Как добавить личную заметку в профиль Microsoft Teams

Зачем добавлять личную заметку в профиль?

Личная заметка в профиле Microsoft Teams позволяет коллегам увидеть, что вы временно недоступны — например, на встрече или за обедом. Это снижает число входящих звонков и сообщений и помогает избежать недоразумений, когда вы не отвечаете сразу.

Личная заметка работает похоже на автоответ по электронной почте, но остаётся видимой прямо в профиле и действует в заранее заданный период времени. Любой, кто откроет ваш профиль, увидит заметку и решит, стоит ли писать или звонить.

Важно: корпоративные политики и настройки присутствия организации могут влиять на видимость и допустимые формулировки заметок. Если вы не уверены, уточните у IT-отдела.

Как добавить личную заметку в профиль Microsoft Teams

Шаги для настольного приложения:

1. Откройте приложение Microsoft Teams на компьютере.
2. Нажмите на значок своего профиля в правом верхнем углу экрана.
3. Выберите пункт Set status message ниже данных профиля.
4. Введите текст заметки в поле. Укажите, по возможности, причину и ожидаемое время возвращения.
5. Установите период отображения заметки — от часа до недели. Нажмите на выпадающий список рядом с меткой Today и выберите нужный вариант.
6. Нажмите Done, чтобы сохранить заметку.

После сохранения заметка появится в вашем профиле и будет видна всем посетителям. Чтобы изменить сообщение, повторите те же шаги и нажмите на значок Pencil для редактирования. Чтобы удалить заметку раньше установленного срока, нажмите на значок Trash рядом с иконкой редактирования.

Примечание: в мобильной версии интерфейс и названия пунктов меню могут отличаться, но сама функция обычно доступна в профиле пользователя.

Практическая методика: как написать хорошую заметку

Короткая методика в 3 шага:

• Что написать: укажите причину (например, «на встрече», «на обеде») и, если уместно, время возврата.
• Дайте альтернативу: оставьте контакт коллеги или канал для срочных вопросов, если это необходимо.
• Установите срок: выберите подходящий период отображения, чтобы сообщение не висело бесконечно.

Примеры заметок:

• «На совещании до 15:30. В экстренных случаях пишите Анне.»
• «Короткий перерыв на обед — вернусь через 30 минут.»
• «Работаю удалённо сегодня; доступен в чате после 12:00.»
• «Вне офиса до понедельника. Пожалуйста, обращайтесь к замещающему менеджеру.»

Ролевые чек‑листы при настройке заметки

Для сотрудников:

• Укажите ожидаемое время отсутствия.
• Оставьте альтернативный контакт для срочных случаев.
• Не публикуйте лишних личных данных.

Для менеджеров:

• Рекомендуйте стандартные формулировки для команды.
• Убедитесь, что в срочных ситуациях есть контакт‑замена.

Для IT‑админов:

• Проверьте, что политика компании позволяет использование персональных заметок.
• При необходимости ограничьте видимость или формат сообщений.

Когда заметка не решает проблему — типичные ошибки

• Сообщение слишком короткое или неоднозначное — коллеги не понимают, ждать ли вас.
• Заметка не содержит альтернативы для срочных вопросов — работа тормозится.
• Сообщение оставлено без срока — оно может вводить в заблуждение.

Конфиденциальность и безопасность

Не размещайте в заметке конфиденциальные данные, рабочие пароли или подробные планы. Короткая информация о статусе и контакт для экстренных случаев обычно достаточна.

Критерии приёмки

• Заметка отображается в профиле при открытии карточки пользователя.
• Указан ожидаемый период отсутствия или срок показа сообщения.
• При необходимости оставлен контакт для срочных случаев.
• Сообщение можно отредактировать и удалить до истечения срока.

Шаблон действий для быстрых случаев

• Срочная встреча на 30–60 минут: «На встрече до XX:XX. В экстренных случаях — имя коллеги.»
• Длительная недоступность: «Вне офиса до ДД.ММ. Контакт для вопросов: имя, почта/телефон.»
• Рабочая пауза: «Перерыв на обед — вернусь через 45 минут.»

Краткая сводка

Добавление личной заметки в профиль Teams занимает минуты, но заметно улучшает коммуникацию в команде. Пишите кратко, указывайте примерное время и при необходимости — контакт для срочных вопросов. Редактировать или удалить заметку можно в любой момент.

Важно: соблюдайте корпоративные правила по содержанию сообщений и не публикуйте конфиденциальные данные.