Как применить политику хранения к общей почтовой ящике в Office 365

Зачем устанавливать политику хранения в Office 365?

Политика хранения управляет жизненным циклом сообщений: определяет, как долго письма остаются в ящике и что с ними происходит после достижения заданного возраста — перемещение в архив или удаление. Для организаций это важно для соответствия требованиям безопасности, уменьшения объёма почтовых ящиков и упрощения администраторской работы.

Ключевые преимущества:

• Соответствие требованиям архивации и правилам хранения данных.
• Автоматическое освобождение места в почтовых ящиках.
• Централизованное управление политиками для групп и общих ящиков.

Коротко о терминах

• Retention tag — правило для конкретного сообщения или папки, задаёт срок хранения и действие по его окончании.
• Retention policy — набор тегов, который назначается почтовому ящику.
• Archive mailbox — архив пользователя, куда могут перемещаться сообщения.
• Tenant — ваша организация в облаке Office 365.

Основные шаги: как применить политику хранения к общей почтовой ящике

1. Войдите в Windows под учётной записью, связанной с лицензией Office 365.
2. Откройте предпочитаемый браузер.
3. Перейдите на портал Office 365. Если вы используете Edge, вкладка Office 365 может появиться при запуске; нажмите её.

4. В левой навигации выберите раздел Управление (Management).
5. Перейдите в Управление почтовыми ящиками (Mailbox Management).
6. Откройте раздел Политика хранения для общих почтовых ящиков (Shared Mailbox Retention Policy).
7. Выберите тенант (O365 tenant), к которому нужно применить настройки.
8. Заполните необходимые поля: имя политики, удержание (hold duration) и поведение (архив или удаление).
9. Нажмите Введите имя(я) (Enter name(s)), чтобы найти объекты вручную.
10. При массовой операции можно импортировать список: нажмите Скачать пример CSV (Download Sample CSV), заполните по образцу и загрузите.
11. Отметьте объекты, к которым хотите применить политику.
12. Нажмите Количество выбранных объектов (Selected Objects count) для предварительного просмотра.
13. Нажмите Применить (Apply).

14. Отслеживайте статус операции в интерфейсе; изменения обычно применяются в течение семи дней по умолчанию.
15. Для проверки: откройте Страницу почтовых ящиков (Mailboxes page), выберите почтовый ящик и нажмите Изменить (Edit). На странице свойств почтового ящика перейдите в Функции почтового ящика (Mailbox features) и убедитесь, что имя новой политики отображается в выпадающем списке Политика хранения (Retention policy drop-down list).

Альтернативный способ: PowerShell (для администраторов и массовых операций)

Иногда удобнее использовать Exchange Online PowerShell, особенно для большого количества ящиков.

Пример — назначить политику одному общему ящику:

Set-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" -RetentionPolicy "PolicyName"

Массовое назначение для всех общих почтовых ящиков:

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails Shared | Set-Mailbox -RetentionPolicy "PolicyName"

Если нужен импорт из CSV (файл с колонкой Identity):

$users = Import-Csv -Path "C:\temp\shared-list.csv"
foreach ($u in $users) {
  Set-Mailbox -Identity $u.Identity -RetentionPolicy "PolicyName"
}

Важно: перед выполнением команд проверьте подключение к Exchange Online и права администратора.

Что может пойти не так — отладка и часто встречаемые ошибки

• Сообщение «No retention policies have been applied to this mailbox. Parameter name: Mailbox» — значит политика не назначена или назначена неправильно. Проверьте, применена ли политика в портале и сработали ли фоновые задачи синхронизации.
• Политика не вступила в силу сразу — по умолчанию требуется до 7 дней; для теста можно подождать или инициировать ручной запуск фоновых задач (для этого обычно нужны права и PowerShell).
• Некорректная CSV-структура — перед импортом скачайте и проверьте примерный CSV.
• Отсутствие прав — убедитесь, что ваша учётная запись имеет роль администратора Exchange или эквивалентные полномочия.

Совет: после назначения сначала протестируйте политику на одном тестовом почтовом ящике.

Тестовые сценарии и критерии приёмки

• Назначение: после применения политика отображается в выпадающем списке свойств почтового ящика.
• Эффект: через ожидаемый срок (или тестовую симуляцию) сообщение перемещается в архив или удаляется в соответствии с тегом.
• Логи: операции не приводят к ошибкам в администрационных журналах.

Проверочные команды PowerShell:

Get-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" | Select Name,RetentionPolicy
Get-RetentionPolicyTag | FL Name,Type,AgeLimitForRetention

Роли и чек-листы

• Для администратора:

  • Убедиться в наличии прав Exchange admin.
  • Подготовить и протестировать политику на тестовом ящике.
  • Задокументировать изменения и уведомить заинтересованные стороны.

• Для отдела соответствия (compliance):

  • Проверить соответствие политики требованиям регулятора.
  • Убедиться, что необходимые почтовые записи защищены от удаления (инструменты hold).

• Для службы поддержки:

  • Подготовить инструкцию для пользователей о том, что делать при неожиданных удалениях.
  • Иметь план отката или восстановления (например, из резервных копий или eDiscovery).

Мини-методология внедрения (шаги для безопасного запуска)

1. Оцените требования: сроки хранения, необходимость архивации, юридические требования.
2. Создайте тестовую политику и примените её к одному тестовому общему почтовому ящику.
3. Проверьте результат через рабочий цикл и при необходимости откорректируйте.
4. Массовое внедрение через портал или PowerShell.
5. Мониторинг и аудит — проверяйте логи и отчёты.

Риски и рекомендации по смягчению

• Риск случайного удаления писем: обеспечьте резервное хранение и настройте удержание (hold) для критичных ящиков.
• Неправильная настройка CSV при массовом назначении: всегда проверяйте формат на небольшом наборе записей.
• Недостаток прав: заранее согласуйте роли и ответственности.

Короткая справка по терминологии

• Polityka хранения — набор правил, применяемых к письмам и папкам.
• Tag — конкретное правило с возрастом и действием.
• Archive mailbox — место хранения архивных сообщений.

Итог

Применение политики хранения к общим почтовым ящикам помогает автоматизировать жизненный цикл писем и соответствует требованиям безопасности и управления данными. Используйте портал администратора для визуального управления и PowerShell для массовых операций и автоматизации. Всегда тестируйте политику на небольшом числе почтовых ящиков и документируйте процессы.

Если остались вопросы по шагам или возникли ошибки при применении, опишите проблему в комментариях — помогу с диагностикой.

Мы надеемся, что статья помогла вам успешно настроить политику хранения для общих почтовых ящиков в Office 365.