Руководство по Shifts в Microsoft Teams

Важное: термины

• Shifts — приложение планирования смен в Microsoft Teams. Кратко: инструмент для менеджеров и сменных работников.

В этой статье

• Открытие приложения Shifts и первые шаги по созданию смен
• Как менеджеры создают смены и графики
• Как делиться сменами с командой
• Управление отпусками и другими запросами сотрудников
• Настройка Табеля времени (Time Clock) в Shifts
• Когда Shifts подходит, а когда стоит выбрать альтернативы

Краткое введение

Если ваш IT-администратор включил приложение, вы увидите Shifts в левой панели Microsoft Teams. Это инструмент для управления расписанием, рассчитанный в первую очередь на менеджеров и сменных сотрудников — тех, кто взаимодействует с клиентами или работает на линии. Shifts входит в большинство тарифных планов Teams без дополнительной платы и заменяет старый Microsoft Staff Hub.

Shifts подходит не только для первых линий. Менеджеры могут составлять графики, менять смены, создавать группы, принимать заявки на отпуск и вести учёт времени. Благодаря глубокой интеграции в Teams Shifts удобен для небольших компаний и распределённых команд.

Открытие приложения Shifts и первые шаги по созданию смен

1. Откройте Microsoft Teams.
2. Слева найдите иконку Shifts. Если её нет — кликните «… Дополнительные приложения» и выберите Shifts из списка.
3. При первом запуске вы увидите смены, назначенные на текущую неделю. Если ничего нет, менеджер или администратор должны назначить смену.

Важно: только менеджеры или владельцы команды Office 365 могут создавать графики. Остальные участники видят только свои смены и могут подавать запросы.

Если вы менеджер с нужными правами, выберите команду и нажмите Create (Создать). Система предложит выбрать часовой пояс. Для распределённых команд выбирайте понятный всем часовой пояс (например, «Тихоокеанское время» или локальный часовой пояс вашей организации).

После создания графика Teams предложит пройти интерактивный тур по функциям: добавление участников, создание смен, открытые смены и т. п.

Как менеджеры создают смены и графики

Менеджеры и администраторы с правами Office 365 могут:

• Добавлять сотрудников в команду.
• Создавать смены на определённые дни.
• Копировать и вставлять смены.
• Создавать открытые смены, чтобы сотрудники могли их принять.

Пошагово:

1. Нажмите на «добавить людей в группу» — иконка человека справа.
2. Выберите сотрудников из каталога Office 365.
3. Для создания смены дважды кликните пустой слот в расписании сотрудника.
4. Укажите время начала и окончания, цвет, название и заметки. При необходимости добавьте активность через кнопку Add Activity.
5. Сохраните смену кнопкой Save.
6. Для копирования используйте контекстное меню: Copy → вставьте в нужный слот через Paste.

Советы по шаблонам и повторяющимся сменам:

• Создайте шаблоны для типовых смен (утренняя, вечерняя, ночная). Храните их в отдельной заметке или в документе для быстрого копирования.
• Для команд с похожими графиками используйте функцию копирования на неделю/месяц вперед.

Полезные настройки вида:

• Фильтры по участникам и группам.
• Вид по дням, неделям или месяцам.
• Печать текущего представления.

Создание открытых смен и их назначение

Открытые смены позволяют создать смену без конкретного сотрудника. Это удобно, если нужен «резерв» или вы ждёте заявок. Процесс:

1. Перейдите в раздел Open Shifts.
2. Создайте смену как обычно, но не назначайте сотрудника.
3. Нажмите … под сменой и выберите Assign open shift, чтобы предложить её участникам.

Важно: открытые смены лучше публиковать заранее и сопровождать описанием требований (навыки, сертификация). Это уменьшает риск, что неподготовленный сотрудник возьмёт смену.

Поделиться сменами с командой

Созданные смены становятся видимыми сотрудникам только после публикации. Нажмите фиолетовую кнопку Share with team в правом верхнем углу, чтобы опубликовать выбранный диапазон дней.

Опции публикации:

• Выберите диапазон дней для публикации.
• Уведомление всей команды (все в расписании).
• Уведомление только затронутых сотрудников (тех, кому назначены смены).

Рекомендация: публикуйте изменения заранее и всегда сопровождайте публикацию краткой заметкой с ожиданиями и требованиями к смене.

Управление отпусками и другими запросами

Сотрудники могут подавать несколько типов запросов:

• Запрос на отпуск (Time off).
• Запрос на обмен смен (Shift swap).
• Предложение принять открытые смены (Offer shift).
• Отмена ранее отправленного запроса.

Пользовательский путь:

1. В Shifts нажмите иконку в виде часов с вопросительным знаком (Requests).
2. Создайте новый запрос и укажите причину и заметку.
3. Отправьте запрос на рассмотрение менеджеру.

Роль менеджера:

• Перейдите в вкладку Requests → In progress.
• Просмотрите детали справа.
• Одобрите или отклоните запрос. При одобрении сотрудник получит уведомление.

Процесс одобрения должен быть прозрачным: фиксируйте причину отказа и предлагайте альтернативы (например, заменить смену другим сотрудником).

Настройка Табеля времени (Time Clock)

Time Clock позволяет сотрудникам фиксировать приход и уход с помощью мобильного приложения Teams (iOS/Android). Менеджеры могут включить опциональное определение местоположения (геолокацию) при отметке прихода/ухода.

Настройка:

1. Перейдите в раздел Settings → Begin setup.
2. Включите Time Clock и выберите опции геолокации и правил подтверждения.
3. Определите, какие пользователи имеют доступ к Time Clock.

Права и экспорт:

• Только менеджеры могут экспортировать табель в Excel.
• Экспорт включает отметки входа/выхода и заметки сотрудников.

Важно: отслеживание местоположения несёт риски приватности. Убедитесь, что сотрудники проинформированы, а политика согласована с локальными законами.

Пример сценария использования Shifts в малом бизнесе

1. Менеджер создаёт недельный шаблон смен и публикует его в пятницу на следующую неделю.
2. Сотрудники принимают открытые смены через приложение.
3. Перед началом смены сотрудник отмечается в Time Clock.
4. Если сотрудник болеет, он подаёт запрос на отпуск, менеджер рассматривает его и предлагает замену.
5. После недели менеджер экспортирует табель в Excel и передаёт данные в систему расчёта заработной платы.

Роли и обязанности — чеклисты

Менеджер

• Добавить участников команды в Shifts.
• Настроить часовой пояс и шаблоны смен.
• Публиковать смены вовремя.
• Проверять и одобрять запросы на отпуск/обмен смен.
• Экспортировать табель и проверять отметки времени.

Администратор IT

• Убедиться, что у команды есть права Office 365 для создания расписаний.
• Включить Shifts в настройках Teams, если требуется.
• Настроить политики безопасности и геолокации.

Сотрудник

• Проверять опубликованные смены.
• Подавать запросы на отпуск и обмен смен.
• Отмечаться в Time Clock при начале/конце смены.
• Оставлять заметки при необходимости.

SOP: Быстрая инструкция по запуску Shifts (шаг за шагом)

1. Назначьте владельца команды (Owner) в Office 365.
2. Менеджер открывает Shifts → Create → указывает часовой пояс.
3. Добавьте сотрудников через «добавить людей в группу».
4. Создайте шаблоны смен и заполните расписание.
5. Опубликуйте смены кнопкой Share with team.
6. Включите Time Clock и уведомите сотрудников.
7. Настройте периодичность экспорта табелей для расчёта зарплаты.

Критерии приёмки

• Все сотрудники видят свои смены в приложении Teams.
• Запросы на отпуск и обмен смен видны менеджеру и обрабатываются в течение SLA.
• Отметки Time Clock корректно экспортируются в Excel с указанием времени и пользователя.
• Публикация смен сопровождается уведомлением команде.

Шаблоны и чек-листы (копируйте и используйте)

Таблица шаблона смен (пример):

Пример заметки при публикации смены:

Убедитесь, что у вас есть доступ к терминалу кассы. Если нет — напишите в канал #it-support.

Пример сообщения при отказе в отпуске:

Спасибо за запрос. К сожалению, в этот период недостаточно персонала. Можем предложить замену на 12–14 мая.

Когда Shifts не подходит: контрпримеры и альтернативы

Когда Shifts не лучший выбор:

• Если вам нужна глубокая интеграция со сложной системой расчёта зарплаты — используйте специализированные HR/payroll решения (ADP, UKG и т. п.).
• Для крупных предприятий с сотнями локаций и сложной валидацией квалификаций может понадобиться отдельная WFM-система.
• Если необходимы расширенные отчёты по эффективности и KPI — возможно, потребуется BI-инструмент поверх данных Shifts.

Альтернативы:

• Специализированные WFM/временные системы с интеграцией в ERP.
• Комбинация Shifts + сторонний экспорт/обработка в Excel/Power BI.

Модель зрелости использования Shifts

1. Начало: отдельные команды используют Shifts для базовых графиков.
2. Формализация: ввод шаблонов, публикация и базовые отчёты.
3. Оптимизация: интеграция Time Clock, политики геолокации и процесс одобрения заявок.
4. Централизация: экспорт данных в расчёт зарплаты и аналитика использования смен.

Безопасность и приватность

• Данные о времени и местоположении — персональные данные сотрудника. Уведомляйте сотрудников и получайте согласие, если это требуется локальным законодательством.
• Ограничьте доступ к экспортируемым табелям: только менеджеры и полномочные лица.
• При использовании геолокации убедитесь, что настройки точности и время хранения данных соответствуют политике компании.

Совместимость и миграция

• Shifts встроен в Teams и работает на настольных клиентах и мобильных приложениях (iOS/Android).
• При миграции с других систем: экспортируйте текущие расписания в CSV/Excel и импортируйте вручную через копирование и вставку шаблонов.
• Проведите пилот на одной команде перед массовым развёртыванием.

План развёртывания (высокоуровневый)

1. Подготовка: назначьте ответственных, опишите требования к сменам.
2. Пилот: выберите 1–2 команды, настройте шаблоны и Time Clock.
3. Обучение: проведите 30–60 минутный тренинг для менеджеров и сотрудников.
4. Развёртывание: поэтапно включайте команды, контролируйте метрики использования.
5. Ретроспектива: соберите фидбэк и настройте процессы.

Инцидентный план: проблемы с Time Clock

1. Сотрудник жалуется, что отметка не сохранилась.
   • Проверка соединения сети и версии приложения.
   • Запрос скриншота или времени попытки отметки.
   • Менеджер вручную вносит корректировку в расписание и оставляет заметку.
2. Геолокация показывает некорректное место.
   • Проверьте настройки разрешений приложения у пользователя.
   • Если проблема системная — отключите геолокацию временно.
3. Ошибки при экспорте табеля.
   • Проверка прав доступа менеджера.
   • Попробовать экспорт в другом браузере или клиенте Teams.

Пример decision tree (краткий) — выбор, публиковать смену или отложить

flowchart TD
  A[Создана смена] --> B{Соответствует требованию по персоналу?}
  B -- Да --> C{Есть замены при отказе?}
  B -- Нет --> D[Отложить публикацию, найти замену]
  C -- Да --> E[Опубликовать смену и уведомить затронутых]
  C -- Нет --> F[Создать открытую смену и оповестить команду]
  E --> G[Мониторинг наличия сотрудников]
  F --> G
  D --> G

Принятые практики и эвристики

• Публикуйте смены минимум за 72 часа, если это возможно.
• Для критичных ролей держите буфер в виде открытых смен.
• Документируйте причины отклонённых заявок.
• Используйте цветовые метки для быстрого распознавания типа смены.

Краткий словарь (1‑строчная дефиниция)

• Owner — владелец команды Office 365, может создавать расписания.
• Open shift — смена без назначенного сотрудника.
• Time Clock — функция отметки прихода/ухода в Shifts.

Короткий анонс (100–200 слов)

Shifts в Microsoft Teams — простой и удобный инструмент для планирования смен и учёта рабочего времени. Он помогает менеджерам создавать и публиковать графики, обрабатывать заявки на отпуск и обмен сменами, а также вести учёт прихода/ухода через Time Clock. Благодаря интеграции с Teams команды получают единое рабочее пространство: дискуссии, уведомления и отчёты находятся в одном месте. Для малого бизнеса Shifts часто закрывает 80% повседневных задач по расписанию без необходимости внедрять сложную WFM‑систему. Пошаговые шаблоны, контроль прав доступа и экспорт табелей в Excel упрощают передачу данных в расчёт заработной платы. Если вы ищете лёгкое в развёртывании решение для сменного графика — начните с Shifts и масштабируйте процесс по мере роста команды.

Короткое резюме

• Shifts подходит для менеджеров и сменных работников.
• Публикация делает смены видимыми сотрудникам и отправляет уведомления.
• Time Clock полезен для учёта рабочего времени, но требует внимания к приватности.
• Для сложных расчётов зарплаты может понадобиться интеграция с внешними системами.

Призыв к действию

Попробуйте Shifts на одной команде как пилот. Настройте шаблоны смен, включите Time Clock и проведите короткое обучение сотрудников. Соберите фидбэк через 2–4 недели и адаптируйте процессы.

Если руководство было полезно — напишите, какие сценарии работы в Shifts вам нужны. Мы можем подготовить чек‑лист или шаблон под вашу отрасль.