Как составлять и отправлять письма в Outlook 2013

О чём эта статья

Эта статья подходит для пользователей, которые только начали работать с Outlook 2013 и для тех, кто хочет быстро освежить знания. Вы узнаете, как:

• быстро создать и отправить сообщение;
• использовать адресную книгу и выбирать несколько получателей;
• поменять адрес отправителя (поле From);
• создавать подписи и применять бланки (stationery);
• настраивать параметры ответов и пересылки;
• управлять расширенными параметрами почты и отслеживанием.

Важно: все скриншоты соответствуют интерфейсу Outlook 2013; некоторые подписи кнопок могут отличаться, если вы используете локализованную версию.

Быстрое создание и отправка сообщения

Если вам нужны только основы — откройте Outlook, затем нажмите кнопку “New Email” или используйте сочетание клавиш Ctrl+N. Откроется окно нового сообщения со знакомыми инструментами форматирования текста.

Шаги для простого письма:

1. В поле To введите адрес(а) получателя(ей) или нажмите “To…” и выберите контакт(ы) из адресной книги.
2. Введите тему в поле Subject.
3. Напишите текст сообщения в области тела письма, используйте инструменты форматирования на вкладке Message.
4. Прикрепите файлы через кнопку Attach File или перетащите файл в тело письма.
5. Нажмите “Send” для отправки.

Совет: если вы пишете длинные или важные письма, сохраняйте черновик вручную (Ctrl+S). Outlook обычно авто‑сохраняет, но ручное сохранение даёт уверенность.

Расширенное редактирование текста

Панель форматирования в Outlook похожа на Microsoft Word. Вы можете менять шрифты, стиль, размеры, вставлять списки, таблицы и ссылки. Для корпоративных писем придерживайтесь стандартного шрифта и размеров (обычно Arial/Calibri 10–11 пт) для читаемости.

Адресная книга и выбор получателей

При составлении письма чаще всего вам придётся выбирать получателей. Есть два способа:

• Ввести адрес вручную в поле To/Cc/Bcc — удобно для одного адреса.
• Нажать “To…” и выбрать контакты из списка.

Полезные приёмы выбора множественных контактов:

• Удерживайте Ctrl и кликайте по нужным именам, чтобы выбрать несколько.
• Shift + клик выделит диапазон подряд идущих контактов.
• Используйте поле поиска в адресной книге для быстрого фильтра.

Совет по приватности: если вы отправляете одно и то же письмо множеству людей, используйте Bcc, чтобы скрыть адреса друг от друга.

Изменение адреса ответа (поле From)

Если в Outlook настроено несколько учётных записей, вы можете отправлять почту с разных адресов. В окне нового сообщения найдите кнопку “From” и раскройте список.

Выберите нужную учётную запись — письмо будет отправлено от выбранного адреса.

Примечания:

• Если вы используете чужой компьютер и выбираете личный адрес, отправленные письма сохранятся в папке Sent на той машине и на сервере выбранной учётной записи.
• На рабочих компьютерах администрация может сохранять копии отправленных сообщений на корпоративном сервере.

Важно: при отправке от другого адреса убедитесь, что у вас есть права отправки от имени этого адреса (особенно в корпоративной среде).

Подписи и бланки (Signatures и Stationery)

Подпись — это фрагмент текста, который автоматически добавляется в конец сообщений. Её используют для контактных данных, должности или автоответов.

Как настроить подпись:

1. На вкладке File откройте Options → Mail → Signatures…
2. Создайте новую подпись, вставьте текст, при необходимости форматируйте.
3. Привяжите подпись к конкретной учётной записи и выберите, должна ли она вставляться в новые письма и/или в ответы и пересылки.

Пример: подпись с информацией о командировках или временном отсутствии — полезно для уведомления о недоступности.

Что такое stationery (бланки)

Stationery — это визуальная тема письма: фон, цветовые акценты, стиль шрифта. Работает только при отправке HTML‑письма.

Используйте бланки аккуратно в деловой переписке. Для корпоративных писем лучше применять фирменный бланк (бренд‑цвета, логотип) и избегать «игривых» дизайнов.

Ответы и пересылка сообщений

Инструменты Reply, Reply All и Forward находятся на ленте (Ribbon). Они позволяют быстро отвечать или пересылать письмо.

Дополнительные опции в ответе:

• Request a Meeting: можно начать планирование встречи прямо из ответа.

Совет: используйте Reply All осторожно. Убедитесь, что все включённые в цепочку действительно должны видеть ваш ответ.

Настройка параметров ответов и пересылок

В Outlook можно задать, как именно включать оригинальное сообщение при ответе или пересылке. Перейдите в File → Options → Mail и найдите раздел Replies and forwards.

Опции включают:

• Включать весь текст сообщения или только текст выше подписи.
• Отправлять ответ как вложение или в теле письма.
• Добавлять комментарии с префиксом, например, «Иван:» перед каждой вашей репликой.

Рекомендация: для корпоративной переписки удобно иметь опцию «Include original message text» по умолчанию — так получатели видят контекст.

Остальные параметры почты

В разделе Mail в настройках Outlook есть множество дополнительных опций: редактор, орфография, автозамена, параметры сохранения, уведомления о приходе сообщений, параметры чтения в панели чтения и т.д.

Примеры важных подразделов:

• Editor Options: настройки проверки правописания и расширенные параметры редактирования.

• Message arrival: как вы хотите получать уведомления о новых письмах.

• Mark items as read: как Outlook помечает письма как прочитанные при просмотре в панели чтения.

• AutoSave: интервал автосохранения черновиков и папка для хранения.

• Send messages: настройки важности и чувствительности по умолчанию, автоматическая проверка имён и пр.

• Tracking: включение уведомлений о прочтении (read receipts).

• Другие опции: отображение опций вставки при вставке содержимого, показ ссылок «Next» и «Previous» в заголовках сообщений и др.

Совет: если вы не уверены в конкретной настройке, попробуйте изменить одну опцию и протестировать поведение в реальной переписке.

Частые задачи и сценарии

Ниже — практические сценарии и готовые алгоритмы.

Сценарий: отправить срочное уведомление группе и скрыть адреса

1. Создайте новое сообщение (Ctrl+N).
2. Нажмите “Bcc” и вставьте список адресов в поле Bcc.
3. Напишите короткую тему с меткой “Urgent” или «Важно». Не злоупотребляйте метками срочности.
4. Проверьте текст и вложения.
5. Отправьте.

Критерии приёмки:

• Bcc заполнено корректно.
• Вложенные файлы прикреплены и открываются.
• Тема отражает суть и не вводит в заблуждение.

Сценарий: автоматическая подпись только для новых писем

1. File → Options → Mail → Signatures…
2. Создайте подпись.
3. В поле “New messages” выберите подпись, а в поле “Replies/forwards” — выберите (none).
4. Сохраните.

Проверка: создайте новое письмо — подпись вставлена; ответ — подпись отсутствует.

Рекомендации по этикету и безопасности

• Не отправляйте конфиденциальную информацию по открытому email без шифрования.
• Используйте Bcc для рассылки большим группам клиентов.
• Подписи должны содержать минимально необходимую контактную информацию.
• Убедитесь, что вложения не превышают лимит почтового сервера (обычно 10–25 МБ).

Важно: если ваш почтовый сервер или получатель не поддерживает HTML, форматирование или бланки могут отображаться некорректно. В таких случаях отправляйте в формате Plain Text.

Технические советы для оптимизации работы

• Регулярно очищайте папку Sent и черновики, чтобы не перегружать PST/OST-файл.
• Настройте автоархивацию для старых сообщений.
• Если Outlook работает медленно, проверьте размер файла PST/OST и отключите ненужные надстройки (Add-ins).

Проверка и устранение неисправностей

Проблема: кнопка “Send” не работает.

Возможные причины и решения:

• Нет подключения к сети — проверьте интернет.
• Учётная запись не авторизована — выполните повторный вход.
• Outlook работает в автономном режиме — перейдите на вкладку Send/Receive и отключите Work Offline.

Проблема: получатель не получил письмо.

Проверьте:

• Правильность адреса.
• Папку Outbox: не отправленное письмо может там застрять.
• Ограничения размера вложения.
• Блокировку письма спам-фильтром у получателя.

Ментальные модели и простой чек-лист перед отправкой

Ментальная модель: “3×П” — Проверить, Пояснить, Прикрепить.

• Проверить адреса и тему.
• Пояснить цель письма в первых двух строках.
• Прикрепить файлы и проверить вложения.

Контрольный список перед отправкой:

• Адрес(а) получателя(ей) — верны
• Тема — ясная
• Текст — читаем и краток
• Вложения — присоединены и корректны
• Подпись — подходит для типа сообщения

Роль‑ориентированные рекомендации

Для офисного пользователя:

• Используйте стандартизированные подписи с контактами и должностью.
• Bcc для массовых рассылок.
• По умолчанию включите автосохранение черновиков на 1–5 минут.

Для администратора IT:

• Настройте политики хранения писем и автозаполнение адресной книги.
• Обеспечьте резервное копирование PST/OST.
• Ограничьте надстройки, влияющие на производительность.

Для менеджера:

• Создайте шаблоны ответов для часто повторяющихся запросов.
• Настройте правила входящих сообщений для приоритезации.

Decision tree для выбора вида ответа

flowchart TD
  A[Получено письмо] --> B{Требуется ответ?}
  B -- Нет --> C[Архивировать/Удалить]
  B -- Да --> D{Нужно оповестить только автора или всю группу?}
  D -- Только автор --> E[Reply]
  D -- Всей группе --> F{Все должны знать адреса друг друга?}
  F -- Да --> G[Reply All]
  F -- Нет --> H[Bcc через новое письмо]
  E --> I[Ответить и закрыть задачу]
  G --> I
  H --> I

Шаблоны и готовые фразы

Тема: Обновление по проекту — [Краткое описание]

Текст:

Здравствуйте, [Имя],

Кратко: [ключевая информация в одну-две фразы].

Детали:

• Пункт 1
• Пункт 2

Действия: [что требуется от получателя]

С уважением, [Ваше имя]

Небольшой глоссарий

• To — поле основных получателей.
• Cc — копия письма видна всем адресатам.
• Bcc — скрытая копия, адреса скрыты для остальных.
• PST/OST — локальные файлы хранения почты Outlook.
• Stationery — визуальная тема HTML‑письма.

Когда описанные методы не работают

• Если корпоративные политики блокируют изменение From, обратитесь к администратору.
• Если подписи не вставляются, проверьте формат письма (HTML vs Plain Text).
• Если письма теряются, проверьте лимиты почтового сервера и настройки спам-фильтра.

Итоги и следующий шаг

Outlook 2013 предлагает гибкие инструменты для составления и отправки писем, управления подписями и шаблонами и точной настройки поведения ответов. Практикуйте чек‑лист перед отправкой и используйте Bcc при массовых рассылках. Если вы администратор — настройте политики хранения и резервного копирования для стабильной работы.

Мы продолжим исследовать Outlook — в следующих статьях будут темы: прикрепление и управление вложениями, календарь и встречи, задачи и автоматизация правил.

Если у вас есть вопросы или хотите предложить тему для следующей статьи, оставьте сообщение на форуме обсуждений.

Важно: перед массовой рассылкой проверьте ограничения почтового сервера и правила конфиденциальности вашей организации.