеры ситуаций, когда «Microsoft Print to PDF» может не подойти:

• Документ содержит интерактивные элементы (формы, сложные скрипты PDF), которые теряются при «печати».
• Нужно объединять и перестраивать страницы после конвертации (удалять, вставлять, менять порядок).
• Требуется OCR для сканов, чтобы PDF стал полностью текстовым и поисковым.
• Нужны расширенные настройки безопасности (редактирование прав, цифровая подпись).

В таких случаях используйте экспорт из приложения (если доступен) или специализированные приложения.

Мини-методология: шаблон действий (SOP)

1. Оцените исходный файл: текст, изображение, веб-страница или Word.
2. Выберите метод:
   • Простая печать → Microsoft Print to PDF.
   • Документ Word → Сохранить как PDF в Word.
   • Пакет изображений → Проводник → Печать.
   • Требуется OCR/редактирование/подпись → специализированный инструмент.
3. Настройте параметры (ориентация, поля, качество).
4. Сохраните и проверьте PDF на предмет оформления, пропущенных шрифтов, обрезанных элементов.
5. При необходимости доработайте PDF в редакторе и выполните финальную проверку.

Чек-лист перед отправкой PDF

• Открывается ли PDF в нескольких PDF-ридерах (Adobe Reader, встроенный просмотрщик)?
• Сохранено ли корректное форматирование (таблицы, изображения, оглавления)?
• Нет ли пустых или обрезанных страниц?
• Включены ли все шрифты или используется стандартная встраиваемая гарнитура?
• Удалены ли лишние метаданные и комментарии (если требуется конфиденциальность)?
• Нужна ли защита (пароль, ограничения редактирования)?

Совместимость и рекомендации по миграции

• «Microsoft Print to PDF» доступен в Windows 10 и выше. В более старых версиях Windows (например, Windows 7) его нет по умолчанию.
• Для корпоративной среды рассмотрите централизованные инструменты и политики, чтобы обеспечить единообразие PDF (шаблоны, шрифты, метаданные).
• При миграции с macOS или Linux: PDF-файлы, как правило, совместимы между ОС, но локальные шрифты могут поменять внешний вид.

Быстрая сводка терминов

• PDF — универсальный формат документов (Portable Document Format).
• Виртуальный принтер — программный драйвер, который принимает запросы печати и сохраняет их в файл (в нашем случае в PDF).
• OCR — оптическое распознавание текста, превращает изображения с текстом в машинно-читаемый текст.

Факт-бокс

• PDF читается практически на всех устройствах и обычно сохраняет макет документа.
• «Сохранить как PDF» в приложениях чаще сохраняет сложное форматирование лучше, чем виртуальная печать.

Краткое резюме

Создание PDF в Windows — простая задача: для большинства сценариев достаточно «Microsoft Print to PDF», а для документов Word — функции «Сохранить как → PDF». При необходимости расширенного редактирования, OCR или пакетной обработки используйте специализированные инструменты. Всегда пройдите чек-лист перед отправкой файла.

Важно

• Не используйте онлайн-конвертеры для конфиденциальных документов.
• Перед массовой рассылкой проверьте PDF на доступность и отображение в разных ридерах.

Feature Photo: Esa Riutta/ Pixabay

Критерии приёмки

• PDF открывается в стандартном ридере и соответствует исходному документу по содержанию и порядку страниц.
• Вставленные изображения видны, текст — читаем, метаданные соответствуют требованиям безопасности организации.