Как изменить разрешения доступа для ссылок в OneDrive

Что именно меняется

OneDrive теперь показывает параметры доступа и тип ссылки до того, как ссылка будет сгенерирована и скопирована. Это означает, что вы можете:

• выбрать, кто получит доступ (любой, только люди в вашей организации, или только конкретные пользователи);
• разрешить или запретить редактирование;
• указать срок действия ссылки или другие ограничения (если они доступны в вашей подписке).

Краткое определение: тип ссылки — это правило, описывающее, кто может открыть файл; права доступа — это набор действий (просмотр, редактирование и т. п.).

Как изменить разрешения доступа в OneDrive — пошагово

Через Панель команд

1. Выберите файл в OneDrive в веб-интерфейсе. Появится Панель команд.
   
2. Нажмите Поделиться. Откроется окно «Отправить ссылку».
   
3. Перед созданием и копированием ссылки выберите тип ссылки и права доступа: просмотр или редактирование, доступ для всех, только для сотрудников организации или только для указанных людей.
   

Через меню действий на строке файла

1. Подведите курсор между именем файла и колонкой «Последнее открытие».
2. Появятся три вертикальные точки.
3. Нажмите «Показать действия».
   
4. Выберите Поделиться. Появится окно «Отправить ссылку», где можно изменить тип ссылки и права доступа.

Важно: если вы не измените параметры вручную, ссылка может иметь настройки по умолчанию, доступные в вашей организации.

Почему важно менять тип ссылки и права доступа

• Защита конфиденциальности: переключение с «любой, у кого есть ссылка» на «только конкретные люди» исключает случайный доступ.
• Контроль версий и прав: запрет редактирования уменьшает риск нечаянных изменений.
• Соответствие политике: многие организации требуют ограничений для документов с чувствительной информацией.

Когда это не сработает — типичные ограничения и случаи

• Ограничения администратором: если ИТ-администратор организации отключил опцию «любой, у кого есть ссылка», вы не сможете включить её.
• Лимиты подписки: некоторые расширенные параметры (например, срок действия ссылки или защита паролем) доступны только в платных планах Microsoft 365.
• Ссылки в сторонних клиентах: если вы пересылаете ссылку через сервис с заменой URL (например, некоторые прокси или мессенджеры), права доступа не меняются, но доступ может нарушиться.

Альтернативные подходы к безопасному обмену файлами

• Использовать совместное редактирование через защищённую папку в SharePoint, а не индивидуальные ссылки. Это удобно для командных документов.
• Настроить общую группу доступа в Azure AD и делиться ресурсами через группу, а не отдельными адресами.
• Отправлять копию файла в зашифрованном архиве (с паролем) при необходимости пересылки внешним пользователям.

Контрольные списки для ролей

Администратор:

• Проверить политики совместного доступа в центре администрирования Microsoft 365.
• Настроить ограничение типов ссылок по умолчанию для организации.
• Обучить пользователей правилам безопасности и процедурам.

Менеджер/Владелец контента:

• Всегда проверять тип ссылки перед отправкой.
• Пользоваться «только указанные люди» для конфиденциальных данных.
• Отзывать ссылки и проверять журнал доступа при инцидентах.

Обычный пользователь:

• При сомнении выбирать режим «только указанные люди».
• Указывать срок действия или просить администратора включить эту опцию.
• Не публиковать рабочие ссылки в общедоступных каналах.

Краткое руководство — как действовать (SOP)

1. Найдите файл в OneDrive.
2. Откройте Панель команд → Поделиться, или используйте меню действий.
3. В окне «Отправить ссылку» выберите тип ссылки и права доступа.
4. При необходимости установите срок действия или запрет на редактирование.
5. Скопируйте ссылку и отправьте её нужным адресатам.
6. При необходимости откройте журнал доступа и отзовите ссылку.

Критерии приёмки

• Ссылка открывает файл только тем пользователям, которых вы указали или группе, которой вы доверяете.
• Режим «только просмотр» запрещает правку для получателей.
• Срок действия (если выбран) корректно истекает и доступ прекращается.

Небольшая методика принятия решения (Heuristic)

• Если читают конфиденциальную информацию → использовать «только указанные люди».
• Если документ рабочий и нужен команде → использовать доступ через группу/SharePoint.
• Если необходимо быстро поделиться не конфиденциальным файлом → режим «любой, у кого есть ссылка» с ограничением по сроку.

Визуальная логика — простой поток решений

flowchart TD
  A[Нужно поделиться файлом?] --> B{Файл конфиденциален?}
  B -- Да --> C[Выбрать 'только указанные люди']
  B -- Нет --> D{Нужно редактирование?}
  D -- Да --> E[Выдать права 'редактирование' для группы/адресатов]
  D -- Нет --> F[Выдать права 'только просмотр' и задать срок]
  C --> G[Отправить ссылку и записать список получателей]
  E --> G
  F --> G

Когда следует пересмотреть настройки спустя время

• После окончания проекта — отозвать все рабочие ссылки и пересмотреть папки.
• При смене состава команды — пересмотреть группы доступа.
• При инциденте безопасности — проверить журналы и отозвать подозрительные ссылки.

Совместимость и миграция

• Переход с Google Drive: концепции схожи — ищите эквиваленты «только для конкретных людей» и «ограничение по сроку». При миграции проверьте, как сохраняются права доступа на уровне папок.
• Использование в мобильном приложении: большинство опций доступа доступны в мобильном приложении OneDrive, но интерфейс может отличаться. Проверяйте выбранные параметры перед отправкой.

Итог и действия

OneDrive теперь позволяет быстрее и безопаснее управлять правами доступа к файлам благодаря выбору типа ссылки и прав прямо перед её созданием. Это простая, но важная функция для уменьшения рисков утечки данных. Внедрите в вашей команде привычку проверять тип ссылки и права перед отправкой — и настройте организационные политики, чтобы минимизировать ошибки.

Важно: если ваша организация использует строгие политики доступа, некоторые опции могут быть недоступны — обратитесь к администратору.

Короткий план внедрения для команды: 1) определить политику по умолчанию; 2) обучить сотрудников; 3) провести аудит ссылок раз в квартал.