Копирование пользовательских представлений Outlook

Если нужно сохранить или перенести пользовательские представления (Views) из Microsoft Outlook — создайте копию представления, сохраните её в файле .pst и подключите этот .pst в нужном профиле. Ниже — пошаговые инструкции, советы по отладке, альтернативные подходы и чеклисты для пользователей и администраторов.

Custom views Outlook

Изображение: Схематичное представление разных пользовательских видов (Views) в Outlook

Если вы хотите создать резервную копию своих пользовательских представлений Outlook или распространять их между профилями, этот подробный гид поможет вам сделать это безопасно и последовательно.

Вкратце: Outlook не даёт прямой кнопки «экспорт представлений». Стандартный путь — скопировать/сохранить представление внутри профиля, затем подключить файл данных (.pst), где Outlook хранит пользовательские представления, в другом профиле. Ниже — пошаговые инструкции, расширенные советы и сценарии устранения неполадок.

К чему это применимо и зачем это нужно

Пользовательские представления позволяют изменить способ отображения писем, контактов, календаря и задач. Это полезно, если вы:

хотите иметь одинаковую структуру писем на нескольких компьютерах;
готовите шаблоны отображения для команды;
делаете резервную копию индивидуальных настроек перед чистой установкой Outlook.

Короткое определение: представление (View) — это набор настроек отображения папки (колонки, сортировка, группировка, фильтры, форматирование).

Основные типы представлений в Outlook

Compact — компактный (список писем + панель чтения).
Single — каждая почта в одной строке + панель чтения.
Preview — строка + без панели чтения.

Для более тонкой настройки создаются пользовательские представления: Table, Timeline, Card, Business Card, People, Day/Week/Month, Icon.

Быстрая инструкция: изменить вид папки

Откройте Outlook. Изображение: Поиск приложения Outlook в меню «Пуск» и его открытие
На навигационной панели слева выберите папку, вид которой хотите изменить.
Перейдите на вкладку View, затем нажмите Change View. Изображение: Вкладка View и выпадающее меню Change View
Выберите одно из доступных представлений — изменение применяется сразу.

Как создать пользовательское представление

Шаг 1. Создание нового представления

Выберите папку в Outlook, для которой вы хотите создать представление.
Перейдите во View → Change View. Изображение: Меню Manage Views
В выпадающем меню выберите Manage Views.
В диалоге Manage All Views нажмите New. Изображение: Кнопка New в окне управления представлениями
В окне Create a New View задайте имя и тип представления. Outlook предлагает несколько типов: Изображение: Список типов представлений (Table, Timeline, Card и др.)

Table — строки и столбцы, обычно для почты.
Timeline — временная шкала, удобно для задач.
Card — карточки для контактов (все поля).
Business Card — карточка контакта (только заполненные поля).
People — список контактов с фотографиями.
Day/Week/Month — для календаря, иногда используется для писем.
Icon — список с иконками, подходит для заметок.

Выберите область использования (Can be used on):

This folder, visible for everyone
This folder, visible only for me
All Mail and Post folders

Выберите «All Mail and Post folders», если хотите применить представление ко всем папкам почты. OUTLOOK_1Click OK Изображение: Применение представления ко всем папкам

В окне Advanced View Settings настройте столбцы, сортировку, группировку, фильтры, условное форматирование и т. п.
Нажмите OK или Apply View в окне Manage All Views.

Теперь ваше пользовательское представление создано и доступно для использования.

Как применить созданное представление к папке или всем папкам

Перейдите в папку → View → Change View. Изображение: Выбор Change View для применения сохранённого представления
Выберите нужное представление — оно применится мгновенно.
Чтобы распространить текущее представление на другие почтовые папки, выберите Apply Current View to Other Mail Folders. Изображение: Опция Apply Current View to Other Mail Folders

Как изменить уже существующее представление

Выберите View → Change View → Manage Views.
В окне Manage All Views нажмите Modify. Изображение: Кнопка Modify в окне управления представлениями
В Advanced View Settings измените:

Columns — добавить/удалить столбцы;
Group By — группировка элементов;
Sort — порядок сортировки;
Filter — какие элементы показывать/скрывать;
Other Settings — шрифты и оформление таблиц;
Conditional Formatting — правила форматирования по условиям;
Format Columns — формат отображения данных.

Нажмите OK, чтобы сохранить изменения. Изображение: Подтверждение настроек представления

Если Outlook «сам изменил» вид, проверьте, не применён ли к папке глобальный фильтр или группировка (например, «Unread»), и не синхронизирует ли профиль пользовательские шаблоны с политиками корпоративной почты.

Как сохранить (сделать копию) пользовательского представления и перенести в другой профиль

Ниже — безопасная последовательность действий, которая сохранит ваши представления и перенесёт их в другой профиль Outlook.

В окне Outlook откройте вкладку View.
Нажмите Change View → Manage Views. Изображение: Manage Views для копирования представлений
В окне Manage All Views выберите нужное представление и нажмите Copy. Изображение: Кнопка Copy для дублирования представления
В окне Copy View введите имя копии, для Can be used on выберите This folder, visible to everyone, нажмите OK. Изображение: Окно сохранения копии представления

Далее нужно поместить представления в файл данных (.pst) и подключить его в целевом профиле:

Переключитесь в другой профиль Outlook и откройте вкладку File. Изображение: Вкладка File в Outlook
Выберите Account Settings → Account Settings. Изображение: Переход в параметры учётной записи
Перейдите на вкладку Data Files и нажмите Add. Изображение: Кнопка Add в диалоге Data Files
Выберите .pst файл из папки Views, где Outlook хранил ваши представления, и нажмите OK. Изображение: Выбор файла .pst с представлениями
Закройте диалог нажатием Close. Изображение: Закрытие окна параметров
Теперь представления должны быть доступны в новом профиле.

Важно: порядок директорий и имена папок Views зависят от версии Outlook и конфигурации, поэтому лучше заранее проверить местоположение .pst и содержимое.

Альтернативные подходы и когда они пригодны

Ручная воссоздача представлений — самый безопасный и прозрачный метод, когда представлений немного. Подходит, если вы хотите одновременно пересмотреть и улучшить настройки.
Использование сторонних инструментов (например, профессиональных утилит для работы с PST или MAPI-инструментов) — для опытных пользователей и администраторов. Это рискованнее: такие инструменты дают больше контроля, но требуют знаний.
Централизованная настройка по профилям — для корпоративных развертываний можно стандартизировать представления через инструкцию для пользователей или скрипты драйверов настроек (но это требует тестирования и политик безопасности).

Когда копирование через .pst может не сработать:

если представление связано с серверным почтовым ящиком Exchange и хранится в почтовом ящике, а не в локальном файле данных;
если версии Outlook сильно отличаются (старые версии могут не понимать новые параметры представления);
если корпоративная политика блокирует подключение внешних .pst-файлов.

Руководство для администратора: развертывание пользовательских представлений

Мини-план для ИТ-администраторов:

Определите набор целевых представлений.
Создайте шаблон в тестовом профиле.
Экспортируйте представления в .pst и сохраните его в централизованном репозитории с контролем версий.
Подготовьте инструкцию для пользователей с шагами подключения .pst.
Если необходимо, валидируйте совместимость с текущей версией Outlook и политиками Exchange.

Критерии приёмки

Представления доступны в целевом профиле и корректно применяются к соответствующим типам папок.
Пользователь не теряет существующих настроек (проверьте резервные копии перед импортацией).
Небольшой набор тестовых писем/контактов отображается согласно новым представлениям.

Отладка и распространённые проблемы

Проблема: Представление не появляется в другом профиле.

Проверьте, действительно ли вы подключили правильный .pst-файл.
Убедитесь, что представление сохранено как “This folder, visible for everyone” или “All Mail and Post folders”.
В Exchange-средах представления могут храниться на сервере — уточните у администратора почтового сервера.

Проблема: Представление отображается, но колонки или формат потеряны.

Проверьте настройки Advanced View Settings → Columns и Format Columns.
Убедитесь, что версии Outlook совпадают или совместимы.

Проблема: Outlook сбрасывает вид при перезапуске.

Проверьте, не применяется ли политика представлений через GPO.
Убедитесь, что нет макросов или надстроек, которые меняют вид.

Чек-листы

Чек-лист для пользователя перед переносом представлений:

Сделал резервную копию текущего профиля (.pst).
Создал копию нужного представления.
Определил место, где находится .pst с Views.
Подключил .pst в целевом профиле и проверил вид.

Чек-лист для администратора:

Тест в контролируемой среде на совпадающих версиях Outlook.
Документированные шаги для пользователей.
План отката и резервное копирование.

Мини-методика: безопасный перенос представления (SOP)

На исходном компьютере создайте копию представления (Manage Views → Copy).
Экспортируйте соответствующий .pst-файл или определите, в каком .pst хранится представление.
Сохраните .pst в защищённом месте (сетевой репозиторий или переносной носитель).
На целевом компьютере подключите .pst (File → Account Settings → Data Files → Add).
Перезапустите Outlook и проверьте работоспособность представлений.
Если проблемы — откат: отключите .pst и восстановите прежнюю версию файла.

Краткая справочная таблица (факт-бокс)

Место хранения представлений: локальный .pst или почтовый ящик (зависит от конфигурации).
Основной риск: несовместимость версий и корпоративные политики.
Быстрый фикс: сохранить представление как видимость для всех в папке и подключить правильный .pst.

Небольшой справочник терминов

Представление (View) — настройки отображения папки (столбцы, сортировка, фильтры).
.pst — файл данных Outlook для локального хранения почты и представлений.
MAPI — интерфейс доступа к почтовому хранилищу (упоминается в инструментах продвинутого уровня).

Дерево принятия решения (Mermaid)

flowchart TD
  A[Нужно перенести представление?] --> B{Где хранится представление?}
  B -->|В локальном .pst| C[Подключить .pst в новом профиле]
  B -->|В почтовом ящике Exchange| D[Проконсультироваться с администратором сервера]
  B -->|Не уверен| E[Сделать резервную копию .pst и диагностировать]
  C --> F[Проверить отображение]
  D --> F
  E --> F
  F --> G{Все в порядке?}
  G -->|Да| H[Завершено]
  G -->|Нет| I[Откат и анализ причин]

Когда лучше не копировать представления

Если вы переходите между сильно разными версиями Outlook (например, очень старой и последней) — лучше вручную воссоздать представление.
Если корпоративная политика запрещает подключение сторонних .pst.

Короткая инструкция для быстрого распространения среди коллег

Создайте и откорректируйте представление в тестовом профиле.
Скопируйте/сохраните .pst с представлениями в сетевом ресурсе.
Разошлите инструкцию: File → Account Settings → Data Files → Add → выберите .pst → restart Outlook.

Итог

Копирование пользовательских представлений в Outlook возможно, но требует аккуратности: сперва создайте копию представления, затем переместите соответствующий .pst и подключите его в целевом профиле. Если вы администратор — протестируйте процесс и подготовьте инструкции для пользователей. В случаях с серверным хранением (Exchange) или жёсткими политиками корпоративной безопасности рекомендуется согласовать действия с ИТ-поддержкой.

Если у вас остались вопросы, опишите: какая версия Outlook, локальный .pst или Exchange, и я помогу подобрать оптимальный путь переноса.