Как сжать PDF в Windows 11 — простые бесплатные способы

Быстрые ссылки

• Использовать бесплатное простое приложение для сжатия PDF
• Использовать Microsoft Word для сжатия некоторых PDF
• Использовать веб‑сервис для уменьшения размера PDF
• Упаковать PDF в архив 7‑Zip с максимальной компрессией
• Сжать несколько PDF одновременно с бесплатным приложением

Если ваш PDF слишком большой для отправки по электронной почте или вы хотите освободить место на диске, в Windows 11 доступны несколько безопасных и бесплатных способов снизить размер файла. Ниже — понятные инструкции, практические советы и контрольные списки.

Когда этот материал будет полезен

• Нужно отправить PDF по электронной почте, а вложение превышает лимит провайдера.
• Требуется уменьшить объём для хранилища или резервной копии.
• Нужна быстрая компрессия одного или группы PDF без платных подписок.

Важно: если документ содержит персональные или конфиденциальные данные, предпочтительнее работать офлайн и удалять временные файлы.

Использовать бесплатное простое приложение для сжатия PDF

Этот способ удобен, когда нужно быстро сжать PDF локально. На Windows 11 одно из простых решений — приложение Free PDF Compressor.

Как пользоваться:

1. Перейдите на сайт Free PDF Compressor и скачайте установщик. Убедитесь, что загрузка идёт с официального сайта.
2. Установите программу и запустите её.
3. В разделе PDF File нажмите “Обзор“ и выберите PDF.

4. В разделе Output File нажмите “Сохранить как” и укажите папку для результата.

5. В разделе Settings выберите режим сжатия: Screen, eBook, Printer, Prepress или Default. Коротко о режимах:

   • Screen — оптимально для экрана, максимальное сжатие, заметна потеря качества изображений.
   • eBook — баланс для электронных читалок.
   • Printer — качество для печати, меньшая степень сжатия.
   • Prepress — минимальная потеря качества, большой размер.
   • Default — средний профиль.

6. Нажмите “Compress” для начала сжатия.

Советы и примечания:

• Если результат не устраивает по качеству или объёму, повторите с другим режимом. Процесс быстр и не опасен для исходного файла.
• Для пакетной обработки ищите приложения с указанием поддержки «bulk» или «batch».

Кому подходит: пользователям, которым нужен быстрый офлайн‑инструмент без лишних функций.

Использовать Microsoft Word для сжатия PDF

Microsoft Word может открывать PDF и экспортировать его обратно в PDF с опцией минимального размера. Метод подходит для документов с простой версткой (текст, немного изображений). Если PDF содержит сложные таблицы, формы или специфическое форматирование, Word может изменить макет.

Пошагово:

1. Откройте Word. Выберите Файл > Открыть > Обзор и укажите PDF.
2. Подтвердите предупреждение о возможных изменениях в макете, нажмите “ОК”.

3. Когда документ откроется, перейдите в меню Файл (в левом верхнем углу) → Дополнительно → Экспорт.
4. Выберите Создать документ PDF/XPS → Создать PDF/XPS.

5. В окне Публикация в формате PDF или XPS внизу включите опцию “Минимальный размер (публикация в Интернете)” — это и есть сжатие.
6. Укажите имя файла и папку, затем нажмите “Публикация”.

Когда использовать Word:

• Если основной контент — текст, и возможны небольшие изменения оформления.
• Если нужно быстро сжать один PDF без установки дополнительных программ.

Ограничения:

• Word может изменить расположение элементов и потерять интерактивные формы, закладки или слои.

Использовать веб‑сервис для уменьшения размера PDF

Веб‑инструменты удобны, когда нет доступа к установке ПО и требуется единичная операция. Примеры: Smallpdf, iLovePDF, PDF Compressor. Работают из браузера: загрузили файл, выбрали уровень сжатия, скачали результат.

Пример с Smallpdf:

1. Откройте Smallpdf и нажмите “Выбрать файлы”.
2. Загрузите PDF (также поддерживается drag & drop).

3. После загрузки выберите “Basic” или “Strong”:
   • Basic — средняя степень сжатия с сохранением стандартного качества.
   • Strong — более агрессивная компрессия и более низкое качество изображений.
4. Нажмите “Compress”.

5. Нажмите “Download” для сохранения на ПК или используйте кнопку со стрелкой, чтобы загрузить сразу в Google Drive или Dropbox.

Важно по безопасности:

• Не загружайте конфиденциальные или персональные данные на общие веб‑сервисы.
• После скачивания используйте функцию удаления с сервера (если доступна) или закройте вкладку.

Когда веб‑сервисы хороши:

• Для разовых задач и небольшого числа файлов.
• Если нет ограничений по конфиденциальности.

Когда избегать:

• При работе с персональными данными, бухгалтерскими документами, медицинскими записями и внутренними корпоративными материалами.

Упаковать PDF в архив 7‑Zip с максимальной компрессией

Архивирование не изменяет PDF, но создает сжатую копию в контейнере. Особенно полезно для передачи или хранения многих файлов вместе.

Инструкция:

1. Скачайте 7‑Zip с официального сайта и установите программу.
2. Перезагрузите систему, если потребуется.
3. Откройте Проводник (Windows+E), найдите PDF, щёлкните правой кнопкой и выберите Показать дополнительные параметры → 7‑Zip → Добавить в архив.

4. В окне Добавление в архив выберите Уровень сжатия = “9 - Ultra”. Формат архива можно выбрать ZIP (широко совместим) или 7z (лучше сжатие).

5. Нажмите OK и получите архив с PDF.

Советы:

• ZIP удобен для пользователей Windows и мобильных устройств без дополнительного ПО.
• Формат 7z даёт лучшее сжатие, но для открытия потребуется 7‑Zip или совместимый архиватор.

Когда применимо:

• При отправке письма с несколькими файлами или создании резервной копии.
• Если нельзя или нежелательно изменять сам PDF.

Сжать несколько PDF одновременно с бесплатным приложением

Для пакетной обработки подходят программы с поддержкой «bulk» или «batch». Один из примеров — PDF24 Creator.

Как работать с PDF24 Creator:

1. Скачайте и установите PDF24 Creator с официального сайта.
2. Запустите приложение и выберите “Сжать PDF”.

3. Нажмите “Выбрать файлы” и отметьте все документы. Если файлы находятся в разных папках, используйте “Добавить файлы” (значок плюс).

4. При необходимости настройте DPI и качество изображений. Чем ниже DPI и качество, тем меньше размер, но ниже визуальное качество.
5. Нажмите “Сжать” и дождитесь результата.

6. Нажмите “Сохранить” и выберите папку для сжатых файлов.

Преимущества пакетной обработки:

• Экономия времени при работе с большим количеством документов.
• Одинаковые параметры применяются ко всем файлам.

Ограничения:

• Для оптимального качества может потребоваться настройка для разных типов документов отдельно.

Альтернативные подходы и дополнительные советы

1. Разделение большого PDF на части. Если можно логически разбить документ, это решит проблему пересылки по почте.
2. Удаление неиспользуемых страниц, лишних картинок или большого фонового изображения.
3. Оптимизация исходных изображений: понизьте разрешение или используйте более лёгкие форматы перед созданием PDF.
4. Преобразование вложенных сканированных страниц в режим черно‑белого при допустимой читабельности.

Контрпример — когда сжатие не помогает:

• Если PDF уже содержит сжатые изображения (JPEG с высокой степенью сжатия), дополнительное сжатие даст мало пользы.
• Если PDF создан средствами, использующими векторную графику и шрифты, размер может оставаться большим; в этом случае стоит рассмотреть удаление встроенных шрифтов или их замену.

Мини‑методология выбора способа:

• Конфиденциальность важна → офлайн методы (Free PDF Compressor, PDF24, 7‑Zip).
• Один файл и нужно быстро → веб‑сервис.
• Много файлов → PDF24 Creator или пакетная обработка в настольном приложении.
• Требуется точное сохранение верстки → избегайте пересохранения через Word.

Контрольный чеклист перед сжатием

• Есть ли резервная копия исходного файла?
• Содержит ли файл конфиденциальные данные?
• Допустима ли потеря качества изображений?
• Нужно ли сохранить интерактивные элементы (формы, закладки)?
• Поддерживается ли получателем выбранный формат архива (zip/7z)?

Критерии приёмки

Файл считается успешно сжатым, когда выполнены все пункты:

• Размер файла уменьшился до требуемого лимита (например, для отправки по почте).
• Визуальная читаемость и необходимые элементы документа сохранились.
• Если применимо — документ открывается в целевом ПО (Adobe Reader, стандартный просмотрщик Windows).

Роли и задачи (краткий плейбук)

• Пользователь: выбирает метод и проверяет качество итогового файла.
• IT‑администратор: рекомендует корпоративный инструмент для массовых задач и следит за политикой обработки данных.
• Менеджер по безопасности: утверждает, можно ли использовать внешние веб‑сервисы для конкретных типов документов.

Проблемы и их решения

• Проблема: файл после сжатия выглядит размытo → решение: повторно сжать с более высоким DPI/качества или выбрать режим Printer/Prepress.
• Проблема: макет сломан после открытия в Word → решение: не использовать Word для документов с точной версткой; применить специализированный редактор PDF.
• Проблема: веб‑сервис удалил файл не сразу → решение: убедитесь в том, что служба предлагает удаление и удалите вручную, либо используйте офлайн‑метод.

Примечания по безопасности и локальным особенностям

• Для документов с персональными данными действуют местные требования по хранению и обработке. Если вы работаете с персональными данными граждан РФ или Евросоюза, уточните внутренние правила и используйте офлайн‑инструменты.
• Бесплатные веб‑сервисы часто хранят файлы временно. Не используйте их для конфиденциальных документов.
• При корпоративном использовании согласуйте инструменты с отделом ИТ и информационной безопасности.

Короткий глоссарий

• DPI — количество точек на дюйм, влияет на разрешение изображений.
• Архив — контейнер (zip/7z), в котором файлы хранятся в сжатом виде.
• Batch/bulk — пакетная обработка нескольких файлов одновременно.

Итог и рекомендации

• Для единичных задач и отсутствия опасений по конфиденциальности — веб‑сервисы (Smallpdf, iLovePDF).
• Для офлайн‑работы и большей безопасности — бесплатные настольные утилиты (Free PDF Compressor, PDF24 Creator) или 7‑Zip для архивирования.
• Всегда сохраняйте резервную копию исходного PDF и проверяйте итоговый файл на читаемость и полноту информации.

Ключевые шаги: выбрать метод, сделать резервную копию, выполнить сжатие, проверить результат и удалить временные/серверные копии при необходимости.

Спасибо, что прочитали. Если нужно, могу подготовить краткое пошаговое руководство под вашу задачу — например, для массовой обработки сканов и автоматизации в Windows 11.