Как добавить верхний или нижний колонтитул в документ Word

Краткое введение

Верхние и нижние колонтитулы полезны для добавления номеров страниц, дат, названий файла, уведомлений о конфиденциальности и других повторяющихся элементов. В Word можно вставлять готовые макеты или создавать собственные колонтитулы с нуля.

Важно: в примерах использована Windows‑версия Word 2013 (интерфейс на английском), но описанные приёмы применимы и в более новых версиях Word для Windows и Office 365. В русскоязычном интерфейсе вкладка “Insert” соответствует “Вставка”, а вкладка “Design” — разделу инструментов колонтитулов.

Быстрый план действий

1. Откройте вкладку Вставка (Insert).
2. Нажмите Header или Footer и выберите готовый макет или Edit (Редактировать).
3. Отредактируйте содержимое колонтитула, добавьте номера страниц через Page Number.
4. Закройте режим редактирования кнопкой Close Header and Footer или двойным щелчком по основному тексту.

Пошаговая инструкция с картинками

1. Откройте вкладку Вставка

Найдите в ленте раздел “Header & Footer” (в русской версии — “Верхний и нижний колонтитул”). Для начала работы нажмите кнопку Header, чтобы открыть меню готовых макетов и опций.

2. Выберите готовый макет для верхнего колонтитула

В выпадающем списке отображаются встроенные макеты. Прокрутите список вниз, если нужно больше вариантов, и кликните нужный макет.

После выбора макета он вставится в область колонтитула — она обычно выделяется пунктирной рамкой и меткой “Header”.

3. Редактирование содержимого колонтитула

Готовые макеты часто содержат заполнитель (placeholder) — например, заголовок документа, извлечённый из расширенных свойств файла. Можете оставить заполнитель или заменить его на собственный текст.

Обратите внимание: пока открыт режим редактирования колонтитулов, основной текст документа недоступен для правки — он серым фоном показывает содержимое, редактирование основного текста станет возможным после выхода из режима колонтитулов.

4. Появление вкладки Design для работы с колонтитулами

Когда вы редактируете колонтитул, в правой части ленты появляется вкладка Design с заголовком “Header & Footer Tools”. Через неё управляют навигацией между колонтитулами, форматированием и опциями отображения.

Примечание: в узком окне Word заголовок панели инструментов может быть не полностью виден.

5. Перейти к нижнему колонтитулу

Чтобы быстро перейти в нижний колонтитул, используйте кнопку Go to Footer (Перейти к колонтитулу) в секции Navigation вкладки Design.

6. Вставка номера страницы

Для нумерации страниц используйте кнопку Page Number (Номер страницы) в разделе Header & Footer. Готовые нижние колонтитулы доступны через кнопку Footer.

7. Выход из режима редактирования

Чтобы вернуться к редактированию основного документа, нажмите кнопку Close Header and Footer или дважды щелкните по основному тексту документа. При использовании кнопки вы вернётесь туда, где остановились; при двойном щелчке — вернётесь к началу документа.

8. Создание пустого колонтитула для собственной разметки

Если вы хотите вставить пустой колонтитул и добавить туда только своё содержимое, выберите Header → Edit Header (Вставка → Редактировать верхний колонтитул).

Теперь можно вставлять текст, логотипы и изображения.

Форматируйте текст и изображения так, как нужно: центрируйте строки, применяйте жирный шрифт, увеличивайте размер и добавляйте линии или разделители.

Например, мы сделали текст заголовка больше, жирным, и добавили линию под параграфом.

Настройки для нечётных и чётных страниц

Если в документе требуется, чтобы верхние или нижние колонтитулы отличались на нечётных и чётных страницах (например, номера и оформление для двусторонней печати), установите флажок Different Odd & Even Pages (Разные для нечётных и чётных) в разделе Options вкладки Design. Метка Header поменяется на “Odd Page Header” или “Even Page Header” в зависимости от текущей страницы. Переключайтесь между ними кнопками Previous / Next.

Примечание: эта опция применяется для всего документа — если в некоторых разделах колонтитулы остаются одинаковыми, придётся вручную вставить одинаковый текст в обе версии в каждом разделе документа.

Дополнительные возможности и советы

• Пропуск номера на первой странице: чтобы убрать номер с титульной страницы, отметьте опцию Different First Page (Разная первая страница) на вкладке Design.
• Начало нумерации не с первой страницы: используйте разрывы разделов (Разметка → Разрывы → Следующая страница), затем отключите связку с предыдущим колонтитулом (Link to Previous) и установите формат нумерации Page Number → Format Page Numbers → Start at.
• Несколько настроек на один документ: Word поддерживает независимые колонтитулы в разных разделах — это позволяет иметь различные заголовки/футеры в главах.
• Вставка динамических полей: используйте Insert → Quick Parts → Field для даты, авторства, имени файла и т. п.

Когда этот подход не подходит (контрпример)

• Если вам нужно совершенно независимое позиционирование элементов на каждой странице (не повторяющееся), колонтитулы не подойдут — тогда используйте области на самих страницах или макет с текстовыми полями.
• Для сложной печати с нумерацией, зависящей от содержимого (например, отдельно нумеровать вложения), эффективнее управлять разделами и нумерацией вручную через разрывы разделов.

Альтернативные подходы

• Шаблоны Word: создайте шаблон (.dotx) с готовыми колонтитулами — удобно для корпоративной документации.
• Использование стилей и макросов: если требуется массовая обработка документов, макросы VBA могут автоматически вставлять и форматировать колонтитулы.
• Использование профессиональных издательских инструментов (InDesign) для сложного оформления печатных материалов.

Ментальные модели и правила

• “Один источник правды”: держите фирменный колонтитул в шаблоне, чтобы избежать разброса оформления.
• “Минимум визуального шума”: колонтитул содержит вспомогательную информацию — избегайте лишнего текста.
• “Секция == область ответственности”: раздел документа (section) — это единица, где можно менять колонтитулы независимо.

Мини‑методология: Быстрое создание корпоративного колонтитула (SOP)

1. Откройте шаблон компании или создайте новый .dotx.
2. Вставьте пустой колонтитул (Edit Header) и добавьте логотип слева, название документа по центру, конфиденциальную метку справа.
3. Настройте номер страницы: вставьте Page Number → Bottom of Page → Center.
4. Включите Different First Page, если титул должен быть без колонтитула.
5. Сохраните как шаблон и распространите его среди сотрудников.

Ролевые чек‑листы

• Автор:
  • Создать и сохранить шаблон.
  • Проверить вид на нечётных/чётных страницах.
  • Убедиться, что титульная страница без номера.
• Редактор:
  • Проверить выравнивание и контраст.
  • Убедиться, что номера страниц и заголовки соответствуют стилю.
• Дизайнер:
  • Подобрать шрифт и размеры для колонтитула.
  • Проверить соответствие фирменному гайдлайну.
• Администратор оглавления/печати:
  • Убедиться в корректной нумерации при разрыве разделов.

Критерии приёмки

• Колонтитул отображается на всех страницах по спецификации.
• Номер страниц соответствует указанному стартовому значению.
• Первая страница (если необходимо) без колонтитула.
• Оформление соответствует корпоративному шаблону.

Советы по отладке

• Если колонтитул не отображается в печати — проверьте настройки печати: File → Print → Print Settings (печать колонтитулов обычно включена по умолчанию).
• Если колонтитулы повторяются некорректно после вставки разрывов разделов — отключите Link to Previous в нужном разделе.

Совместимость и миграция

• Word 2010/2013/2016/2019/365: описанные функции в целом одинаковы; меню могут незначительно различаться.
• macOS: интерфейс и названия пунктов похожи, но расположение на ленте может отличаться.
• Веб‑версия Word Online: поддерживает основные операции с колонтитулами, но функционал редактирования макетов и полей может быть урезан.

Безопасность и конфиденциальность

Колонтитулы не защищают содержимое документа. Если в колонтитуле размещается конфиденциальная информация (например, путь к файлу или метаданные), проверьте экспорт в PDF и убедитесь, что метаданные очищены перед публикацией.

Частые ошибки и их устранение

• Проблема: номер страницы начинается заново после добавления разрыва раздела. Решение: в настройке нумерации Page Number → Format установите Start at нужный номер и отключите Link to Previous.
• Проблема: логотип смещается при печати. Решение: задайте для изображения стиль «In Front of Text» или используйте позиционирование по краю.

Пример принятия решения: какой способ выбрать

flowchart TD
  A[Нужно добавить колонтитул?] -->|Да| B{Требуется одинаковый для всех страниц?}
  B -->|Да| C[Вставить колонтитул в шаблоне]
  B -->|Нет| D{Разделы документа уже есть?}
  D -->|Да| E[Отключить Link to Previous и настроить каждый раздел]
  D -->|Нет| F[Вставить разрывы разделов и настроить колонтитулы]
  A -->|Нет| G[Добавьте элементы на страницы вручную]

Краткое объявление для команды (100–200 слов)

Если ваша команда готовит документ в Word и требуется единое оформление, используйте шаблон с готовыми колонтитулами: вставьте логотип, заголовок и номера страниц в шаблон .dotx. Включите опцию “Разная первая страница” для титулов и настройте разрывы разделов для независимых заголовков в главах. Это уменьшит количество правок и обеспечит единообразие при печати и экспорте в PDF.

Социальная подсказка (для превью)

OG заголовок: Как добавить колонтитулы в Word OG описание: Быстрое руководство: вставка, редактирование и настройка верхних и нижних колонтитулов в Word — шаги, советы и чек‑листы.

Итог

Колонтитулы — простой и мощный инструмент для единообразного оформления документов. Используйте шаблоны и разделы, чтобы управлять различиями между частями документа. Проверьте печать и экспорт в PDF перед распространением для сохранения конфиденциальных данных.

Important: если вы используете специфический корпоративный шаблон, протестируйте поведение в разных версиях Word и при печати на целевом оборудовании.