Как поделиться доской в Microsoft Whiteboard

Быстрый план

• Поделиться с одним человеком: приглашение через панель Invite.
• Поделиться с группой: создать общую ссылку через Create Sharing Link.
• Отозвать доступ: удалить участника или выключить веб‑ссылку.

Для кого эта инструкция

Подходит организаторам встреч, преподавателям и сотрудникам команд, которые используют Microsoft Whiteboard в рабочем или учебном окружении. Ключевое требование: вы и участники должны быть в одной организации Microsoft 365/Office 365.

Что нужно знать заранее

• Термин «организация» означает ту же учётную запись компании/учебного заведения в Microsoft 365.
• Личные (consumer) Microsoft‑аккаунты ограничены: совместная работа между разными личными аккаунтами может не работать.
• Рекомендуемый клиент: приложение Whiteboard для Windows 10 — в нём больше функций, чем в веб‑версии.

Important: Если вы используете личную подписку M365/O365, совместная работа может быть недоступна до тех пор, пока Microsoft не расширит поддержку.

Как поделиться доской с одним человеком

Откройте доску в клиенте Whiteboard (Windows 10) и нажмите синюю кнопку Invite Someone.

В панели Invite начните вводить имя человека или выберите его из списка Suggested Contacts.

По умолчанию выбранный человек получает право редактирования. Право редактирования позволяет изменять содержимое доски, делиться ею с другими и переименовывать её. Чтобы дать только доступ для просмотра, нажмите на значок ручки рядом с Can Edit и переключите на Read‑Only.

Затем нажмите Invite, чтобы отправить приглашение.

Получатель получит письмо с ссылкой на доску. При переходе по ссылке доска откроется и появится на главной странице приложения Whiteboard, поэтому участнику не придётся возвращаться к письму для повторного доступа.

Как прекратить доступ конкретного человека

1. На главной странице клиента Whiteboard нажмите троеточие (. . .) рядом с нужной доской и выберите Invite Participants.

2. Нажмите троеточие (. . .) рядом с именем участника и выберите Remove Participant.

После удаления доска перестанет отображаться у этого пользователя, а его ссылка станет недействительной.

Как поделиться доской с несколькими людьми

Откройте доску в клиенте Whiteboard и снова нажмите Invite Someone.

В панели Invite нажмите троеточие (. . .) и выберите Create Sharing Link.

Переключите Web Sharing Link Off в положение On, чтобы включить веб‑доступ.

Система создаст уникальную ссылку, которую можно скопировать кнопкой Copy Link и разослать коллегам.

Примечание: хотя интерфейс может указывать, что ссылку можно отправлять пользователям с личными аккаунтами, официальная документация Microsoft и наши тесты подтверждают, что на момент написания ссылка работает только для пользователей внутри вашей организации.

Как отозвать общую ссылку

Чтобы удалить доступ через общую ссылку, снова найдите Create Sharing Link и переключите Web Sharing Link On в положение Off. Ссылка будет удалена, и при попытке перейти по ней пользователи увидят сообщение об отсутствии доступа.

Пояснение прав доступа

• Can Edit (Редактирование): участник может изменять содержимое, добавлять элементы, делиться доской и переименовывать её.
• Read‑Only (Только просмотр): участник может просматривать содержимое, но не вносить изменения.

Совет: используйте Read‑Only для внешних презентаций или для распространения финальной версии, чтобы избежать непреднамеренных изменений.

Когда совместный доступ может не работать

• У участников разные организации Microsoft 365.
• У кого‑то устаревшая версия приложения Whiteboard — обновите Windows 10 client.
• Политики безопасности вашей организации (Conditional Access, DLP) блокируют совместный доступ.
• У вас личный аккаунт и Microsoft ещё не включил кросс‑аккаунтную совместную работу.

Если столкнулись с проблемой: проверьте, видят ли участники вашу доску в приложении Whiteboard на главной странице; если нет — убедитесь, что приглашение было отправлено на рабочий адрес в той же организации.

Альтернативные способы совместной работы

• Microsoft Teams: добавьте Whiteboard в вкладку канала или начните сеанс совместного использования экрана. Подойдёт для синхронных встреч и когда участники в разных организациях используют Teams (с ограничениями).
• OneDrive/SharePoint: экспортируйте контент (изображения, PDF) и делитесь файлами через общие папки. Подходит для асинхронной работы.
• Экспорт в PNG/PDF: если нужно распространить статичную версию без совместного редактирования.

Мини‑методика безопасного обмена досками (5 шагов)

1. Проверить права доступа доски — задать Read‑Only для широкой аудитории.
2. Ограничить распространение: использовать ссылку только внутри организации.
3. Отправлять ссылки через корпоративные каналы (Teams, Outlook).
4. По завершении проекта отключить веб‑ссылку и удалить неактивных участников.
5. Архивировать финальную версию как PDF и сохранить в защищённом хранилище.

Роль‑ориентированные чек‑листы

• Для организатора встречи:
  • Создать доску и подготовить шаблоны.
  • Выдать права Read‑Only предварительным участникам.
  • Включить редактирование только во время сессии.
• Для участника:
  • Проверить, что используемый аккаунт принадлежит той же организации.
  • При необходимости запросить временные права редактирования.
• Для ИТ‑администратора:
  • Проверить политики Conditional Access и совместимость Whiteboard.
  • Обеспечить обновления клиентских приложений и инструкцию для пользователей.

Безопасность и конфиденциальность

• Данные досок могут храниться в облаке Microsoft 365. Убедитесь, что конфиденциальная информация не распространяется через общие ссылки.
• Для соответствия правилам GDPR/локальным требованиям используйте корпоративные политики хранения и удаления данных.
• Ограничьте внешний доступ и используйте аудит доступа через центр администрирования Microsoft 365.

Критично: не публикуйте личные данные (персональные идентификаторы, финансовые данные) на досках, доступных по общей ссылке.

Краткий словарь терминов

• Whiteboard: приложение Microsoft для совместного рисования и мозговых штурмов.
• Invite Someone: кнопка для приглашения отдельных пользователей.
• Create Sharing Link: опция генерации общей ссылки для доступа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли поделиться доской с пользователем по личному Microsoft‑аккаунту?

На момент написания — нет: совместная работа ограничена пользователями вашей организации. Microsoft планирует расширять поддержку в будущем.

Что делать, если участник не видит доску после получения приглашения?

Попросите проверить, в каком аккаунте вошёл участник; он должен использовать корпоративный аккаунт той же организации. Также проверьте, не заблокирован ли доступ корпоративными настройками безопасности.

Как восстановить случайно удалённого участника?

Добавьте его снова через Invite Participants — он получит новое приглашение.

Итог и рекомендации

• Лучший опыт даёт Windows 10 клиент Whiteboard.
• Для повседневной работы используйте приглашения для отдельных пользователей и общие ссылки для команд внутри организации.
• Контролируйте права доступа и отзывайте ссылки по завершении работы.

Summary: поделиться доской просто, но важно учитывать ограничения по аккаунтам и права доступа — планируйте обмен заранее и используйте корпоративные каналы для распространения ссылок.