7 распространённых проблем печати в Excel и как их исправить

Если бумага выходит из принтера не такой, какой вы ожидали, это раздражает — и часто причина неочевидна. Выбрасывать принтер в окно не нужно: достаточно понять, что пошло не так, и исправить настройки. Ниже — семь типичных проблем печати в Excel и подробные шаги, как их устранить.

1. Сообщение «Мы не нашли ничего для печати»

Эта ошибка появляется в режиме Предварительного просмотра печати, когда Excel не видит выбранной области печати. Чаще всего причина — случайно заданная пустая область печати.

Как быстро исправить:

1. Вернитесь на рабочий лист Excel.
2. В ленте перейдите на вкладку Page Layout.
3. Нажмите Print Area.
4. Выберите Clear Print Area, чтобы снять ранее заданную область печати.

Если нужно распечатать только часть листа:

1. Выделите диапазон ячеек, который хотите напечатать.
2. Нажмите Ctrl + P для перехода в Предварительный просмотр печати.
3. В разделе Settings выберите Print Selection.
4. Нажмите Print.

Если нужно распечатать весь активный лист:

1. Перейдите в Предварительный просмотр печати (Ctrl + P).
2. В Settings выберите Print Active Sheets.
3. Нажмите Print.

Совет: частая причина пустых страниц — невидимые объекты или скрытые строки/столбцы. Перед печатью снимите фильтры, покажите скрытые строки и проверьте область печати.

2. Документ печатается слишком мелким

Если в печати содержимое выглядит очень мелким, возможно, выбран режим масштабирования Fit to (подогнать на страницу). Чтобы вернуть нормальный размер:

1. Нажмите Ctrl + P для перехода в Предварительный просмотр печати.
2. В разделе Settings найдите опцию Scaling.
3. Выберите No Scaling, чтобы печатать в реальном размере ячеек.

Альтернативы и сценарии:

• Если лист слишком широк для одной страницы, вместо Fit to попробуйте Landscape и настройку полей — это иногда лучше, чем автоматическое уменьшение.
• Если вы хотите строго указать масштаб, используйте Custom Scale и введите процент вручную.

3. Сетки не печатаются

По умолчанию Excel не печатает линии сетки. Чтобы включить печать сетки:

1. Перейдите на вкладку Page Layout в ленте.
2. В разделе Sheet Options найдите Gridlines и установите галочку в поле Print.
3. Нажмите Ctrl + P и убедитесь в Предварительном просмотре, что сетки отображаются.

Примечание: если вам нужны именно жирные контуры вокруг таблицы, используйте границы ячеек (Borders) из вкладки Home — они печатаются надёжнее.

4. Неправильная ориентация страницы

Если столбцы «перескакивают» на следующую страницу при печати, проверьте ориентацию: для широких таблиц лучше Landscape, для длинных — Portrait.

Способы изменить ориентацию:

Из листа Excel

1. На вкладке Page Layout в разделе Page Setup нажмите Orientation.
2. Выберите Landscape или Portrait.

Из Предварительного просмотра печати

1. Откройте Предварительный просмотр (Ctrl + P).
2. В Settings измените Orientation на нужную.

Подсказка: комбинируйте ориентацию с масштабированием и полями, чтобы получить оптимальный макет.

5. Ошибка «Margins do not fit page size.»

Это сообщение означает, что Excel не может автоматически подобрать масштаб при заданных полях и настройках принтера. Частая причина — используемый драйвер принтера, который применяет XML Paper Specification (XPS) PageScaling.

Решения:

1. В ленте перейдите на вкладку Page Layout.
2. Нажмите Margins → Custom Margins, чтобы открыть диалог Page Setup.
3. На вкладке Page переключитесь с Fit to на Adjust to и укажите процент масштаба вручную.
4. Нажмите OK.

Альтернатива: смените драйвер принтера на универсальный или на драйвер, который не применяет XPS PageScaling. Это техническое решение для администраторов.

6. Ширина столбцов отличается при печати

Причина: пропорциональные шрифты (Times New Roman, Arial и т. п.) имеют разные ширины символов, поэтому визуально столбцы могут выглядеть иначе в печати. Два варианта исправления.

Использовать моноширинный шрифт

1. Выделите данные, которые нужно напечатать.
2. На вкладке Home в разделе Cells выберите Format → Format Cells.
3. В диалоге перейдите на вкладку Font и выберите моноширинный шрифт, например Courier New.
4. Нажмите OK.

Вручную задать ширину столбцов

1. Выделите заголовки столбцов, которые нужно изменить.
2. Правой кнопкой выберите Column Width и введите значение ширины либо перетащите границы столбцов до нужного размера.
3. Проверьте результат в Предварительном просмотре (Ctrl + P) и при необходимости скорректируйте.

Совет: для финансовых отчётов и таблиц с фиксированной шириной используйте моноширинный шрифт — это гарантирует предсказуемый вывод.

7. Опция Print Area недоступна (неактивна)

Чаще всего Print Area серая, потому что листы сгруппированы. В режиме группировки Excel блокирует некоторые операции, применимые ко всем листам одновременно.

Как разгрпуппировать листы:

1. Кликните по любому другому листу внизу (например, если вы в Sheet1, кликните Sheet2). Это автоматически разъединит группу.
2. Или правой кнопкой по вкладке листа выберите Ungroup Sheets.

Проверка: после разгруппировки Print Area снова станет активной.

Быстрая методика диагностики проблем печати (минимум шагов)

1. Откройте Предварительный просмотр печати (Ctrl + P) и посмотрите на реальные страницы.
2. Если лист пустой — проверьте область печати и скрытые строки.
3. Если всё мелко — проверьте масштаб и выберите No Scaling или вручную Adjust to.
4. Если таблица «ломается» по столбцам — проверьте ориентацию и поля.
5. Если сетки не печатаются — включите Print gridlines.
6. Если опции серые — проверьте группировку листов.

Дерево решений для быстрого устранения неполадок

flowchart TD
  A[Начать: проблема с печатью] --> B{В Предварительном просмотре пустые страницы?}
  B -- Да --> C[Проверить область печати: Clear Print Area / Print Selection]
  B -- Нет --> D{Текст слишком маленький?}
  D -- Да --> E[Убрать масштаб: No Scaling или Adjust to]
  D -- Нет --> F{Строки/столбцы смещены}
  F -- Да --> G[Поменять ориентацию на Landscape/Portrait и проверить поля]
  F -- Нет --> H{Сетки/границы не печатаются}
  H -- Да --> I[Включить Print gridlines или добавить Borders]
  H -- Нет --> J{Опции неактивны}
  J -- Да --> K[Разгруппировать листы]
  J -- Нет --> L[Проверить драйвер принтера и обновить/сменить]
  C --> M[Проверить результат в Preview]
  E --> M
  G --> M
  I --> M
  K --> M
  L --> M
  M --> Z[Проблема решена?]
  Z -- Да --> End[Готово]
  Z -- Нет --> L

Чек-лист перед печатью (быстрое напоминание)

• Проверить область печати и скрытые строки/столбцы.
• Убедиться, что выбрана нужная ориентация страницы.
• Проверить масштаб (No Scaling / Adjust to).
• Включить печать сетки, если нужно.
• Установить подходящий шрифт (моноширинный — для точной верстки).
• Убедиться, что листы не сгруппированы.
• Проверить драйвер принтера при постоянных ошибках масштабирования.

Рольовые чек-листы

Для администратора ИТ

• Убедиться, что на рабочей станции установлен актуальный драйвер принтера.
• Проверить, не применяются ли политики, меняющие параметры печати.
• Тестировать печать из Excel в PDF и на реальный принтер.

Для пользователя отдела отчётности

• Перед печатью проверить Preview и поля.
• Стремиться к использованию монопространственных шрифтов для табличных отчётов.
• Сохранять распространённые макеты в виде шаблонов Excel.

Шпаргалка: краткие команды и сочетания клавиш

• Ctrl + P — Предварительный просмотр печати / печать.
• Page Layout → Print Area → Clear Print Area — убрать область печати.
• Page Layout → Gridlines → Print — печать сетки.
• Home → Format → Format Cells — изменить шрифт всех ячеек.
• Page Layout → Orientation — сменить ориентацию страницы.

Когда методы не помогут — возможные причины

• Проблема в драйвере принтера (особенно при сообщении о несовпадении полей). Решение: смена драйвера на совместимый или обновление.
• Встроенные объекты (вставленные изображения, диаграммы), задающие большие границы страницы. Решение: уменьшить изображения или задать отдельную область печати.
• Макросы, которые программно задают область печати. Решение: проверить VBA-код.

Советы по надёжной печати больших отчётов

• Сохраняйте резервную копию файла перед массовой печатью.
• Пробная печать: сначала распечатайте 1 страницу для проверки масштабирования и полей.
• Для высококачественной печати используйте экспорт в PDF и проверяйте PDF в независимом просмотрщике.
• Для табличных отчётов создавайте шаблоны с заранее заданными полями, шрифтом и областями печати.

1‑строчный глоссарий

• Область печати — диапазон ячеек, который Excel будет печатать.
• Масштабирование — настройка, которая подгоняет содержимое листа под число страниц.
• Ориентация — ландшафт (Landscape) или портрет (Portrait) страницы.
• Сетка — отображаемые линии ячеек; по умолчанию не печатаются.

Краткое резюме

• Большинство проблем решается через Предварительный просмотр печати и простые настройки: область печати, масштаб, ориентация, поля и сетки.
• Для сложных ошибок проверьте драйвер принтера и макросы.
• Используйте чек‑лист и пробную печать, чтобы не тратить бумагу и время.

Спасибо — теперь у вас есть практическое руководство для диагностики и устранения типичных проблем при печати в Excel. Печатайте уверенно.