История печати в Windows 10 и 11

Важно: включение логирования хранит имена документов и учётные записи пользователей — проверьте требования безопасности и конфиденциальности в вашей организации.

Быстрые ссылки

• Включить историю печати (краткосрочная) для Windows 10
• Включить историю печати (краткосрочная) для Windows 11
• Включить долгосрочное логирование в Просмотре событий
• Просмотр истории печати в Просмотре событий
• Использовать стороннее ПО для логирования печати

К чему это нужно и что фиксируется

Краткое определение: «История печати» — список событий, связанных с отправкой документов на принтер: имя документа, учётная запись, время, результат (успешно/ошибка), количество страниц.

Зачем включать логирование:

• Аудит и отчётность по использованию принтеров.
• Поиск причин неудачных печатей.
• Контроль затрат и злоупотреблений.
• Экспорт в CSV/Excel для учёта.

Что не видно по умолчанию: без включённого логирования Windows очищает очередь после завершения печати — имя и детали документа не сохраняются.

Включение краткосрочной истории печати в Windows 10

По умолчанию элементы исчезают из очереди печати после завершения задания. Чтобы Windows показывала список недавно напечатанных документов в очереди принтера, нужно разрешить сохранение распечатанных документов для каждого установленного принтера.

Откройте параметры принтера

1. Правой кнопкой мыши кликните кнопку «Пуск» и выберите «Параметры».
2. Перейдите «Устройства» > «Принтеры и сканеры».

3. Найдите нужный принтер в списке «Принтеры и сканеры», кликните по нему и нажмите «Открыть очередь».

4. В окне очереди печати выберите меню «Принтер» > «Свойства». Альтернативно — в списке устройств нажмите «Управление», затем «Свойства принтера».

5. Перейдите на вкладку «Дополнительно» и поставьте галочку «Сохранять распечатанные документы».

6. Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки.

После этого в очереди принтера распечатанные документы перестанут автоматически удаляться — вы увидите историю недавно напечатанных файлов. Помните: настройка действует для каждого принтера отдельно.

Включение краткосрочной истории печати в Windows 11

Windows 11 по умолчанию также не сохраняет историю печати. Процесс включения похож на Windows 10, но интерфейс настроек изменён.

1. Нажмите Windows+i или откройте «Параметры».
2. Перейдите «Bluetooth и устройства» > «Принтеры и сканеры».
3. Выберите принтер и прокрутите вниз до «Свойства принтера».

4. На вкладке «Дополнительно» отметьте «Сохранять распечатанные документы», нажмите «Применить».

Чтобы просмотреть историю, откройте Параметры > Bluetooth и устройства > Принтеры и сканеры, выберите принтер и нажмите «Открыть очередь печати».

Долгосрочная история: включение логирования в Просмотре событий

Краткосрочная очередь удобна для недавних заданий, но для долговременного аудита используйте Просмотр событий (Event Viewer) — там можно включить логирование службы печати PrintService.

1. Нажмите правой кнопкой мыши на «Пуск» и выберите «Просмотр событий».

2. В дереве слева откройте: «Журналы приложений и служб» > Microsoft > Windows.

3. Найдите категорию PrintService и выберите её.

4. Правой кнопкой мыши кликните журнал Operational и выберите «Свойства».

5. Поставьте флажок «Включить журналирование» и задайте максимальный размер журнала. Чем больше размер, тем дольше будет храниться история.

6. Нажмите «Применить». Windows начнёт сохранять историю печати для всех принтеров в этот журнал.

Важно: логи PrintService содержат имена документов и учётные записи, поэтому убедитесь, что файлы журналов имеют соответствующие права доступа и резервное копирование.

Просмотр истории печати в Просмотре событий

1. Откройте PrintService → Operational.

2. В списке будут события, от начала отправки печати до её завершения или ошибки. В столбце «Категория задания» (Task Category) событие «Printing a Document» указывает на успешно напечатанный документ.

3. Чтобы упростить анализ, можно группировать события по столбцу «Категория задания»: правый клик по заголовку → «Группировать события по этому столбцу». Это выделит «Printing a Document» в отдельную группу.

После группировки вы увидите список печатных документов отдельно от других событий.

Использование стороннего ПО для логирования печати

Просмотр событий полезен, но неудобен для отчётов и экспорта. Сторонние решения дают удобный интерфейс, экспорт в CSV/XLS и разные представления по пользователям и счёту.

Пример: PaperCut Print Logger — простой бесплатный инструмент для логирования и просмотра истории печати.

• Логи включают метку времени, имя файла, пользователя Windows, количество страниц и копий.
• Интерфейс админа доступен из каталога установки.

По умолчанию на Windows 10 каталог — C:\Program Files (x86)\PaperCut Print Logger. Дважды кликните ярлык “ViewLogs” для открытия панели администратора.

В панели выберите “View” → “HTML” для просмотра истории за конкретную дату или “CSV/Excel” для экспорта дневных и месячных отчётов.

Логи также хранятся в папке Logs > CSV внутри каталога установки PaperCut.

Когда этот подход не сработает

• Локальные политики безопасности могут запрещать изменение свойств принтера — нужен администратор.
• Если принтер использует проприетарный сервер печати (сетевые облачные сервисы), Windows может не фиксировать детали заданий — проверьте сервер/прошивку принтера.
• Удалённая печать через облачные коннекторы (например, Google Cloud Print в прошлом) не всегда записывается в локальные PrintService логи.

Альтернативные подходы

• Использовать сервер очереди печати (Print Server) с централизованным логированием.
• Внедрить коммерческий трекинг печати (например, PaperCut MF, Equitrac) для учёта затрат и квот.
• Если нужна только аудит ошибок — настроить оповещения о событиях через системную систему мониторинга.

Ментальные модели и правила принятия решения

• Краткосрочная история (очередь принтера) = быстрый доступ, подходит для пользовательской поддержки.
• Долгосрочное логирование (Event Viewer / сторонние решения) = аудит + отчёты.
• Если важен экспорт и анализ — сразу внедряйте сторонний инструмент.

Факто-бокс: ключевые моменты

• Где включать краткосрочную историю: Свойства принтера → Дополнительно → Сохранять распечатанные документы.
• Где включать долгосрочную историю: Просмотр событий → Журналы приложений и служб → Microsoft → Windows → PrintService → Operational → Включить журналирование.
• Экспорт: сторонние инструменты или CSV из PaperCut.

Пошаговый SOP: включение истории печати для админа

1. Проверить права: нужно локальное администраторское право на рабочей станции/сервере.
2. Для каждого физического принтера: открыть Свойства → Вкладка Дополнительно → включить «Сохранять распечатанные документы». Применить.
3. На сервере/машине аудитора: открыть Просмотр событий → PrintService → Operational → Свойства → включить журналирование и задать размер.
4. Настроить периодическую архивацию логов (удаление старых, резервное копирование).
5. Если нужен отчёт — установить PaperCut или аналог и настроить ротацию/экспорт.

Критерии приёмки

• Для тестового пользователя создаётся и сохраняется запись о напечатанном документе в очереди принтера и/или в журнале PrintService.
• Логи доступны и экспортируемы (CSV/XLS) при использовании стороннего ПО.

Ролевые чек-листы

Для системного администратора:

• Убедиться в правах доступа к просм. событий и праве изменения настроек принтеров.
• Включить журналирование PrintService на сервере.
• Настроить ротацию и резервное копирование логов.
• Документировать политику хранения и доступ к логам.

Для пользователя / сотрудника поддержки:

• Включить «Сохранять распечатанные документы» при необходимости диагностики.
• При проблеме открыть очередь печати и посмотреть недавние задания.
• При необходимости — запросить лог у администратора.

Руководство по устранению неполадок (runbook)

Симптом: печатные задания не отображаются в истории.

1. Проверить, включена ли опция «Сохранять распечатанные документы» в свойствах принтера.
2. Проверить, ведётся ли логирование PrintService в Просмотре событий.
3. Убедиться, что приложение, отправляющее печать, не использует прямой сетевой протокол, минующий локальные драйверы.
4. Проверить права доступа к журналу — возможно, текущий пользователь не видит события.
5. Проверить, не переполнен ли журнал (максимальный размер) — в этом случае старые записи удаляются.
6. Если используются облачные или проприетарные очереди — проверить их документацию для включения логирования.

Если ошибка сохраняется, собрать: снимок экрана настроек принтера, последние 50 событий PrintService и передать администратору.

Критерии тестирования и приёмки

Тест 1: Включение краткосрочной истории

• Шаги: включить «Сохранять распечатанные документы», распечатать тестовый файл.
• Ожидаемый результат: файл остаётся в очереди и отображается с корректным именем и временем.

Тест 2: Включение долгосрочного логирования

• Шаги: включить логирование Operational, распечатать несколько файлов, открыть журнал.
• Ожидаемый результат: события «Printing a Document» появляются в журнале с именем файла и пользователем.

Тест 3: Экспорт из PaperCut

• Шаги: открыть ViewLogs → CSV/Excel → экспортировать дневной отчёт.
• Ожидаемый результат: CSV содержит столбцы: дата/время, пользователь, имя документа, страницы, копии.

Конфиденциальность и безопасность

• Логи печати могут содержать имена документов и учётные записи пользователей — рассматривайте их как чувствительные данные.
• Ограничьте доступ к журналам через права NTFS и групповые политики.
• При хранении логов более долгий срок применяйте шифрование и ротацию.

Важно: соблюдайте внутреннюю политику компании и законы о защите персональных данных при хранении и обработке логов.

Примеры ошибок и их причины

• Отсутствие записей в PrintService: журнал не включён или размер слишком мал.
• Пустые имена документов: приложение отправляет печать без имени файла (печать из буфера).
• Отсутствие пользователя в логах: печать выполняется от системного сервиса или через анонимный канал.

Короткий план внедрения (roadmap)

1. Фаза 1 (1 неделя): Включение краткосрочной истории на критичных рабочих станциях.
2. Фаза 2 (2–3 недели): Включение логирования PrintService на серверах и настройка архивации.
3. Фаза 3 (4–8 недель): Внедрение стороннего ПО для экспорта и отчётности, обучение админов.

Заключение

Включение истории печати даёт прозрачность использования принтеров и помогает в диагностике проблем. Для быстрых проверок достаточно опции «Сохранять распечатанные документы». Для аудита и отчётности включайте логирование PrintService и рассмотрите сторонние решения для удобного экспорта и аналитики.

Краткие выводы:

• Включайте «Сохранять распечатанные документы» для краткосрочной истории.
• Для долговременных записей активируйте PrintService → Operational в Просмотре событий.
• Используйте PaperCut или аналог для удобного экспорта и фильтрации.

Ещё раз важно: перед хранением логов проверьте требования безопасности и политику конфиденциальности в вашей организации.