Как добавить и использовать заметки докладчика в PowerPoint

Быстрые ссылки

• Добавление заметок докладчика в PowerPoint

• Использование заметок докладчика во время презентации

Заметки докладчика дают докладчику опорные фразы, факты и напоминания, которые помогают не упустить ключевые сообщения. Ниже — шаг за шагом, советы по подготовке, печати, проверке и список проверок перед выходом на сцену.

Что такое заметки докладчика

Заметки докладчика — небольшие текстовые блоки, привязанные к каждому слайду. Они видны только вам в режиме докладчика или на распечатанных страницах заметок. Короткое определение: скрытые подсказки под слайдом для выступающего.

Как добавить заметки в PowerPoint

1. Переключитесь в режим Обычный. Для этого откройте вкладку «Вид» и выберите «Обычный» в группе представлений.

2. В панели слева выберите слайд, к которому хотите добавить заметки.

3. Нажмите кнопку «Заметки» внизу окна (Notes). Это откроет панель для ввода.

4. Под слайдом появится поле с приглашением «Коснитесь, чтобы добавить заметки» или на macOS — «Нажмите, чтобы добавить заметки». Наберите текст заметок.

5. Повторите для каждого слайда, где нужны подсказки. Используйте короткие фразы, буллеты и временные отметки, если нужно соблюдать лимит по времени.

Советы по содержанию заметок:

• Держите текст кратким: 1–3 предложения или 3–5 буллетов.
• Помечайте ключевые слова заглавными буквами или жирным, чтобы быстро ориентироваться.
• Указывайте тайминги и сигналы для переключения слайдов.
• Избегайте полного текста, который вы будете читать дословно — это снижает вовлечённость.

Как использовать заметки во время презентации

Есть два основных способа: режим докладчика с вторым монитором и распечатанные страницы заметок.

Использование второго монитора (режим докладчика)

Если у вас есть внешний дисплей для аудитории, включите режим «Показ слайдов». Нажмите значок «Показ слайдов» в правом нижнем углу окна или выберите вкладку «Слайд-шоу» → «С начала».

В режиме докладчика аудитория видит только текущий слайд. На вашем основном экране вы увидите текущий слайд, миниатюру следующего слайда и ваши заметки для текущего слайда.

Преимущества:

• Никаких бумажных листов в руках.
• Быстрый доступ к таймкодам и напоминаниям.
• Можете управлять слайдами с пульта, не теряя ориентации.

Ограничения:

• Требует второго дисплея или проектора работы в режиме расширения экрана.
• Иногда настройки отображения на компьютере и проекторе нужно вручную переключать.

Печать страниц заметок

Если второй монитор недоступен или вы предпочитаете бумажный носитель, распечатайте “Страницы заметок”.

1. Откройте вкладку «Файл» → «Печать».

2. В левой панели выберите «Печать».

3. В разделе «Параметры» найдите меню макета печати и выберите «Страницы заметок» (Notes Pages).

4. Нажмите «Печать».

Преимущества печати:

• Надёжность: бумага не зависит от техники.
• Легко делиться короткими заметками с коллегами.

Недостатки:

• Бумага может быть неудобной при движении на сцене.
• Необходимость следить за версией документа при правках в последний момент.

Практическая методика подготовки заметок

1. Пройдите сценарий выступления и разделите текст на смысловые блоки по слайдам.
2. Для каждого слайда запишите 2–4 ключевых тезиса и один CTA (призыв к действию) при необходимости.
3. Добавьте визуальные подсказки: например, «покажите на графике» или «включите видео через 0:05».
4. Репетируйте с таймером, корректируя объём текста под отведённое время.

Чек-лист перед выходом на сцену

• Проверить режим дисплея (Расширение/Дублирование) и включить режим докладчика.
• Открыть нужную презентацию и перейти в Обычный режим, чтобы убедиться, что заметки на месте.
• Распечатать страницы заметок как запасной вариант.
• Удалить или зачеркнуть конфиденциальные данные из заметок.
• Проверить подключение проектора и пульта.
• Протестировать отображение шрифтов и размеров заметок на экране докладчика.

Ролевые чек-листы

Для докладчика:

• Быть уверенным в ключевых тезисах, а не читать по бумажке.
• Отметить в заметках сигналы для взаимодействия с аудиторией.

Для организатора:

• Проверить наличие второго экрана и разрешение.
• Подготовить распечатки заметок для докладчика по запросу.

Для дизайнера слайдов:

• Оставлять достаточное пространство внизу слайда для заметок (визуально это не влияет, но облегчает ориентирование).
• Использовать простые шрифты в заметках, чтобы они читались на экране докладчика.

Когда заметки не подходят

• Если вы практикуете свободную импровизацию и полностью полагаетесь на память — заметки могут мешать естественности.
• Для коротких выступлений (1–2 минуты) лучше не использовать развернутые заметки.
• Если презентация публична и заметки содержат конфиденциальные данные, нельзя полагаться на распечатки без шифрования или безопасного хранения.

Безопасность и приватность

Заметки могут содержать личные данные, договорные условия или секретные цифры. По возможности:

• Удаляйте чувствительную информацию перед совместным доступом к файлу.
• Не оставляйте распечатки без присмотра.
• Используйте защищённое облачное хранилище и проверяйте права доступа.

Быстрый план действий (микро-SOP)

1. Подготовьте заметки в режиме Обычный.
2. Проверьте в режиме докладчика на втором мониторе.
3. Распечатайте «Страницы заметок» как запасной вариант.
4. Перед началом выступления выполните чек-лист.

Принятие и оценка качества заметок

Критерии приёмки:

• Текст заметок краткий и читабельный на экране докладчика.
• Все ключевые факты указаны и помечены для быстрого поиска.
• Нет конфиденциальной информации в открытой печатной версии.

Решение: печатать или использовать режим докладчика

flowchart TD
  A[Нужны заметки докладчика?] -->|Да| B{Есть второй экран/проектор?}
  B -->|Да| C[Использовать режим докладчика]
  B -->|Нет| D[Распечатать Страницы заметок]
  A -->|Нет| E[Не использовать заметки]
  C --> F[Провести тест и репетицию]
  D --> F
  E --> F

Короткое резюме

Заметки докладчика — простой способ держать основные мысли под рукой, не перегружая слайды. Добавляйте их в режиме Обычный, проверяйте в режиме докладчика или печатайте «Страницы заметок». Проверяйте приватность и заранее репетируйте.

Важно: всегда иметь резервный план (бумажные заметки) и протестировать показ на месте проведения.