Как архивировать почту в Outlook 2013

Зачем архивировать почту

Архивация электронной почты помогает:

• освободить место в основном файле Outlook (.pst),
• сохранить старые сообщения в отдельном файле для резервного копирования,
• ускорить работу и упростить поиск актуальных писем.

Краткое определение: архив — это отдельный .pst‑файл, в который перемещаются сообщения старше выбранной даты.

Важно: при переносе сообщений в архив они удаляются из основного .pst и доступны только в архивном файле, пока он подключён.

Что понадобится

• Рабочий Outlook 2013 на вашем компьютере.
• Доступ к папкам, которые вы хотите архивировать.
• Место на диске для архивного .pst.

Шаги: как архивировать почту (пошагово)

1. Откройте Outlook 2013 и кликните вкладку «Файл» на ленте.

2. В разделе «Информация о учетной записи» нажмите кнопку «Инструменты очистки» рядом с «Очистка почтового ящика».

3. В выпадающем меню выберите «Архивировать…».

4. В диалоге «Архив» отметьте «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и выберите нужную папку. Чтобы архивировать всю почту — выберите узел с адресом электронной почты вверху.

5. Нажмите на список «Архивировать элементы старше» и в появившемся календаре укажите дату. Все элементы, более старые указанной даты, будут перемещены в архив.

6. Если хотите включить записи, помеченные для автоархивации вручную, установите флажок «Включить элементы с отмеченной «Автоархивацией»».

Примечание: AutoArchive (Автоархивация) работает в Outlook 2013 аналогично предыдущим версиям.

7. Нажмите «Обзор», чтобы изменить место и имя файла архива (.pst), затем подтвердите «OK».

8. Outlook создаст указанный архивный .pst и переместит туда выбранные сообщения.

9. Если архив не отобразился автоматически в панели папок, откройте «Файл» → «Открыть и экспорт» → «Открыть файл данных Outlook» и выберите сохранённый .pst.

10. В левой панели окна почты появится секция «Архивы», где будут доступны перемещённые письма.

Частые проблемы и когда архивация не сработает

• Недостаточно места на диске для создания .pst — освободите место или выберите другой диск.
• Повреждённый .pst — Outlook может не переместить сообщения; используйте инструмент восстановления scanpst.exe.
• Письма защищены правилами сервера (Exchange/Office 365) — администратор может запрещать локальную архивацию.
• Автоархивация отключена в политике домена — обратитесь к администратору.

Альтернативные подходы

• Экспорт в файл PST через «Файл» → «Открыть и экспорт» → «Импорт/Экспорт» → «Экспорт в файл».
• Использовать архив на сервере (Retention/archiving в Exchange/Office 365) — лучше для корпоративных политик.
• Экспорт в формат CSV для архивирования метаданных и последующего импорта в другие инструменты.

Мини‑методология для регулярной архивации (пример расписания)

• Частота: ежемесячно для активных аккаунтов, раз в квартал для средних, ежегодно для редких.
• Критерий отбора: сообщения старше 6–12 месяцев.
• Резервная копия: хранить копию архивного .pst на внешнем носителе или в облаке.

Контрольный чеклист перед архивацией

• Есть резервное копирование текущего .pst
• Достаточно места на диске
• Известно место сохранения архивного .pst
• Уточнены требования корпоративной политики к хранению почты

Роль‑ориентированные рекомендации

• Пользователь: регулярно проверяйте, что архив подключён и письма доступны.
• Системный администратор: настройте политики AutoArchive и резервное копирование .pst на уровне сервера.
• Менеджер: установите подходящую частоту архивации для команды и коммуницируйте правило хранения писем.

Решение проблем (когда архив не виден)

1. Проверьте путь к .pst и откройте его через «Открыть файл данных Outlook».
2. Если Outlook сообщает об ошибке, запустите scanpst.exe для восстановления .pst.
3. Если .pst восстановить не удалось — используйте резервную копию.

Небольшая диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A[Нужна архивация?] -->|Да| B{Почта на локальном .pst?}
  B -->|Да| C[Использовать встроенную архивацию]
  B -->|Нет| D[Экспорт/сохранение через Импорт/Экспорт]
  C --> E{Достаточно места?}
  E -->|Да| F[Создать архив .pst]
  E -->|Нет| G[Освободить место или выбрать другой диск]

Критерии приёмки

• Архивный .pst создан и находится в указанном каталоге.
• Перемещённые письма отсутствуют в основном .pst и доступны в разделе «Архивы».
• При открытии архива сообщения корректно отображаются.

Безопасность и приватность

Храните архивные .pst в защищённом месте. Если письма содержат конфиденциальные данные, зашифруйте файл или храните его в защищённом контейнере. При работе в корпоративной среде следуйте GDPR/политике хранения данных организации.

Краткое резюме

Архивация в Outlook 2013 — простой способ удалить старые письма из основного файла и сохранить их в отдельном .pst. Используйте встроенную команду «Архивировать…», проверяйте место на диске и делайте резервные копии архива.

Список ключевых рекомендаций:

• Выполняйте архивацию регулярно по расписанию.
• Делайте резервные копии архивов.
• При больших объёмах рассматривайте серверные решения архивирования.

Спасибо — теперь вы знаете, как и зачем архивировать почту в Outlook 2013.