Как делать заметки в Microsoft Teams с помощью Copilot

Перед началом: требования и доступ

Коротко: для работы Copilot в Teams обычно требуется корпоративная лицензия Microsoft 365 и включённая функция на уровне арендатора (tenant). Администратор должен активировать Copilot и включить транскрипцию в политиках встреч. Также проверьте, доступна ли новая версия Teams в вашей организации — функциональность может отличаться между классической и новой клиентской версией.

Ключевые термины в одну строку:

• Copilot — интеллектуальный ассистент Microsoft, использующий транскрипцию и контекст для создания заметок и сводок.
• Транскрипция — преобразование речи в текст в реальном времени.

Важно: у организатора встречи есть контроль над использованием Copilot в конкретной встрече даже если у других участников нет лицензионного доступа.

Настройка Copilot для встречи

1. Перед встречей откройте календарь Teams и выберите нужное собрание.
2. Нажмите Options (Параметры), затем More options (Дополнительные параметры).
3. Перейдите в раздел Copilot и выберите вариант из выпадающего списка:
   • During and after the meeting — Copilot начнёт транскрибировать и работать с момента старта встречи; при выборе в элементах управления встречей будет предложено запустить транскрипцию.
   • Only during the meeting — Copilot активируется только при выборе в элементах управления встречи и использует данные speech-to-text для получения инсайтов.
   • Off — Copilot выключен для этой встречи; запись и транскрипция недоступны.

4. Нажмите Save (Сохранить).

Если у вас нет доступа к этим настройкам, обратитесь к IT‑администратору.

Включение транскрипции в административной консоли

1. Откройте Microsoft Teams Admin Center.
2. Перейдите в Meetings (Встречи), затем выберите Meeting Policies (Политики встреч).
3. В разделе Recording & transcribe (Запись и транскрипция) найдите переключатель Transcriptions и включите его.
4. В настройках Copilot выберите On with Transcript (Включено с транскриптом).

Примечание: политики могут быть назначены разным группам пользователей — проверьте, что ваша группа имеет право на транскрипцию и использование Copilot.

Как использовать Copilot во время встречи

Когда всё настроено, запустите встречу или присоединитесь к ней. Вот практические сценарии:

• Если вы подключились спустя 5 минут после старта и Copilot активен, вам предложат получить краткую сводку, чтобы быстро войти в контекст.
• В элементах управления встречи выберите Open Copilot и затем View prompts, чтобы увидеть предустановленные команды: «Recap the meeting so far», «Suggest follow-up questions», «List different perspectives by topic», «Generate meeting notes» и т. д.
• За несколько минут до конца встречи появится подсказка для завершения — удобно собрать открытые вопросы и назначить действия.
• Copilot может выделять action items и назначать ответственных по имени, если участники идентифицированы в системе.

Совет: формулируйте запросы кратко и в контексте. Например: «Сделай заметки по пункту 2 отсюда» или «Сгенерируй список задач по приоритету».

Как получить заметки после встречи

После окончания собрания есть два основных пути для получения заметок и сводки.

Из чата встречи

Примечание: если для Allow Copilot была выбрана опция Only during the meeting и транскрипция не запускалась, Copilot будет использовать только данные чата.

1. Откройте чат встречи.
2. Нажмите иконку Open Copilot в правом верхнем углу чата.
3. Copilot покажет информацию и инсайты, основанные на чате и — при наличии — на транскрипте.
4. До начала транскрипции Copilot включит данные чата до 24 часов до встречи, чтобы учесть предварительную переписку.

С вкладки Recap

Примечание: если транскрибировалась более поздняя встреча в серии, история предыдущих разговоров может быть недоступна.

1. Перейдите на вкладку Recap в чате встречи.
2. Нажмите иконку Copilot, чтобы просмотреть историю и итоговые материалы.

Вы можете редактировать автогенерированные заметки, добавлять личные комментарии и экспортировать материалы в OneNote, Word или переслать в Teams-канал.

Практические советы и шаблоны взаимодействия

• Перед встречей опубликуйте повестку в чате — Copilot использует её для релевантных сводок.
• Если хотите, чтобы Copilot фокусировался на конкретных темах, во время встречи используйте короткие команды: «Отметь решение по бюджету» или «Выдели риски по проекту X».
• Для конфиденциальных обсуждений временно отключайте Copilot и транскрипцию.

Пример шаблона заметок, который можно попросить сгенерировать:

Пример структуры заметок (шаблон)

• Название встречи: [тема]
• Дата и время: [дата, время]
• Участники: [список]
• Краткая сводка (3–5 предложений)
• Принятые решения
• Открытые вопросы
• Действия (owner — срок)
• Вложения/ссылки

Скопируйте этот шаблон в Teams или OneNote и попросите Copilot заполнить поля по транскрипту.

Когда Copilot может не работать правильно (контрпримеры)

• Шумная среда и плохое качество звука — транскрипция содержит ошибки.
• Участники говорят одновременно — алгоритм может неправильно присвоить высказывания.
• Юридически конфиденциальные обсуждения — компания может специально отключать автоматическую запись и транскрипцию.
• Языки/диалекты, которые плохо поддерживаются — точность снижается.

В таких случаях вручную назначьте секретариата для записи важных моментов или используйте локальные решения для заметок.

Альтернативные подходы

• Ручные заметки в OneNote/Notion вместе с таймкодами — полезно для высокоточного протоколирования.
• Третьи стороны: специализированные сервисы стенографии и аналитики встреч (проверьте соответствие политике безопасности вашей организации).
• Комбинированный подход: Copilot для сводок + человек для окончательной верификации и публикации.

SOP: быстрый плейбук для организатора встречи

1. За 24 часа до встречи: опубликовать повестку в чате и включить Copilot (если нужно).
2. Перед началом: проверить настройки встречи → Copilot = During and after the meeting или Only during the meeting.
3. При старте: запустить транскрипцию (если не началась автоматически).
4. В ходе встречи: использовать команды Copilot для пометок, запросов по ходу встречи и проверки action items.
5. За 5 минут до конца: попросить Copilot подготовить финальную сводку и список задач.
6. После встречи: проверить Recap, отредактировать заметки, экспортировать и разослать участникам.

Критерии приёмки

• Наличие сводки с ключевыми точками и решениями.
• Ясный список действий с назначенными ответственными и сроками.
• Отсутствие критических ошибок в интерпретации решений (проверяется человеком).

Ролевые чек-листы

Организатор:

• Включил Copilot и транскрипцию.
• Опубликовал повестку.
• Назначил ответственных за верификацию заметок.

Участник:

• По возможности представился в чате, чтобы Copilot корректно сопоставил имена.
• Сообщил, если обсуждение конфиденциальное.

IT‑админ:

• Проверил политики Meeting Policies и включил Transcriptions.
• Убедился, что групповые права назначены корректно.

Ментальные модели и эвристики

• «Записал — значит обработал»: автоматическая запись помогает, но не заменяет человеческую проверку.
• «Шум = снижение доверия к выводам»: при шуме полагайтесь на ручную верификацию.
• «Подтверждение ответственных»: любая задача, сгенерированная Copilot, должна иметь явного владельца.

Безопасность и конфиденциальность

• Данные транскриптов и выводы Copilot хранятся в облаке Microsoft — следуйте политике компании по обработке персональных данных.
• Для чувствительных данных рассмотрите отключение автозаписи и использование защищённых каналов для хранения итоговых заметок.
• GDPR/локальные требования: перед записью убедитесь в юридической правомочности записи разговора и уведомлении участников.

Важно: не храните секретную проектную информацию в публичных каналах и проверяйте настройки доступа к Recap и экспортированным файлам.

Отладка и распространённые проблемы

Проблема: Copilot не запускается в встрече.

• Проверьте, включён ли Copilot в параметрах встречи.
• Убедитесь, что у вас есть соответствующая лиценция и политика арендатора позволяет транскрипцию.

Проблема: Нет транскрипта после встречи.

• Возможно, транскрипция не была запущена или была отключена политикой. Проверьте Meeting Policies и журналы администратора.

Проблема: Неправильное распределение реплик между участниками.

• Попробуйте попросить участников представиться по очереди в начале встречи и говорите поочерёдно; при необходимости вручную скорректируйте заметки.

Тесты приёмки (acceptance criteria)

• Транскрипт доступен в Recap и связан с чатом.
• Сумма ключевых решений верна при сравнении с записями человека.
• Список action items содержит ответственных и сроки.

Пример рабочих сценариев (edge-case gallery)

• Многоязычная встреча: Copilot выделит сводку по основному языку, но может потерять детали других языков.
• Встреча без видеопотока (аудио только): транскрипция работает, но не может распознать визуальные элементы (слайды) без явных ссылок.
• Серия встреч: Recap может не агрегировать старые транскрипты из-за политик и настроек хранилища.

Краткое резюме

Copilot в Teams — мощный инструмент для автоматизации заметок, но он работает лучше всего при корректной настройке политики, адекватном качестве звука и участии человека для валидации. Используйте шаблоны, SOP и чек-листы, чтобы гарантировать точность и безопасность итоговых заметок.

FAQ

Q: Нужна ли участникам отдельная лицензия для просмотра заметок? A: Обычно просматривать заметки и Recap могут участники встречи, но доступ к функциям Copilot зависит от лицензий и настроек администратора.

Q: Можно ли экспортировать заметки из Copilot в OneNote или Word? A: Да — заметки и итоговые сводки можно редактировать и экспортировать в OneNote, Word или пересылать в каналы Teams.

Q: Как быстро отключить Copilot на встрече? A: Организатор может в настройках встречи выставить Copilot = Off, либо участник может не давать разрешений на запись.

Подписывайтесь на обновления Teams и обсуждайте в комментариях, какие сценарии работы с Copilot вам полезны — охотно поможем адаптировать SOP под ваш поток работы.