Как очистить и упорядочить доски Trello

чистая доска Trello с картами и списками

Если ваши доски Trello захламлены, выделите 30–60 минут на плановую «уборку»: архивируйте неактивные доски, списки и карточки; удалите лишние метки и стикеры; экспортируйте старые данные; используйте пользовательские стили и небольшие расширения для улучшения видимости. В статье — чеклисты, пошаговый SOP, дерево решений и советы для разных ролей.

Зачем регулярно чистить Trello

Trello — удобный и гибкий инструмент. Но с ростом задач он быстро становится шумным. Захламлённая доска мешает фокусироваться, замедляет поиск нужной информации и увеличивает риск упустить важное.

Важно: архивация сохраняет историю и позволяет вернуть данные. Удаление — финально и необратимо.

Быстрая инструкция по действиям

Архивируйте старые доски через «Close Board» в меню.
Архивируйте списки и карточки, которые больше не нужны.
Удаляйте лишние метки и стикеры; проверяйте историю перед удалением.
Экспортируйте старые данные в CSV/спreadsheets для хранения.
Попробуйте пользовательские темы/стили для компактного интерфейса.

1. Архивируйте старые доски

экран закрытия доски в Trello с опцией Close Board

Если доска долго не используется и вряд ли возобновит активность — архивируйте её. В Trello это делается через меню: Show Menu > More > Close Board. Архивирование скрывает доску, но сохраняет её содержимое и историю.

Как вернуть доску:

Нажмите Boards в левом верхнем углу рядом с Home.
Выберите See closed boards.
Нажмите Re-open рядом с нужной доской.

Если вы уверены, что доска больше не нужна — используйте Delete, но помните: удаление необратимо.

Совет: отвяжите звёздочки у нечасто используемых досок, чтобы меню Boards не было перегружено.

2. Архивируйте списки и карточки

архивация списка в Trello через меню List Actions

Списки и карточки часто создаются «на пробу» и остаются пустыми или устаревшими. Архивируйте то, что отвлекает.

Архив списка:

Нажмите кнопку «List Actions» (три точки) справа от названия списка.
Выберите Archive This List.

Архив карточки:

Наведите курсор на карточку и нажмите иконку карандаша или нажмите клавишу E для быстрого редактирования.
Выберите Archive.
В карточке на обратной стороне меню есть раздел Actions с опцией Archive.

карточка с опцией архивации и скрытия активности

Где найти архивированные элементы: Show Menu > More > Archived Items. Там можно восстановить отдельные карточки или списки.

Автоматизация: расширение Card Snooze позволяет «усыплять» карточки на время и автоматически возвращать их позже.

Важно: архивирование сохраняет историю и привязки, удаление карточки или списка — нет.

3. Уберите лишние стикеры, метки и расширения

удаление метки в Trello через Edit Labels

Стикеры делают доску яркой, но при переизбытке визуальная структура теряется. Удаляйте стикеры прямо на доске: наведите курсор на стикер и выберите Remove.

Метки удобны для фильтрации, но избыток снижает полезность. Удаление метки:

Откройте Edit Labels в меню быстрой правки карточки.
Нажмите иконку карандаша рядом с меткой.
Во всплывающем окне Change Label выберите Delete.

Примечание: удаление метки удалит её со всех карточек и очистит историю связанной активности.

Расширения (Power-Ups) ускоряют работу, но большое их количество замедляет интерфейс и добавляет шум. Оставьте только те, что дают реальную ценность.

4. Экспортируйте старые данные и храните их отдельно

экспорт данных Trello в таблицу и Excel

Если в Trello есть исторические данные, которые вы хотите сохранить, но редко просматривать, экспортируйте их и удалите из доски.

Встроенный экспорт в Trello доступен как JSON: Show Menu > More > Print and Export. Для удобного чтения используйте расширение типа Export for Trello, которое конвертирует данные в CSV/Excel.

Для пользователей Business Class доступен экспорт в CSV прямо в интерфейсе (опция появится активной при наличии подписки).

Рекомендация: храните экспорт в корпоративном хранилище (Google Drive, OneDrive) и делайте контроль версий.

5. Примените пользовательский стиль для компактного интерфейса

пример пользовательского стиля Trello с минималистичным интерфейсом

Расширения вроде Stylish позволяют применять пользовательские темы (user styles). Они скрывают элементы интерфейса, уменьшают отступы и делают доски компактнее.

Метод управления хаосом: PDCA для Trello

Простой цикл улучшения для поддержания порядка:

Plan — выделите время и выберите критерии очистки.
Do — выполните архивирование, удаление, экспорт.
Check — проверьте, что важные процессы не нарушены.
Act — внесите правила и расписание чистки.

Повторяйте цикл раз в квартал или чаще по потребности.

Критерии приёмки

Меню Boards содержит не более N активно используемых досок (установите своё N).
Активные списки содержат только текущие задачи и максимум 2 уровня статуса (например: Backlog, In Progress, Done).
Старые карточки сохранены в архиве или экспортированы и удалены с доски.
Удалённые метки подтверждены ответственным, и при необходимости восстановлены из экспорта.

Чеклист быстрого аудита доски (5 минут)

Есть ли доски без активности 3+ месяцев? Архивируйте.
Есть ли списки со старыми задачами? Архивируйте или переместите в архив.
Метки и стикеры: оставьте максимум 6 меток по смыслу.
Проверьте Power-Ups: оставьте только те, которые используются.
Экспортируйте важную историю перед удалением.

SOP: стандартная процедура очистки (30–60 минут)

Откройте список используемых досок.
Поочерёдно проверьте каждую доску: отметьте «архивировать», «экспортировать», «оставить».
Запустите экспорт для помеченных досок/карточек.
Архивируйте неактивные списки и карточки.
Удалите устаревшие метки и стикеры.
Обновите README или страницу команды с новой политикой по Trello.
Сообщите команде о проделанной работе и о том, где хранится экспорт.

Ролевые чеклисты

Руководитель проекта:

Удалите или архивируйте проектные доски, завершённые более чем год назад.
Установите правила меток и статусов.

Разработчик:

Уберите личные «черновики» в отдельный архивный слот.
Используйте Card Snooze для задач, которые вы не планируете делать в следующие 2 недели.

Дизайнер:

Очистите визуальные стикеры и оставьте только стандартные обозначения.
Экспортируйте макеты и ссылки в централизованное хранилище.

Операционный сотрудник:

Проверьте наличие интеграций (Slack, GitHub) и удалите неиспользуемые.
Экспортируйте отчёты и создайте резервные копии.

Дерево решений для действий с элементом Trello

flowchart TD
  A[Найдена доска/список/карточка] --> B{Активна в последний месяц?}
  B -- Да --> C[Оставить]
  B -- Нет --> D{Потребуется ли в будущем?}
  D -- Да --> E[Экспортировать и архивировать]
  D -- Нет --> F{Можно удалить навсегда?}
  F -- Да --> G[Сделать экспорт и удалить]
  F -- Нет --> E

Когда очистка не работает: характерные ошибки

Удаление без экспорта важных данных.
Удаление меток без согласования с командой.
Слишком частая смена правил — команда теряет привычки.

Если процесс вызывает возражения — обсудите политику с командой и назначьте ответственного за порядок.

Альтернативные подходы

Использовать отдельный «архивный» Workspace для старых проектов.
Планировать регулярные «код-ревью» досок раз в квартал с командой.
Перенести длинные обсуждения в специализированные системы (Confluence, Notion) и оставить в Trello только задачи.

Советы по совместной работе и политике хранения

Документируйте правила: кто архивирует, кто удаляет, где хранятся экспорты.
Настройте календарное напоминание на квартальную уборку.
Включите в адаптацию новых сотрудников краткое руководство по работе с досками.

Примеры тестов приёмки

После очистки ключевые рабочие процессы должны оставаться доступными на доске без потери карточек.
Все экспортированные данные должны открываться в таблице и содержать минимальный набор полей: название карточки, описание, комментарии, дата создания.
Удалённые метки не отображаются ни в одной карточке.

Глоссарий в одну строку

Архивирование — скрытие элемента с возможностью восстановления.
Удаление — безвозвратное удаление данных.
Power-Up — плагин/расширение для Trello.
Export for Trello — расширение, конвертирующее данные в CSV.

Краткое объявление для команды (100–200 слов)

Мы запускаем плановую уборку Trello. Цель — снизить визуальный шум и ускорить поиск задач. В течение недели мы проведём аудит досок: архивируем устаревшие, экспортируем исторические данные и удалим неиспользуемые метки и расширения. Если у вас есть важные карточки, пометьте их тегом “keep” до конца недели. Экспортированные данные будут храниться в общей папке на Google Drive. Вопросы направляйте ответственному за доски.

Социальный превью

OG title: Чистка и порядок в Trello OG description: Быстрая методика для удаления хаоса в Trello: архив, экспорт, правила и чеклисты для команды.

Итог

Регулярная уборка досок Trello экономит время и снижает риск упущенных задач. Внедрите простую процедуру, закрепите её документом и назначьте ответственных. Небольшая регулярная работа даёт гораздо больше пользы, чем редкая глобальная чистка.

Important: прежде чем удалять метки или доски, создайте экспорт и уведомьте команду.

Примечание: пользовательские стили и расширения меняют только ваш интерфейс и не влияют на коллег.