Как автоматически создать резервную копию документа Word при сохранении

Быстрый обзор

• Функция создаёт один файл резервной копии с префиксом «Backup of» и расширением .wbk.
• Резервная копия обновляется при каждой повторной сохранённой версии; сохраняется только одна резервная копия.
• Перед созданием первой резервной копии документ нужно сохранить как минимум дважды.

Пошаговое включение автоматического создания резервной копии

1. Откройте документ Word и нажмите вкладку «Файл».

2. В левом меню Backstage выберите «Параметры».

3. В диалоге «Параметры Word» перейдите в раздел «Дополнительно».

4. Найдите опцию «Разрешить сохранение в фоновом режиме» и отметьте её галочкой, чтобы Word сохранял файл в фоне и вы могли продолжать работать во время операции сохранения.

5. Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалог и применить изменения.

Важно: анимация диска на строке состояния указывает, что файл сохраняется. Когда значок исчезает, сохранение завершено.

Как именно работает резервная копия

• Резервная копия — это копия файла с добавленным в начале имени текста «Backup of» и с расширением .wbk вместо .doc/.docx.
• Система хранит только одну резервную копию для каждого документа. При следующем сохранении старая .wbk-файл удаляется, текущая версия копируется как новая .wbk, и основной файл сохраняется как обычно.
• Первая резервная копия появится только после того, как вы сохраните документ более одного раза.

Примечания по совместимости и хранилищу

• Резервная копия сохраняется в той же папке, что и исходный файл. Если вы сохраняете в сетевую папку или на внешний накопитель, резервная копия появится там же.
• Если папка защищена правами доступа, Word может не суметь записать .wbk. Проверьте права записи для текущей папки.

Когда автоматические резервные копии не подходят

• Если вам нужна история версий (несколько старых версий), функция не подойдёт: хранится только одна резервная копия.
• Для защиты от потери диска или повреждения носителя резервные копии в той же папке недостаточны — нужен внешний бэкап или облачное хранилище.
• При синхронизации файлов с облаком (.wbk тоже синхронизируется) возможны конфликты версий; следите за настройками синхронизации.

Альтернативные подходы

• Включить Историю версий в OneDrive или SharePoint для многоступенчатых резервных копий.
• Использовать систему контроля версий (VCS) или специализированные инструменты бэкапа для документов, если требуется аудит изменений.
• Регулярно архивировать папку с документами на внешний диск или сетевое хранилище по расписанию.

Мини-методика для обеспечения безопасности документов

1. Включите автоматические резервные копии в Word (инструкция выше).
2. Синхронизируйте рабочую папку с облачным хранилищем с историей версий (OneDrive/SharePoint).
3. Делайте еженедельный экспорт/архивацию важных файлов на внешний диск.
4. Шифруйте копии с чувствительными данными и храните ключи отдельно.

Рольовые контрольные списки

• Для обычного пользователя:

  • Включить опцию фонового сохранения.
  • Убедиться, что документ сохранён дважды после включения функции.
  • Проверить наличие файла Backup of <имя>.wbk в папке.

• Для системного администратора:

  • Проверить права записи в общих папках и на сетевых ресурсах.
  • Настроить централизованную политику резервного копирования для важных папок.
  • Обеспечить шифрование и доступ по ролям к резервным копиям.

Критерии приёмки

• После включения опции при сохранении документа появляется файл Backup of <имя>.wbk в той же папке.
• При повторном сохранении .wbk обновляется и содержит предыдущую версию документа.
• Пользователь может открыть .wbk в Word и продолжить редактирование.

Безопасность и конфиденциальность

• Резервная копия хранит те же данные, что и исходный файл. Храните .wbk в защищённом месте.
• Для документов с конфиденциальной информацией используйте шифрование или защищённые хранилища.
• Если вы используете облачные сервисы, проверьте политику хранения и соответствие требованиям вашей организации.

Частые ошибки и как их исправить

• Нет .wbk после включения функции: сохраните документ ещё раз и проверьте права доступа.
• .wbk не открывается: откройте его через Word (Файл → Открыть) — формат .wbk поддерживается Word.
• Несколько резервных копий отсутствуют: это нормальное поведение — хранится только одна резервная копия.

Короткое резюме

Встроенная функция резервной копии в Word проста в настройке и обеспечивает дополнительную защиту от случайной потери данных. Она не заменяет внешнее или облачное резервное копирование и не хранит историю версий — для этого нужны другие инструменты.

Важно: регулярно используйте внешние или облачные бэкапы для критичных документов.