Переход с Microsoft Office на WPS Office — быстрое руководство

Переключаться с программного обеспечения, которое вы и большинство коллег использовали годами, может казаться непросто. Тем не менее переход с Microsoft Office на WPS Office — один из самых простых и беспроблемных в цифровой жизни. WPS предлагает знакомый интерфейс, совместимость с распространёнными форматами и встроенную синхронизацию.

Что такое WPS Office?

WPS Office — это офисный пакет, в названии которого отражены основные приложения: Writer, Presentation и Spreadsheets. Он работает на Windows, macOS и Linux, а также имеет мобильные приложения для Android и iOS.

Ключевые возможности, которые важно знать:

• Совместимость с DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX и другими популярными форматами.
• Бесплатная версия включает WPS Writer, WPS Presentation, WPS Spreadsheets и PDF Viewer.
• Встроенная функция облачной синхронизации с 1 ГБ бесплатного места.
• Интерфейс с ленточными панелями и знакомыми меню, поэтому кривой обучения минимален для пользователей Microsoft Office.

Важно: термин WPS Cloud означает облачное хранилище и синхронизацию, привязанную к аккаунту WPS.

Быстрый план перехода

Если нужно перейти быстро, выполните следующие шаги в этом порядке:

1. Сохраните копии критичных документов в отдельную папку и/или на внешний накопитель.
2. Загрузите установщик WPS Office для вашей ОС с официального сайта.
3. Установите WPS Office, выбрав язык и параметры установки.
4. Зарегистрируйте бесплатный аккаунт WPS или войдите через Google/Facebook при желании синхронизировать файлы.
5. Проверьте открытие ключевых документов (текст, таблицы, презентации).
6. Настройте предпочтения интерфейса и синхронизацию.
7. При необходимости — откатитесь к Microsoft Office на время тестирования, оставив резервные копии.

Если вы хотите следовать подробной инструкции, читайте дальше.

Загрузка и установка WPS Office

Перейдите на страницу загрузки WPS Office на официальном сайте и выберите версию для своей операционной системы.

Подробные шаги установки для настольной версии:

1. Скачайте установочный файл и дождитесь завершения загрузки.
2. Дважды щёлкните по файлу WPSOffice.exe на Windows или по WPSOffice.dmg на macOS, чтобы запустить установщик.
3. Нажмите Далее или продолжить, когда откроется мастер установки.
4. В зависимости от настроек безопасности системы возможно потребуется разрешение на внесение изменений на устройстве — подтвердите действие, если уверены в источнике.
5. На этапе выбора языка выберите предпочитаемый язык в выпадающем меню в правом верхнем углу окна.
6. Ознакомьтесь с лицензионным соглашением и примите его, чтобы продолжить.
7. Выберите место установки и дополнительные параметры, если требуется.
8. Нажмите Установить прямо сейчас или Install Now для начала инсталляции.
9. Дождитесь завершения процесса установки; для большинства систем это занимает не более 10 минут.
10. По завершении закройте мастер установки и запустите WPS Office.

Примечание: если вы используете Linux, скачайте соответствующий пакет для своей дистрибуции или установите через менеджер пакетов, если в репозитории доступен WPS.

Регистрация аккаунта WPS

Аккаунт не обязателен для базовой работы, но он открывает удобную синхронизацию и удалённый доступ к файлам. Создать аккаунт можно прямо из приложения.

Шаги для регистрации и входа:

1. Откройте WPS Office на компьютере после установки.
2. В верхнем правом углу окна нажмите Войти или Sign in.
3. Выберите вход через Google или Facebook или создайте отдельный WPS-аккаунт, нажав Регистрация или Sign Up над полем для электронной почты.
4. Заполните форму регистрации и подтвердите адрес почты, если потребуется.

После регистрации вы получите 1 ГБ бесплатного облачного хранилища для документов.

Важно: храните доступ к почте и паролю в защищённом месте. Без них восстановление доступа к WPS Cloud будет сложнее.

Быстрое возвращение к работе с документами

Если нужно срочно приступить к задачам, WPS открывает большинство файлов Microsoft Office без конвертации. Поддерживаемые форматы включают, но не ограничены:

• DOC, DOCX, DOT — текстовые документы
• XML, HTML, MHT — веб- и XML-документы
• ETT, CVS, XLSM — таблицы и формулы
• PPT, DPS, PPTX — презентации

Это значит, что документы, созданные в Microsoft Office, обычно откроются в WPS как есть. Однако для сложных макросов, нестандартных шрифтов или фирменных надстроек возможны расхождения.

Резервное копирование и работа с облаком

Файлы, над которыми вы работаете в WPS Office, могут автоматически сохраняться в вашем WPS Cloud, если включена синхронизация. Это обеспечивает резервное копирование и доступ к документам с других устройств.

Как загрузить файл в облако:

1. Найдите файл в проводнике или на рабочем столе.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши по файлу и выберите Загрузить в WPS Cloud или Upload to WPS Cloud.

Файл появится в вашем облаке WPS и станет доступен с любых устройств после входа в аккаунт.

Примечание: облачное хранилище по умолчанию ограничено 1 ГБ в бесплатной версии. Для больших объёмов рассматривайте платные тарифы или альтернативные облачные сервисы.

Настройки интерфейса WPS Office

WPS позволяет гибко настраивать внешний вид и поведение, чтобы сделать рабочее пространство удобным.

Режим вкладок

Если вы часто работаете с множеством открытых документов, включите режим вкладок, чтобы все файлы открывались в одной программе с вкладками.

Инструкция:

1. Откройте меню Настройки.
2. Перейдите в Управление окнами или Switch Windows Management Mode.
3. Выберите Режим вкладок.
4. Нажмите OK для подтверждения.

Если вы предпочитаете классическое поведение с отдельными окнами, верните соответствующие настройки.

Темы и оформление

Вы можете выбрать одну из готовых тем или создать собственную цветовую схему через Центр скинов.

Путь: Настройки > Скин и интерфейс или Skin and Interface Settings.

Гиперссылки

По умолчанию при клике на ссылку в документе она открывается встроенным браузером WPS. Если это неудобно, отключите такую обработку:

1. Настройки > Веб-настройки или Web Browsing Settings.
2. Отключите опцию Открывать гиперссылки встроенным браузером WPS.

Важно: изменение поведения ссылок влияет на все документы, поэтому учитывайте рабочие привычки команды.

Мобильные приложения и синхронизация

Мобильные версии WPS выглядят и работают похоже на настольные, поэтому переход между устройствами удобен.

Шаги для синхронизации мобильного приложения с облаком:

1. Установите WPS Office из Google Play или App Store.
2. Запустите приложение на телефоне или планшете.
3. Нажмите Войти или Login WPS Office.
4. Выберите тот же метод входа, что использовали на компьютере.
5. Откройте вкладку Мой профиль или Me в правом нижнем углу.
6. Перейдите в WPS Cloud.
7. Включите Синхронизацию документов или Document Cloud Sync.

Синхронизация позволяет автоматически поддерживать актуальность копий документов на всех устройствах.

Когда переход может не сработать

Несмотря на широкую совместимость, есть ситуации, когда WPS может не полностью заменить Microsoft Office:

• Сложные макросы VBA или надстройки, разработанные под MS Office, могут работать некорректно.
• Корпоративные политики безопасности и внутренние интеграции, завязанные на MS Exchange или SharePoint, требуют дополнительных настроек или не поддерживаются.
• Пользовательские шаблоны, содержащие специфические элементы управления ActiveX или нелинейные связи, иногда отображаются иначе.

Если в вашей организации активно используются макросы, интеграции с корпоративными сервисами или специализированное ПО, предварительно протестируйте ключевые сценарии.

Альтернативы и сравнение

Если WPS не подходит, рассмотрите другие варианты:

• LibreOffice — открытый пакет с высокой совместимостью, но иной интерфейс.
• OnlyOffice — хорош для совместной работы и корпоративного использования.
• Google Docs — облачная платформа с реальным временем совместной работы, требует постоянного подключения.

Выбор зависит от требований к совместимости, совместной работе и инфраструктуре безопасности.

Мини-методология миграции

Используйте простой план из четырёх этапов, чтобы снизить риски:

1. Анализ: перечислите критичные документы, макросы и интеграции.
2. Тестирование: откройте и проверьте образцы документов в WPS на нескольких рабочих станциях.
3. Пилот: выберите небольшую группу пользователей для перехода и соберите обратную связь.
4. Развёртывание: массовая установка, обучение и мониторинг проблем.

Эта методология помогает выявить узкие места до массового перехода и подготовить инструкции для пользователей.

Ролевые чек-листы

Чек-лист для рядового пользователя:

• Сохранить резервные копии ключевых документов.
• Установить WPS и войти в аккаунт.
• Проверить открытие и редактирование 3–5 типичных файлов.
• Включить синхронизацию при необходимости.
• Настроить темы и режим вкладок для удобства.

Чек-лист для администратора ИТ:

• Оценить совместимость макросов и интеграций.
• Подготовить образ установки и политику развертывания.
• Настроить инструкции по резервному копированию и восстановлению.
• Организовать небольшой пилот и журнал ошибок.

Чек-лист для преподавателя или методиста:

• Проверить, как отображаются учебные материалы и шаблоны.
• Обновить инструкции для студентов с новыми скриншотами интерфейса.
• Настроить общие папки и доступ через WPS Cloud при необходимости.

Критерии приёмки

Чтобы считать миграцию успешной, проверьте:

• Открытие и корректное отображение ключевых документов.
• Сохранение функциональности критичных макросов или обоснованная стратегия замены.
• Рабочая синхронизация через WPS Cloud для выбранных пользователей.
• Пользовательская удовлетворённость в пилотной группе не ниже приемлемого уровня.

Важно: критерии могут отличаться по проекту; согласуйте их с командой до миграции.

Глоссарий

WPS Cloud — облачное хранилище и синхронизация WPS Office

Writer — текстовый редактор WPS Office

Spreadsheets — модуль для электронных таблиц в WPS Office

Presentation — модуль для создания презентаций в WPS Office

Рекомендации по безопасности и приватности

• Храните резервные копии важных документов локально и в облаке.
• Для чувствительных данных рассмотрите использование корпоративного хранилища с шифрованием и управлением доступом.
• Проверьте политику конфиденциальности WPS и соответствие требованиям вашей организации.

Примечание: при работе с персональными данными убедитесь, что используемый сервис соответствует требованиям локального регулирования по защите данных.

Итоги

WPS Office — практичная и быстрая замена Microsoft Office для пользователей, которым нужна совместимость форматов, знакомый интерфейс и встроенная облачная синхронизация. Для большинства задач переход займёт менее 30 минут на одном рабочем месте, но для корпоративных сценариев рекомендуется плановая миграция с тестированием ключевых рабочих процессов.

Короткая памятка для начала:

• Скачайте и установите WPS Office.
• Зарегистрируйте аккаунт для синхронизации и получите 1 ГБ бесплатно.
• Протестируйте открытие критичных файлов и при необходимости выполните пилот.
• Настройте интерфейс и включите режим вкладок для удобства.

Скачать мобильные и Lite версии:

Скачать: WPS Office для Android | iOS (бесплатно, доступны покупки внутри приложения)

Скачать: WPS Office Lite для Android (бесплатно, доступны покупки внутри приложения)

Важно: не торопитесь удалять Microsoft Office до полной проверки совместимости критичных документов и макросов. Оставьте резервные копии и план отката на случай неожиданных проблем.