OneDrive Personal Vault: как защитить файлы

В этой статье

Как настроить Personal Vault
Как загрузить файлы в Personal Vault
Как переместить файлы из OneDrive в Personal Vault
Как блокировать и разблокировать Personal Vault

Изображение OneDrive — интерфейс приложения на рабочем столе

Когда вы работаете с файлами, часто встречаются данные, требующие повышенной защиты: сканы документов, банковские выписки, личные фотографии и другие конфиденциальные файлы. OneDrive — облачное хранилище от Microsoft — помогает держать файлы синхронизированными между устройствами и даёт инструменты для защиты.

Функция Personal Vault добавляет дополнительный уровень безопасности: она помещает выбранные файлы в защищённую область с требованием повторной верификации пользователя перед доступом. Personal Vault доступен в OneDrive для домашних и персональных аккаунтов и работает в веб-версии, мобильном приложении и на ПК с Windows.

Важно: Personal Vault недоступен для рабочих или школьных учётных записей Microsoft 365 — его можно использовать только с личными аккаунтами OneDrive.

Что такое Personal Vault

Краткое определение: Personal Vault — защищённая область в OneDrive для хранения наиболее важных или чувствительных файлов с дополнительной проверкой личности.

Основная цель Personal Vault — удержать критичные данные под дополнительной защитой, сохранив при этом удобство доступа с разных устройств.

Короткое определение терминов

Верификация — подтверждение вашей личности через код, SMS, электронную почту или приложение-аутентификатор.
Блокировка — действие, которое автоматически или вручную закрывает доступ к Personal Vault.

Как настроить Personal Vault

Перед началом убедитесь, что вы используете личный аккаунт Microsoft и вошли в приложение OneDrive на своём компьютере или в вебе.

Запустите приложение Microsoft OneDrive и откройте раздел Мои файлы. На главной странице выберите папку Personal Vault.

Окно открытия папки Personal Vault в OneDrive

Появится окно с запросом на подтверждение личности: выберите способ верификации (электронная почта, SMS, мобильное приложение-аутентификатор).
Введите требуемые контактные данные (при необходимости) и следуйте инструкциям: если вы выбрали SMS или e‑mail, система отправит одноразовый код, который нужно ввести для завершения настройки.

Советы по настройке

Рекомендуется подключить приложение Microsoft Authenticator — оно позволяет генерировать коды без интернета и ускоряет доступ.
Проверьте контактные данные в настройках аккаунта Microsoft заранее, чтобы не потерять доступ к кодам.

Как загрузить файлы в Personal Vault

Ограничения и нюансы

Пользователи без подписки Microsoft 365 Family или Personal могут загружать только до трёх файлов в Personal Vault. Подписчики могут хранить файлы до доступного объёма хранилища.
На мобильных устройствах можно сканировать документы и сохранять их напрямую в Personal Vault.

Шаги загрузки

Откройте приложение OneDrive и выберите Personal Vault.
Повторно подтвердите личность с помощью выбранного метода (SMS, e‑mail или приложение-аутентификатор).
Нажмите Загрузить и выберите файлы на компьютере, затем подтвердите выбор.

Важно: в мобильном приложении OneDrive можно прямо из камеры сканировать документы или делать фотографии и сохранять их в Personal Vault, что предотвращает хранение сканов в общих незашифрованных папках на устройстве.

Как переместить файлы из OneDrive в Personal Vault

Если у вас уже есть файлы в обычном OneDrive, вы можете переместить их в Personal Vault для дополнительной защиты.

Откройте OneDrive и перейдите в папку, где хранятся нужные файлы.
Выберите файлы, которые хотите защитить.
Нажмите «Переместить» → выберите Personal Vault как назначение. Или просто перетащите файлы в открытый Personal Vault.

Перемещение файлов в Personal Vault в приложении OneDrive

Совет: убедитесь, что файлы полностью синхронизированы перед перемещением, чтобы избежать потери данных при прерывании соединения.

Как разблокировать и заблокировать Personal Vault

Как разблокировать

Откройте приложение OneDrive на Windows и выберите папку Personal Vault.
Подтвердите личность с помощью метода, который вы настроили (ввод кода из SMS, e‑mail или приложения-аутентификатора).

Подсказка: приложение Microsoft Authenticator может сгенерировать код офлайн, что удобно при отсутствии интернета.

Как заблокировать

На главной странице OneDrive откройте Personal Vault.
Нажмите значок опций Personal Vault и выберите «Заблокировать».

Иконка Personal Vault в OneDrive — меню блокировки

Автоматическая блокировка

Personal Vault обычно автоматически блокируется после периода бездействия — это снижает риск случайного доступа. Проверьте настройки приложения, чтобы узнать интервал автоматической блокировки на вашем устройстве.

Практические рекомендации по использованию

Держите в Personal Vault только действительно чувствительные файлы: документы, паспорта, фото карт, налоговые документы.
Регулярно делайте резервные копии важных документов вне Personal Vault, используя надёжные внешние хранилища или локальные зашифрованные носители.
Используйте сложные пароли для вашей учётной записи Microsoft и включите двухфакторную аутентификацию (2FA) для всей учётной записи.

Когда Personal Vault не подходит

Counterexamples / Когда эта функция не решит проблему

Если вам нужно шифрование «на устройстве» (end-to-end) с ключом, который хранится только у вас — Personal Vault не предоставляет пользовательского закрытого ключа; Microsoft управляет шифрованием в сервисе.
Для коллективной работы с чувствительными данными (несколько сотрудников) встроенные ограничения на доступ и аудит могут быть недостаточны — лучше рассмотреть корпоративные решения и управление правами доступа (IRM).
При необходимости соблюдения специфических стандартов шифрования или регуляторных требований (например, определённый метод хранения ключей) возможны ограничения.

Альтернативные методы защиты файлов

Шифрование диска (BitLocker) — защищает данные на жёстком диске устройства; полезно для локальной защиты.
Зашифрованные архивы (7-Zip, VeraCrypt) — можно создать файл‑контейнер с паролем и загрузить в облако.
Специализированные сервисы безопасного обмена файлами (SFTP с управляемыми ключами, корпоративные DLP/IRP решения).

Плюсы и минусы альтернатив:

BitLocker обеспечивает защиту всего диска, но не защищает файлы в облаке от доступа через ваш аккаунт.
VeraCrypt даёт полный контроль над ключами, но неудобен для частого доступа с разных устройств.
Personal Vault удобен и интегрирован, но управление ключами и аудитом ограничено по сравнению с корпоративными решениями.

Модель принятия решений: когда использовать Personal Vault

Простейшая эвристика:

Если файл личный и нужен доступ только вам — используйте Personal Vault.
Если файл требует совместной работы с коллегами или соблюдения сложных регламентов — рассмотрите корпоративные решения с управлением прав доступа.
Если нужен полный контроль над ключами — используйте локальные зашифрованные контейнеры.

Уровни зрелости использования Personal Vault

Начальный: личные документы, пароли, фото — ручная загрузка и редкие обновления.
Средний: регулярная загрузка документов, использование моб.сканирования и резервных копий.
Продвинутый: интеграция с политиками безопасности, централизованный мониторинг доступа (через Microsoft 365 для совместимых сред).

Факт-бокс: ключевые моменты

Где доступен: личные аккаунты OneDrive (веб, мобильные приложения, Windows).
Ограничение для бесплатных пользователей: до 3 файлов в Personal Vault без подписки.
Подписка: расширяет объём хранилища, но не меняет сам механизм верификации.

Критерии приёмки

Пользователь успешно настроил Personal Vault и подтвердил личность хотя бы одним способом.
Пользователь может загрузить и открыть файл в Personal Vault, а затем заблокировать его.
При автоматической блокировке доступ невозможен без повторной верификации.
Файлы из Personal Vault нельзя открыть из общего списка файлов без разблокировки.

Роль‑ориентированные чек‑листы

Чек‑лист для рядового пользователя

Установлен и настроен OneDrive с личным аккаунтом Microsoft.
Настроен хотя бы один метод верификации (SMS/email/Authenticator).
Загружены критичные файлы в Personal Vault.
Включен резервный план для важных документов.

Чек‑лист для продвинутого пользователя

Используется Microsoft Authenticator для офлайн‑кодов.
Проверено автоматическое время блокировки.
Настроены локальные резервные копии в зашифрованном контейнере.

Чек‑лист для ИТ‑администратора (для среды BYOD или поддержки пользователей)

Инструкции по использованию Personal Vault доступны сотрудникам.
Политики паролей и 2FA применяются к личным аккаунтам по возможности.
Рекомендации по архивированию и восстановлению данных предоставлены пользователям.

SOP — быстрый рабочий план для пользователя

Войти в OneDrive под личной учётной записью.
Открыть Personal Vault и пройти первичную верификацию.
Сканировать/загрузить документы в Personal Vault.
После работы явно заблокировать Personal Vault.
Поддерживать резервное копирование важных файлов вне облака.

Риски и меры смягчения

Риски

Потеря доступа к контактам для верификации (утеря телефона, недействующий e‑mail).
Компрометация учётной записи Microsoft.
Ошибочный перенос критичных файлов в общий доступ.

Меры

Подключить несколько способов восстановления доступа (запасной e‑mail, Authenticator).
Включить двухфакторную аутентификацию и использовать уникальный пароль.
Регулярно проверять настройки совместного доступа в OneDrive.

Безопасность: конкретные шаги для ужесточения

Включите двухфакторную аутентификацию на уровне аккаунта Microsoft.
Используйте Microsoft Authenticator вместо SMS, когда это возможно.
Настройте длинные и уникальные пароли для учётной записи Microsoft.
Ограничьте автоматическое предоставление доступа сторонним приложениям через настройки конфиденциальности.

Конфиденциальность и соответствие требованиям (GDPR и подобные)

Personal Vault хранит данные в облаке Microsoft; Microsoft применяет стандартные меры защиты и политики безопасности. Это не заменяет оценку соответствия вашей организации специфическим требованиям GDPR или локального законодательства.
Для данных, подпадающих под строгие регламенты, обсудите с юридическим и ИТ‑отделом необходимость дополнительных мер (шифрование с управлением ключами, аудит доступа, соглашения о переносе данных).

Тестовые сценарии и приёмка

Тест 1: Настройка

Шаги: запустить Personal Vault → пройти верификацию → подтвердить успешную настройку.
Ожидаемый результат: пользователь получает доступ к пустой защищённой области.

Тест 2: Загрузка файла

Шаги: разблокировать Personal Vault → загрузить файл → заблокировать Vault → попытаться открыть файл без повторной верификации.
Ожидаемый результат: без разблокировки файл недоступен.

Тест 3: Перемещение файла

Шаги: переместить файл из общей папки в Personal Vault → подтвердить синхронизацию.
Ожидаемый результат: файл появляется в Personal Vault и исчезает из общего списка.

Шаблон чек‑листа для переноса критичных файлов

Создать список файлов для переноса (название, тип, причина защиты).
Проверить, нет ли ограничений на размер или тип файла.
Синхронизировать OneDrive и убедиться в наличии сетевого соединения.
Переместить файлы в Personal Vault.
Проверить доступность файлов на всех нужных устройствах после синхронизации.

Однострочный глоссарий

Personal Vault — защищённая папка OneDrive с дополнительной верификацией личности.

Заключение

Personal Vault — удобный инструмент для пользователей OneDrive, которые хотят добавить простую и надёжную защиту для самых чувствительных файлов. Он не заменит корпоративные решения или полный контроль над ключами шифрования, но отлично подходит для личного использования: быстро настраивается, интегрируется с мобильно‑сканированием и минимизирует риск несанкционированного доступа.

Мы надеемся, что руководство помогло вам настроить и начать использовать Personal Vault. Поделитесь в комментариях, используете ли вы Personal Vault и какие данные храните там.

Рекламная карточка Microsoft 365 Family — значок и логотип