Автоматическая переадресация писем в Outlook

Быстрые ссылки

• Настройка автоматической переадресации в Outlook на компьютере
• Настройка автоматической переадресации в Outlook в веб‑версии

Пересылка письма в Microsoft Outlook проста. Но если вы регулярно пересылаете одни и те же типы сообщений, имеет смысл автоматизировать этот процесс. Вы можете автоматически пересылать только определённые письма или все входящие.

В этой инструкции показано, как настроить автоматическую переадресацию как в настольном Outlook, так и в Outlook для веба. Потратив несколько минут на настройку сейчас, вы сэкономите много времени в будущем.

Настройка автоматической переадресации в Outlook на компьютере

В настольной версии Outlook автоматическая пересылка настраивается через правило. Правила подходят как для отдельных писем, так и для всех входящих сообщений.

Пересылка отдельных писем

1. Выберите почтовый ящик, с которым будете работать, если в Outlook подключено несколько учётных записей.
2. Если в папке «Входящие» есть письмо, которое вы хотите использовать как пример для правила, выделите его: Outlook подхватит некоторые параметры в Мастере правил.
3. На вкладке «Главная» (Home) нажмите стрелку рядом с «Правила» и выберите «Создать правило».

4. В окне «Создать правило» нажмите «Дополнительные параметры», чтобы открыть Мастер правил.

5. Шаг 1: выберите условие(я), по которым будут фильтроваться входящие сообщения. Отметьте нужные флажки — выбранные условия отобразятся в описании внизу. Нажмите «Далее».

6. На шаге выбора действий отметьте действие «Переслать участникам или списку рассылки» или «Переслать как вложение». Выберите вариант, который вам подходит.

7. В описании внизу нажмите ссылку «участникам или списку рассылки» (People or Public Group) и укажите адрес получателя. При необходимости выберите список рассылки из выпадающего меню «Адресная книга». Нажмите «ОК».

8. При желании укажите исключения для правила на следующем шаге, затем нажмите «Далее».

9. Дайте правилу понятное имя, установите флажок «Включить это правило» и, если нужно, отметьте запуск правила немедленно. Нажмите «Готово».

Важно: если у вас корпоративная почта, проверьте политику компании — некоторые организации запрещают автоматическую пересылку за пределы домена.

Пересылка всех писем

Если нужно пересылать все входящие на другой адрес, процесс тот же, но условие выбирается одно: в шаге выбора условий отметьте «Отправлено на [ваш адрес]» (Sent to [your email address]). Это применит правило ко всем письмам, адресованным вам. Затем продолжите настройку действия и включите правило.

Совет: если вы пересылаете всё на внешнюю почту, сохраняйте локальную копию или применяйте пометку, чтобы не потерять доступ к письмам после удаления с сервера.

Связано: Как автоматически ставить BCC с помощью правил в Outlook

Настройка автоматической переадресации в Outlook для веба

В Outlook для веба можно создать правило аналогично настольной версии, а можно включить встроенную пересылку всех входящих.

1. Нажмите значок шестерёнки в правом верхнем углу, чтобы открыть боковое меню «Настройки», затем внизу нажмите «Просмотреть все параметры Outlook».

Пересылка отдельных писем

1. В левой колонке выберите «Почта», затем «Правила», нажмите «Добавить новое правило».

2. Дайте правилу имя — это поможет ориентироваться при большом количестве правил.

3. Выберите условие из выпадающего списка: отправитель, адрес в поле Кому, тема или содержимое сообщения.

4. Укажите дополнительные параметры условия при необходимости, нажмите «Добавить ещё одно условие», если нужно сочетать критерии.

5. В разделе действий выберите «Переслать» или «Переслать как вложение».

6. Введите адрес получателя. При необходимости добавьте дополнительные действия или исключения.

7. Если у вас есть другие правила с похожими условиями, можно включить «Прекратить обработку дополнительных правил», чтобы это правило имело приоритет.

8. Проверьте правило и нажмите «Сохранить».

Пересылка всех писем

1. В разделе «Почта» выберите «Пересылка».
2. Включите пересылку и укажите адрес для всех входящих сообщений. При желании включите опцию «Сохранять копию пересылаемых сообщений».

Нажмите «Сохранить», чтобы применить изменения.

Типичные ошибки и как их избежать

• Правило не работает для уже полученных писем — правила применяются к новым входящим сообщениям или при ручном запуске для выбранной папки.
• Несоответствие условий: проверьте, что вы не используете конфликтующие критерии, которые исключают нужные письма.
• Права и политика безопасности: корпоративные администраторы могут блокировать пересылку вне домена.
• Зацикливание пересылки: избегайте создания правил, которые пересылают письма обратно на тот же ящик или создают цепочку пересылок между адресами.

Когда автоматическая пересылка не подходит

• Если требуется деликатная проверка содержимого (например, юридическая корреспонденция) — лучше использовать ручную пересылку после проверки.
• Для массовой рассылки или реплик на письма лучше настроить совместный почтовый ящик или группу распространения.
• Если важны метаданные и следы обработки — пересылка как вложение сохраняет оригинальные заголовки, а простая пересылка их может изменять.

Альтернативные подходы

• Совместный почтовый ящик (Shared Mailbox): удобнее для командной работы и не требует пересылки личной почты.
• Группы Microsoft 365 или распределительные списки: пересылка на группу вместо личного адреса.
• Правила на сервере Exchange (для администраторов): глобальные правила применяются ранее и масштабно.

Чек‑лист по ролям

Для пользователя:

• Убедиться, что указан правильный адрес пересылки.
• Проверить исключения, чтобы не пересылать личную или конфиденциальную почту.
• Включить хранение копий при необходимости.

Для ИТ‑специалиста:

• Проверить корпоративную политику пересылки за пределы домена.
• Убедиться, что нет глобальных правил, конфликтующих с пользовательскими.
• Настроить аудит пересылок при необходимости.

Для менеджера:

• Оценить риски передачи информации внешним адресатам.
• Утвердить список адресов для пересылки, если это требуется SOP.

Риски и меры снижения

• Утечка данных: отключать пересылку за пределы домена для чувствительной почты.
• Нарушение регуляторных требований: проверять соответствие корпоративной политике и требованиям GDPR/локального законодательства.
• Потеря письма: включать опцию «Сохранять копию» и периодически проверять работу правил.

Важно: при пересылке писем с персональными данными соблюдайте требования конфиденциальности вашей организации.

Критерии приёмки

• Правило срабатывает на новых входящих сообщениях в течение 1 минуты после получения.
• Пересылаемые письма доходят до указанного адреса без искажений (для пересылки как вложение — вложение содержит оригинальные заголовки).
• Все исключения корректно применяются.

Краткая методология настройки (шпаргалка)

1. Определите, какие письма должны пересылаться — по отправителю, теме или ключевым словам.
2. Создайте правило в Outlook (настольном или веб) с выбранными условиями.
3. Укажите действие «Переслать» или «Переслать как вложение» и адрес получателя.
4. Добавьте исключения и включите правило. Протестируйте на нескольких тестовых письмах.
5. Документируйте правило и уведомите заинтересованные стороны.

Глоссарий (1 строка)

• Правило: автоматизированная инструкция в Outlook, которая выполняет действие над входящими сообщениями.

Краткий шаблон объявления для команды (100–200 слов)

Внимание, команда! Мы внедряем автоматическую пересылку определённых входящих писем в Outlook для упрощения обработки заявок. Это позволит быстрее перенаправлять важные письма ответственным сотрудникам и сократить ручную рутину. Правила будут настроены так, чтобы исключать конфиденциальную переписку и сохранять копии всех пересылаемых сообщений. Если у вас есть вопросы или возражения по поводу пересылки на внешние адреса, пожалуйста, сообщите IT‑отделу до [дата]. Перед массовым запуском мы протестируем настройки на контрольной группе пользователей.

Технические советы и отладка

• Проверяйте журнал выполнения правил в Outlook (если доступно) для обнаружения ошибок.
• Тестируйте правило, отправляя контролируемые письма с разными параметрами.
• Если правило не срабатывает, временно отключите другие правила, чтобы найти конфликт.

Итог

Автоматическая переадресация в Outlook — надёжный способ экономить время и упорядочить поток сообщений. Выбирайте между правилом (гибко, индивидуально) и общей пересылкой (простота настройки). Учитывайте безопасность, корпоративные политики и тестируйте правила перед развёртыванием.

Примечание: перед массовой пересылкой убедитесь в соблюдении внутренних правил безопасности и законодательства о защите данных.