Как превратить Evernote в личную систему управления проектами

Изображение: общий вид беспорядка в коллекции заметок Evernote на экране компьютера

Когда я решил вернуть контроль над Evernote, у меня было 19 блокнотов и более 500 заметок (это уже после удаления ~1000 заметок из примерно восьми–десяти блокнотов). У меня было 43 тега, большинство из которых использовались в паре заметок.

Некоторые блокноты содержали «полезные» статьи. Другие — цели и таблицы привычек. Были смешные вещи, рецепты, материалы по карьере и финансовые документы. Короче, был большой беспорядок.

Ниже — как я превратил этот хаос в удобную личную систему управления проектами и чему это может научить вас при наведении порядка в Evernote.

Почему этот метод работает

• Уменьшение количества контейнеров (блокнотов/тегов) упрощает навигацию и поиск.
• Централизованный реестр проектов (мастер-страница) служит «приборной панелью» для приоритетов и следующего шага по каждому проекту.
• Консолидация релевантной информации снижает переключения контекста и ускоряет выполнение задач.

1. Очистите блокноты

Это самая трудная часть. Мне пришлось избавиться от большого объёма контента. Чтобы быстро пройти через весь список, я пролистывал каждый блокнот и задавал себе один вопрос: «Вернусь ли я к этому заметно вновь, и нельзя ли быстро найти это в интернете?» В большинстве случаев ответ — нет.

В результате я сократил аккаунт до семи блокнотов.

Изображение: интерфейс Evernote с сокращённым набором блокнотов и упорядоченным списком

Опционально: консолидация. Если у вас несколько заметок на одну тему, объедините их в одну большую заметку. У меня есть много заметок по письмам с запросами и питчам — их можно объединить в одну заметку.

Также можно объединять блокноты в стэки. Например, я объединил “Humor” и “Media” в стек “Fun”, чтобы они не захламляли панель навигации.

Важно: при очистке держите резервную копию или экспортируйте старую базу — на случай, если вы удалите что-то ценное по ошибке.

2. Создайте проектные блокноты и стэки

Создайте блокноты и стэки под свои проекты. Я начал со следующих стэков и блокнотов:

• MakeUseOf - Articles
• Longforms
• Hubstaff - Blog
• Conversion
• Newsletter
• Other - Mountain Weekly
• Knightworks
• Cardboard Republic
• Casual Game Insider

Я пронумеровал некоторые имена, чтобы поддерживать предпочтительный порядок в списке блокнотов.

Изображение: структура блокнотов и стэков, упорядоченных по приоритету

Рекомендация: планируйте структуру так, чтобы часто используемые проекты были вверху. Не делайте слишком много уровней вложенности — 2–3 уровня обычно достаточно.

3. Создайте мастер-список проектов

Даже при аккуратно выстроенных блокнотах вам нужна центральная страница для навигации по проектам. Вот пример моей мастер-страницы:

Изображение: пример мастер-списка с проектами и ставками компенсации

На мастер-странице я перечислил все фриланс- и контрактные проекты с указанием ставок оплаты — это помогает приоритизировать работу. Короткие проекты и идеи также добавляются сюда, чтобы не забыть о них.

Советы по содержанию мастер-страницы:

• Ссылки: привязывайте пункты к релевантным заметкам, таблицам в Google Drive или доскам Trello.
• Разделы: «Активные», «В ожидании», «Идеи/задержанные».
• Быстрые действия: чек-лист следующих шагов для каждого проекта.

Эта заметка — ваш основной дашборд. Когда не знаете, чем заняться дальше, откройте её.

4. Организуйте заметки проектов

Есть разные подходы к организации заметок внутри блокнотов. Я предпочитаю большие заметки с множеством информации, чтобы не прыгать между десятком мелких заметок. Например, в блокноте «Writing» у меня есть несколько крупных заметок по отдельным темам. Одна заметка “Newsgathering” содержит почти 9000 слов — это очень удобно.

Изображение: пример объединённой заметки с большим объёмом контента

Если вы предпочитаете, держите каждую статью в отдельной заметке — всё зависит от стиля. Главное — разместить максимум относящейся информации в проектном блокноте.

Правило: все заметки, наброски, планы, письма и релевантная корреспонденция должны находиться в соответствующем проектном блокноте. Если часть управления проектом ведётся в Trello или другой системе, храните ссылку на неё в мастер-странице.

5. Добавьте сокращения доступа (Shortcuts)

Цель личной PM-системы — мгновенно находить необходимое. Сокращения Evernote помогают.

Изображение: панель с закреплёнными сокращениями Evernote

Просто перетащите заметки или блокноты в область Shortcuts, чтобы они всегда были под рукой.

6. Настройте напоминания и сроки

Напоминания в Evernote удобны при управлении множественными проектами. Нажмите значок часов в верхней части заметки, чтобы установить дату напоминания. Все заметки с напоминаниями отображаются вверху блокнота.

Изображение: интерфейс установки напоминания для заметки

Примечание: в одной заметке можно установить только одно напоминание. Если в заметке несколько задач — создайте отдельные заметки для каждой задачи, чтобы иметь разные напоминания.

Изображение: заметка с видимой датой срока в предварительном просмотре

Полезно: прописывайте конечные сроки в заголовке заметки, чтобы видеть их в сниппете.

7. Разработайте систему тегов

Теги зависят от того, как вы управляете проектами. Несколько подходов:

• По типу работы: writing, editing, research, analytics.
• По приоритету: high, medium, low или 1, 2, 3.
• По времени: now, today, this-week.
• По контексту: home, office, phone.

Многие адаптируют теги под методику Getting Things Done; у кого-то есть вложенные теги для «проекта → статус → контекст». Можно не использовать теги вообще — у Evernote мощный поиск.

Рекомендация: выбирайте один из трёх подходов и придерживайтесь его. Слишком много схем тегирования убивает простоту.

8. Интегрируйте другие приложения

Evernote интегрируется с множеством сервисов: Feedly и Pocket отправляют статьи напрямую, Trello позволяет ссылать заметки и карточки, Remember The Milk синхронизирует напоминания.

Изображение: пример интеграции Evernote с таск-менеджером

Zapier и IFTTT помогают автоматизировать перенос данных между приложениями. TaskClone пригодится, если вы хотите синхронизировать заметки с задачами в сторонних приложениях.

Чем больше вы автоматизируете — тем меньше ручной работы и шанс забыть важное.

9. Сотрудничайте

Если вы используете Evernote персонально, вам, возможно, не нужны расширенные инструменты совместной работы. Но при работе в команде они полезны: совместное редактирование, обмен заметками и чат.

Нажмите кнопку «Поделиться», чтобы отправить ссылку по e‑mail или опубликовать публичную ссылку. Для чата используйте меню: Файл → Новый чат или Вид → Work Chat и введите имя или e‑mail для приглашения.

Коммуникация в рамках заметки снижает рассинхронизацию и сохраняет историю обсуждений рядом с релевантной информацией.

Методология: мини-процесс для быстрого внедрения

Следуйте этой упрощённой методике из пяти шагов (Audit → Consolidate → Categorize → Prioritize → Automate):

1. Audit (аудит): пройдитесь по всем блокнотам и пометьте «удалить», «сохранить» или «объединить».
2. Consolidate (консолидация): объедините связанные заметки и удалите дубли.
3. Categorize (категоризация): создайте проектные блокноты и теги.
4. Prioritize (приоритизация): создайте мастер-страницу и проставьте приоритеты и сроки.
5. Automate (автоматизация): подключите интеграции и создайте шаблоны.

Шаблон мастер-заметки (копируйте в Evernote)

Заголовок: Master — Проекты и приоритеты

• Активные проекты
  • [Название проекта] — статус — следующий шаг — срок — ссылка
• В ожидании
  • [Идея/проект] — причина ожидания — триггер для возобновления
• Идеи / Бэкберн
  • краткое описание идеи + заметки

Быстрый чек-лист:

• Проверить дедлайны на этой неделе
• Обновить статусы клиентов
• Создать напоминания для срочных задач

SOP: Пошаговый план внедрения за 1 день

1. Экспортируйте резервную копию Evernote (опционально).
2. Быстрый аудит: пройдите по каждому блокноту (10–30 секунд на блокнот) и пометьте «удалить/сохранить/объединить».
3. Удалите очевидный мусор.
4. Объедините заметки по темам в новые заметки.
5. Создайте проектные блокноты и перенесите каждую консолидированную заметку в соответствующий блокнот.
6. Создайте мастер-заметку и добавьте ссылки на проекты + краткие статусы.
7. Настройте 10–15 сокращений доступа для самых важных заметок/блокнотов.
8. Добавьте напоминания к срочным задачам и сроки в заголовки заметок.
9. Настройте интеграции с 1–2 сервисами (например, Google Drive, Trello).
10. Проверьте систему в течение недели и внесите корректировки.

Контрольный чек-лист перед завершением

• Количество блокнотов сокращено до разумного уровня
• Есть мастер-заметка с приоритетами
• Самые важные заметки в Shortcuts
• Напоминания настроены для всех срочных задач
• Интеграции, нужные для работы, подключены

Ролевые чек-листы

Для соло-пользователя:

• Минимизировать количество блокнотов
• Использовать мастер-заметку как ежедневный дашборд
• Делать еженедельный быстрый аудит (15–30 минут)

Для тим-лида:

• Настроить совместные блокноты и права доступа
• Включить заметки с ключевыми решениями и ключевыми задачами проекта
• Фиксировать решения в заметке с датой и автором

Для фрилансера:

• Указывать ставки и сроки в мастер-заметке
• Отслеживать статусы клиентов и задачи в отдельной секции
• Создать шаблон «Подача → Работа → Окончание» для типичных проектов

Критерии приёмки

Система считается готовой к использованию, если выполнены все пункты:

• Мастер-заметка существует и используется как точка входа.
• Для каждого активного проекта есть заметка с описанием следующего шага.
• Сокращения доступа содержат минимум 10 часто используемых элементов.
• Все срочные задачи имеют напоминания со сроками.

Примеры именования и структуры тегов

Примеры тегов по смыслу:

• project/название-проекта
• status/idea, status/active, status/on-hold
• priority/1, priority/2, priority/3
• context/home, context/office

Правило именования: используйте префиксы (project/, status/, priority/), чтобы теги легко фильтровать.

Тесты и критерии приемки (acceptance)

Тест 1: Открытие мастер-заметки даёт понятный список приоритетов и ссылку на каждую задачу.

Тест 2: При установке напоминания в заметке уведомление появляется в списке напоминаний и в Snippets.

Тест 3: Сокращение доступа открывает нужную заметку/блокнот одним кликом.

Тест 4: При добавлении новой заметки в проектный блокнот она появляется в поиске по тегам соответствующего проекта.

Ментальные модели и эвристики

• Правило 2 минут: если заметка/задача занимает <2 минут — сделайте сразу и удалите/архивируйте.
• Правило 80/20: 20% заметок дают 80% ценности — найдите их и сделайте сокращения.
• Информационная централизация: храните в проектном блокноте всё, что напрямую влияет на ход проекта.

Fact box

• Исходная ситуация: 19 блокнотов, >500 заметок, 43 тега.
• После очистки: 7 блокнотов.
• Пример объёма: одна консолидированная заметка — ~9000 слов.

Безопасность и приватность

• Не храните чувствительные пароли и данные оплаты в открытых заметках без шифрования.
• Для документов с личной информацией используйте защищённые хранилища и лишь ссылки из Evernote.
• Проверьте права доступа перед публикацией ссылок на заметки.

Decision flowchart

flowchart TD
  A[Начните аудит] --> B{Нужна ли эта заметка?}
  B -- Да --> C{Объединить с другой заметкой?}
  B -- Нет --> D[Удалить или экспортировать]
  C -- Да --> E[Копировать/вставить в целевую заметку]
  C -- Нет --> F[Оставить отдельной заметкой в проектном блокноте]
  E --> G[Переместить в проектный блокнот]
  F --> G
  G --> H[Добавить теги и напоминания]
  H --> I[Добавить в мастер-заметку]
  I --> J[Готово]

Глоссарий в одну строку

• Блокнот: контейнер заметок, эквивалент папки.
• Стек: группа блокнотов.
• Мастер-заметка: центральная запись с приоритетами и ссылками.
• Shortcuts: закреплённые заметки/блокноты для быстрого доступа.
• Напоминание: встроенная дата/время оповещения для заметки.

Альтернативы и когда этот подход не сработает

• Если ваша команда полностью работает в Trello/Jira и оттуда идут все задачи, хранить основной рабочий процесс в Evernote нецелесообразно. В таком случае используйте Evernote для справочных материалов и ссылок.
• Для сложных SSO/корпоративных прав доступа лучше использовать корпоративные PM-системы: Confluence, Notion Enterprise, Jira.

Быстрые подсказки и шаблоны

Шаблон заметки для задачи:

Заголовок: [Проект] — [Краткая задача] — [Срок]

• Описание задачи
• Следующий шаг
• Ожидаемые результаты
• Ответственный
• Ссылка на ресурс

Добавляйте напоминание и тег project/[имя]

Итог и дальнейшие шаги

Evernote отлично подходит для сбора и централизованного хранения информации. Превратите его в «рабочую тетрадь» ваших проектов: уменьшите шум, сконсолидируйте данные, добавьте мастер-заметку и автоматизируйте рутинные процессы. Начните с одноразовой 1‑дневной операции по очистке и настройке, затем поддерживайте систему еженедельно.

Посмотрите также решения для командной работы, такие как monday.com, если вам нужна расширенная совместная работа над проектами.

Изображение: благодарности фотографу и кредит изображения — Mikhail Mishchenko/Shutterstock

Краткое резюме

• Сократите блокноты и теги до минимально необходимых.
• Сделайте мастер-заметку как единый источник правды.
• Используйте напоминания и Shortcuts для срочных задач.
• Автоматизируйте интеграцией с другими сервисами.

Важно: создайте резервную копию перед массовыми удалениями.