Как задать срок действия письма в Gmail

Быстрые ссылки

• Добавить срок действия письма в Gmail (Windows и Mac)
• Добавить срок действия письма в Gmail (iPhone, iPad и Android)

Введение

Вы, вероятно, слышали про исчезающие сообщения в мессенджерах. В Gmail есть похожая функция — «Конфиденциальный режим», который позволяет установить срок действия письма. После истечения срока получатель больше не сможет открыть содержимое письма. Эта функция полезна для временной отправки конфиденциальной информации, но имеет ограничения — см. раздел «Ограничения и когда это не сработает».

См. также: как установить срок действия писем в Outlook.

Добавить срок действия письма в Gmail (Windows и Mac)

Следуйте этим шагам, если вы используете браузер на компьютере с Windows или Mac.

1. Войдите в Gmail через браузер.

2. Нажмите “Написать” в левом верхнем углу.

3. В окне создания письма введите адрес получателя, тему и текст письма.

4. В нижней части окна создания письма нажмите значок замка со значком часов — это «Конфиденциальный режим».

5. Откроется окно «Конфиденциальный режим». В секции «Установить срок действия» нажмите стрелку вниз, чтобы увидеть варианты.

6. Выберите нужный срок — от одного дня до пяти лет. Нажмите выбранный вариант.

7. При необходимости включите требование SMS‑кода: выберите “SMS‑код” — тогда получатель получит код по SMS и должен будет ввести его, чтобы открыть письмо. При выборе “Без SMS‑кода” письмо откроется сразу.

Важно: если вы выбрали SMS‑код, вам потребуется указать номер телефона получателя.

8. Нажмите “Сохранить”.

9. В окне создания письма отобразится подтверждение установленного срока. Нажмите “Отправить”.

10. Если нужно отозвать доступ раньше срока, откройте папку “Отправленные”, выберите письмо и нажмите “Отозвать доступ”.

После этого получатель не сможет открыть содержимое письма.

Добавить срок действия письма в Gmail (iPhone, iPad и Android)

Инструкция для мобильного приложения Gmail.

1. Откройте приложение Gmail и нажмите “Написать” в правом нижнем углу.

2. Введите адрес, тему и текст.

3. Нажмите три точки в верхнем правом углу экрана (на Android — три вертикальные точки).

4. В появившемся меню выберите “Конфиденциальный режим”.

5. В секции “Установить срок действия” нажмите на текст вида “Истекает через #”.

6. Выберите срок прокруткой списка так, чтобы нужный вариант оказался по центру, затем нажмите “Готово”.

7. При желании включите требование SMS‑кода.

8. Подтвердите настройки нажатием галочки в правом верхнем углу.

9. Нажмите “Отправить”.

10. Чтобы отозвать доступ до истечения срока, откройте меню (иконка гамбургера в левом верхнем углу), выберите “Отправленные”, откройте письмо и нажмите “Отозвать доступ”.

После этого получатель не сможет открыть содержимое.

Ограничения и когда это не сработает

• Конфиденциальный режим не может предотвратить скриншоты, фотографии экрана или копирование текста до истечения срока. Это больше ограничение удобства, а не гарантированное удаление.
• Получатель может переслать уведомление или сделать копию содержимого вручную.
• Если вы выбрали “Без SMS‑кода”, пользователь с доступом к почтовому ящику сможет открыть письмо сразу. SMS‑код повышает защиту, но зависит от корректного номера телефона.
• В корпоративных доменах администраторы могут иметь дополнительные права, которые влияют на поведение писем.
• Вложения остаются доступными в зависимости от способа их отправки; если вы прикрепляете файл как обычный файл, получатель может скачать его до истечения срока. Лучше вложить ссылку на файл с ограничением доступа (Google Drive) вместо прямого вложения.

Важно: Конфиденциальный режим — это средство снижения риска, но не абсолютная защита секретных данных.

Альтернативные подходы

• Используйте зашифрованные архивы (zip с паролем) и передавайте пароль отдельно.
• Храните файлы в Google Drive и делитесь ссылкой с ограниченным сроком доступа.
• Применяйте сервисы для защищённой отправки сообщений с логированием доступа и удалённым отзывом.
• Для корпоративной переписки рассмотрите решения DLP (Data Loss Prevention), которые интегрируются с G Suite.

Быстрые правила выбора срока и метода

• Краткосрочные дешифрованные данные: срок 1–7 дней и SMS‑код.
• Временные уведомления (инструкции, ссылки): 7–30 дней, без SMS при низкой чувствительности.
• Долгосрочная чувствительная информация: не отправляйте по почте; используйте защищённые платформы.

Чек‑лист отправителя

• Проверить правильность адреса получателя.
• Выбрать адекватный срок действия.
• Решить, нужен ли SMS‑код (если да — уточнить номер телефона).
• Использовать ссылку на файл с ограничением вместо прямого вложения.
• При необходимости — отозвать доступ после передачи.

Рекомендации администраторам

• Обучите сотрудников ограничениям конфиденциального режима.
• Настройте политики доступа и архивирования в G Suite для соответствия требованиям безопасности и хранения данных.
• Внедрите DLP‑правила, чтобы предотвратить утечку конфиденциальных данных через почту.

Мини‑метод выбора способа отправки (3 шага)

1. Оцените чувствительность информации (низкая / средняя / высокая).
2. Для низкой — обычное письмо; для средней — конфиденциальный режим; для высокой — защищённые хранилища или шифрование.
3. Настройте срок в соответствии с жизненным циклом информации и примените SMS‑код при необходимости.

Краткая глоссарий в одну строку

• Конфиденциальный режим — функция Gmail для установки срока действия и ограничения доступа к содержимому письма.
• SMS‑код — одноразовый код, который отправляется получателю по SMS для подтверждения доступа.
• Отзыв доступа — действие отправителя по блокировке доступа к письму до истечения срока.

Примечания по безопасности и защите персональных данных

• Конфиденциальный режим помогает уменьшить риск несанкционированного доступа, но не заменяет шифрование при необходимости соответствия GDPR или другим регуляциям.
• Если письмо содержит персональные данные, проверьте внутренние политики обработки данных и сроки хранения.

Заключение

Gmail — удобный инструмент для временной отправки информации. Конфиденциальный режим прост в использовании и полезен для снижения риска случайного доступа. Однако учитывайте его ограничения: он не предотвращает скриншоты и не заменяет полное шифрование. Для особо чувствительных данных используйте защищённые хранилища и корпоративные решения.

Критерии приёмки:

• Письмо обладает установленным сроком и корректно истекает по прошествии выбранного времени.
• При выборе SMS‑кода получатель получает код и вводит его для доступа.
• Отзыв доступа успешно блокирует доступ до истечения срока.

Авторский совет: прежде чем отправлять чувствительные данные, подумайте о том, кто может сохранить копию и где она может позже появиться.