Как создать метки в Gmail: пошаговый гайд

Быстрые ссылки

• Создать новую метку в Gmail на компьютере
• Создать новую метку в Gmail на мобильном устройстве

Ваш почтовый ящик может быстро захламляться. Один из простых способов держать его в порядке — использовать метки (в Gmail это заменяет классические «папки») и раскладывать письма по этим меткам. Ниже — подробные инструкции по созданию меток и рекомендации по их использованию.

Важно понимать, что в Gmail используются метки — это не папки в классическом смысле. Главная разница: одно письмо может иметь несколько меток. Это даёт гибкость в организации, но требует продуманной структуры.

Создать метку в Gmail на компьютере

1. Откройте сайт Gmail в браузере на компьютере (например, Chrome) и войдите в аккаунт.

2. Кликните значок шестерёнки в правом верхнем углу окна.

3. В появившемся меню выберите «Просмотреть все настройки».

4. Перейдите на вкладку «Метки».

5. Прокрутите до раздела «Метки» и нажмите кнопку «Создать новую метку».

6. В окне «Новая метка» введите имя метки в поле «Пожалуйста, введите имя новой метки» и нажмите «Создать».

7. Чтобы вложить метку в существующую (создать иерархию), отметьте «Вложить метку в», кликните стрелку справа от поля и выберите родительскую метку из списка.

Внизу слева появится уведомление о создании метки. Новая метка отобразится в левой панели вашего почтового ящика.

Создать метку в Gmail на мобильном устройстве

Метки можно создавать и в мобильном приложении Gmail для iPhone, iPad и Android.

1. Откройте приложение Gmail и нажмите на иконку меню (три линии) в левом верхнем углу.

2. Прокрутите список вниз и в разделе «Метки» выберите «Создать новую».

3. Введите название метки в текстовое поле и нажмите «Готово».

Готово — метка создана и появится в списке меток приложения.

Советы и лучшие практики

• Держите имена меток короткими и однозначными. Примеры: Проекты, Финансы, Клиенты, Счет-фактуры.
• Используйте вложенные метки, чтобы разделять крупные категории по подтемам (например, Проекты → Проект A/Проект B).
• Применяйте цвета к меткам для быстрой визуальной фильтрации (на десктопе можно назначать цвета меткам через меню меток).
• Автоматизируйте назначение меток с помощью фильтров (Настройки → Фильтры и заблокированные адреса → Создать новый фильтр).
• Не создавайте слишком много меток: чем больше меток, тем сложнее система. Начните с 10–20 ключевых меток и развивайте структуру по мере необходимости.

Фактически метки удобны, когда они соответствуют вашим рабочим процессам. Если вы часто повторяете одну и ту же операцию (например, архивирование счетов), создайте метку и фильтр для автоматизации.

Мини-методология: как внедрить метки за 5 шагов

1. Инвентаризация: проверьте существующие письма и определите 6–12 основных категорий.
2. Назначение: создайте метки для этих категорий и добавьте цвет для трёх наиболее важных.
3. Автоматизация: настройте фильтры для сообщений от ключевых отправителей или с определёнными темами.
4. Очистка: каждую неделю выделяйте 15–30 минут на разбор новых писем и назначение меток.
5. Ревизия: раз в квартал пересмотрите структуру меток, объедините или удалите редко используемые.

Пример структуры меток

• Проекты
  • Проект A
  • Проект B
• Финансы
  • Счета
  • Отчёты
• Клиенты
  • Клиент X
  • Клиент Y

Эта структура балансирует между слишком общей и слишком дробной организацией.

Чек-лист: как понять, что система меток работает

• Письмо можно найти по метке в течение 10–30 секунд.
• Большинство входящих сообщений автоматически получают либо метку, либо попадают в определённую категорию.
• Команда (если применимо) использует общую схему на постоянной основе.

Чек-листы по ролям

• Для персонального пользователя:

  • Создать 6–8 меток для основных сфер жизни (Работа, Личное, Финансы, Подписки).
  • Назначить цвета трём ключевым меткам.
  • Настроить фильтр для писем-рассылок и помечать их автоматически.

• Для лидера команды:

  • Создать общие метки для проектов и статусов (В работе, На проверке, Выполнено).
  • Объяснить командную политику использования меток в одном писме или документе.

• Для администратора G Suite/Workspace:

  • Подготовить рекомендации по именованию меток.
  • Обеспечить обучение для пользователей и шаблонов фильтров.

Критерии приёмки

• Новая метка отображается в левой панели почты.
• При создании вложенной метки она принадлежит выбранной родительской метке.
• При назначении метки на письмо метка остаётся видимой в карточке письма и в поиске по меткам.

Простая диаграмма принятия решения (Mermaid)

flowchart TD
  A[У меня уже есть метки?] -->|Нет| B[Создать базовые метки]
  A -->|Да| C[Ревизия существующих меток]
  B --> D{Нужна вложенность?}
  C --> D
  D -->|Да| E[Создать вложенные метки]
  D -->|Нет| F[Назначить цвета и фильтры]
  E --> F
  F --> G[Автоматизировать фильтрами и обучить команду]

Когда метки не решают проблему

• Если почта превращается в источник задач без статусов, метки помогут мало — нужна система управления задачами.
• Если слишком много меток, поиск по меткам становится медленным. В этом случае лучше сократить количество меток и использовать фильтры.

Короткое замечание: создание меток — это первый шаг к порядку в почтовом ящике. Но поддержание порядка требует дисциплины и периодической ревизии.

Краткое резюме

Создать метку в Gmail можно и на компьютере, и в мобильном приложении за несколько шагов. Продуманная структура меток и фильтры превращают почту из хаоса в управляемый ресурс.

Важно: поддерживайте систему и пересматривайте её регулярно — это ключ к долгосрочному порядку.