Как пользоваться шаблонами сопроводительных писем в Microsoft Word

Каждый раз при отклике на вакансию имеет смысл прикладывать сопроводительное письмо. Решать, как написать каждое конкретное письмо, непросто, но дизайн не обязательно придумывать с нуля.

Microsoft Word предлагает встроенные шаблоны и поддерживает сторонние дизайны, которые помогают создать аккуратное и убедительное сопроводительное письмо. Ниже — подробное руководство по использованию этих вариантов в Word и советы, как произвести хорошее первое впечатление.

Используйте встроенные шаблоны сопроводительных писем в Microsoft Word

Формальные письма не обязаны быть скучными. В Word откройте Файл > Дополнительные шаблоны и введите «сопроводительное письмо» в поле поиска. Вы увидите несколько стильных макетов, которые придают структуру и цвет документу.

Подумайте, что лучше отражает вашу личность: сдержанная или контрастная цветовая гамма? Если вы рассматриваете смелый заголовок с контактными данными, изучите также, как создавать фирменные верхние колонтитулы в Word. Вы даже можете добавить портрет в письмо.

Встроенные шаблоны Word часто содержат поля для заполнения ваших данных и данных работодателя. Они помогают не упустить важное: некоторые шаблоны предлагают пример основной части письма — но всегда перефразируйте пример под конкретную вакансию.

Если в десктопной версии Word не нравится ни один вариант, поищите дополнительные шаблоны Microsoft онлайн и скачайте понравившиеся.

Используйте сторонние шаблоны для Word

Можно подготовить сопроводительное письмо на других платформах и затем открыть его в Word. Ниже — популярные варианты, где можно скачать шаблон и настроить в Word.

1. ResumeLab

На ResumeLab собрано более 50 шаблонов: от минимализма до заметных дизайнов. Некоторые из них создаются прямо на платформе, остальные можно скачать для редактирования в Word по ссылке «Download it free here».

Вы будете перенаправлены на сайты вроде Good Resume или Resume Genius для скачивания. Затем откройте файл в Microsoft Word и отредактируйте под вакансию.

Некоторые шаблоны на ResumeLab — переработанные версии встроенных шаблонов Word, что расширяет ваши варианты выбора.

2. Template.net

Template.net — популярный сайт с шаблонами разных типов, в том числе сопроводительных писем. Есть платные и бесплатные варианты; процесс скачивания простой: выберите дизайн, нажмите кнопку Word под «Download Free Template», затем «Free Download». При необходимости потребуется авторизация.

Important: при скачивании всегда проверьте формат файла (.docx) и совместимость со своей версией Word.

Правила хорошего сопроводительного письма

Перед выбором и настройкой шаблона или созданием письма с нуля вспомните основные принципы. Они сводятся к простым правилам, которые стоит соблюдать всегда.

1. Изучите работодателя

Сделайте исследование компании и, если возможно, рекрутёра. Упоминание релевантной информации о компании показывает внимательность и мотивацию.

2. Адаптируйте письмо под вакансию

Используйте результаты исследования, чтобы подчеркнуть нужные навыки и достижения. Письмо должно привлекать внимание и дополнять резюме.

3. Экономьте место: одна страница

Стремитесь уложиться в одну страницу. Перечисляйте только важное и отличительное — то, что не видно в резюме.

4. Визуал не должен перебивать текст

Добавьте немного цвета и аккуратные иконки, но не загромождайте страницу. Визуальные элементы лучше располагать по краям и в заголовке.

5. Освойте полезные функции Word

Полезные русифицированные команды:

• Файл > Дополнительные шаблоны — поиск шаблонов
• Разметка > Поля — установить границы текста
• Разметка > Интервалы и отступы — настроить отступы абзацев
• Вставка > Рисунки — добавить изображение подписи
• Вставка > Верхний и нижний колонтитулы — настроить хедер/футер
• Рассылки > Письма — почтовые рассылки и массовые отправки

Note: подпись в виде изображения удобно вставлять через «Вставка > Рисунки» и масштабировать по месту.

Мини‑метод: адаптация шаблона за 20 минут

1. Откройте шаблон и сохраните копию с новым именем: «ФамилияИмяСопроводительное.docx».
2. Замените заголовок контактными данными: имя, телефон, email, профиль LinkedIn (если релевантно).
3. В шапке укажите адресата и компанию. Если имя неизвестно — используйте название отдела.
4. Пропишите первый абзац: зачем вы пишете и какую позицию хотите.
5. Второй абзац: ключевое достижение, которое релевантно вакансии.
6. Третий абзац: мотивация, почему вы подходите компании.
7. Заключение: короткое про следующий шаг (готовность к интервью) и подпись.
8. Проверьте форматирование, поля и пробелы; сохраните как PDF для отправки.

Совет: перед финальной отправкой прогоните письмо через проверку орфографии и прочтите вслух.

Чек‑лист по ролям

Разные роли требуют разных акцентов. Ниже — быстрые чек‑листы при адаптации шаблона.

• Для технических специалистов:

  • Укажите ключевые технологии и конкретные метрики (повысил X, сократил Y).
  • Включите ссылку на портфолио или репозиторий.
  • По возможности добавьте краткий кейс (1–2 предложения).

• Для дизайнеров и UX‑специалистов:

  • Используйте аккуратный визуальный макет, но не перегружайте детали.
  • Добавьте ссылку на портфолио и краткое упоминание о процессе работы.
  • Покажите понимание бренда компании.

• Для менеджеров и специалистов по продукту:

  • Подчеркните результаты в управлении командой и показателях бизнеса.
  • Упомяните опыт работы с заинтересованными сторонами.
  • Сфокусируйтесь на принятии решений и влиянии на продукт.

Когда шаблоны не подходят

Counterexamples (когда лучше не использовать шаблон):

• Креативные индустрии, где ожидается уникальное оформление и персональный стиль.
• Уникальные позиции с требованием сопроводительного портфолио в специфичном формате.
• Если компания просит ответить на конкретные вопросы — шаблон может скрыть нужные акценты.

В таких случаях создайте письмо с нуля, ориентируясь на требования вакансии.

Альтернативные подходы

• Пишите краткое сопроводительное письмо прямо в теле письма при отправке резюме, особенно если так просит работодатель.
• Используйте профильные платформы (GitHub, Behance, Dribbble) как дополнение и ссылайтесь на них коротко.
• Сделайте видео‑презентацию (если допустимо) и приложите ссылку в письме.

Практические приёмы и эвристики

• 3‑абзацная эвристика: цель — достижение — мотивация.
• Правило 80/20: 80% содержания — релевантные достижения, 20% — общая мотивация.
• Простой визуал: не более 2 вспомогательных цветов и максимум 2 шрифта.

Таблица сравнения: встроенные шаблоны vs сторонние

Пример сопроводительного письма (шаблон по 3 абзаца)

Иван Иванов
+7 (900) 000-00-00 • ivan@example.com • linkedin.com/in/ivan

Отдел подбора персонала
ООО «Пример»

Уважаемые коллеги,

Пишу, чтобы выразить интерес к вакансии менеджера проекта в ООО «Пример». В настоящее время я руководю кросс‑функциональной командой из 8 человек и за последний год сократил время вывода продукта на рынок на 25% благодаря оптимизации процессов.

Мой опыт в управлении дорожной картой продукта, взаимодействии с заинтересованными сторонами и аналитике позволяет быстро адаптироваться к приоритетам вашей команды. Особенно мне близка ваша миссия по цифровой трансформации клиентского опыта.

Готов обсудить, как могу быть полезен вашей компании. Спасибо за рассмотрение.

С уважением,
Иван Иванов

Критерии приёмки

• Письмо не длиннее одной страницы в формате A4.
• Контактные данные корректны и актуальны.
• Есть явная связь между достижением кандидата и требованиями вакансии.
• Нет орфографических или форматных ошибок.
• Файл сохранён в совместимом формате (.docx или PDF) и подписан по схеме Фамилия_Имя.

Факт‑бокс: ключевые моменты

• Одна страница — целевой объём.
• 2–3 абзаца — оптимальная структура.
• 1–2 акцента на конкретных достижениях — лучший способ заинтересовать рекрутёра.

Безопасность и конфиденциальность

Не размещайте в сопроводительном письме персональные данные, не относящиеся к вакансии (паспортные данные, СНИЛС и т.п.). Ссылки на сторонние ресурсы давайте короткие и релевантные.

Короткое резюме

Между Microsoft и сторонними сервисами вы получаете широкий выбор шаблонов, которые можно персонализировать в Word. Инструменты Word упрощают форматирование и вставку подписи, а грамотно адаптированное письмо повышает шансы на приглашение на интервью.

Важно: планирование и исследование работодателя делают письмо убедительным.

Дополнительная помощь: если нужно, могу адаптировать ваш вариант письма под конкретную вакансию — пришлите текст вакансии и текущую версию письма.