Как отключить сохранение отправленных писем в Outlook

Важно: отключение сохранения отправленных писем делает их недоступными в клиенте Outlook. Если у вас корпоративный почтовый сервер (Exchange, Microsoft 365), копии сообщений могут всё ещё храниться на сервере по политике организации.

Зачем отключать сохранение отправленных писем

Коротко: это полезно при необходимости конфиденциальности, экономии места на локальном диске или чтобы избежать автоматического накопления большого количества писем с вложениями. Причины:

• Конфиденциальность и минимизация следов в локальном клиенте. Если несколько человек имеют доступ к вашему профилю или компьютеру, в «Отправленных» не будет видно, кому и что вы отправляли.
• Освобождение места на устройстве при локальных PST/OST файлах.
• Управление личной архивацией: вы можете отправлять письмо и сознательно не сохранять локальную копию, если важны только серверные журналы.

Когда это не подходит:

• Для соблюдения корпоративной политики хранения почты. Администратор может требовать сохранение всех исходящих писем.
• Если вы хотите иметь историю исходящих сообщений для доказательств переписки или аудита.

Как не сохранять отдельное отправляемое письмо

Если нужно, чтобы одно конкретное письмо не сохранялось в «Отправленных», сделайте так:

1. Откройте Outlook и начните создавать новое письмо.
2. Напишите адресатов, тему и текст сообщения.
3. В окне создания письма выберите вкладку Параметры в верхней части окна.
4. В разделе Дополнительные параметры нажмите меню Сохранить копии отправленных сообщений в.
5. В списке выберите Не сохранять.

После отправки такого письма Outlook не будет сохранять его копию в папке «Отправленные». Это удобно для одиночных сообщений требующих конфиденциальности.

Как отключить сохранение всех отправленных писем через настройки Outlook

Чтобы Outlook перестал сохранять копии всех исходящих писем на этом профиле и устройстве, выполните шаги:

1. Запустите Outlook на компьютере.
2. Нажмите Файл в левом верхнем углу.
3. Перейдите в Параметры в левом меню.
4. В окне «Параметры Outlook» выберите раздел Почта.
5. Прокрутите правую панель вниз до секции Сохранение сообщений.
6. Снимите флажок Сохранять копии сообщений в папке “Отправленные”.
7. Нажмите ОК, чтобы сохранить настройки.

После этого Outlook на этом компьютере не будет помещать отправленные письма в локальную папку «Отправленные». Если вы снова захотите сохранять копии, вернитесь в этот параметр и установите флажок.

Как отключить сохранение через реестр Windows

Если требуется массово или программно управлять поведением, можно создать ключ в реестре Windows. Выполняйте аккуратно и создавайте резервную копию реестра перед изменениями.

1. Откройте Outlook и нажмите Файл.
2. Выберите Учетная запись Office в левой панели.
3. Нажмите О программе Outlook и запомните версию в скобках (она понадобится для пути в реестре).
4. Нажмите Windows + R, введите regedit и нажмите Enter.
5. Подтвердите запрос контроля учетных записей, нажав Да.
6. Перейдите к ветке для вашей версии Outlook, например:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

7. В правой части окна кликните правой кнопкой мыши по пустой области и выберите Создать > DWORD (32 бита).
8. Назовите новое значение SaveSent и нажмите Enter.
9. Дважды кликните SaveSent и установите Значение в 0.
10. Закройте редактор реестра и перезапустите Outlook.

Чтобы включить сохранение обратно, присвойте значение 1 тому же параметру SaveSent.

Совет для администраторов: создание скрипта .reg или групповой политики ускорит распространение параметра на множестве рабочих станций, но проверьте соответствие политике хранения корпоративной почты.

Как сохранять отправленные письма в другую папку

Вместо хранения в «Отправленные» можно автоматически сохранять копии в любую другую папку. Для этого создайте правило:

1. Откройте Outlook и нажмите Файл.
2. Выберите Управление правилами и оповещениями.
3. Нажмите Новое правило на вкладке «Правила для электронной почты».
4. Выберите Применять правило к сообщениям, которые я отправляю и нажмите Далее.
5. Нажмите Далее без выбора условий, чтобы применить правило ко всем отправленным сообщениям. Подтвердите действие в появившемся окне.
6. Выберите действие переместить копию в указанную папку или переместить в указанную папку.
7. Кликните ссылку указанную в нижней части окна и выберите папку, куда сохранять копии.
8. Назовите правило и нажмите Готово.

Это полезно, если вы хотите разделять рабочие и личные исходящие письма или хранить копии в архивной папке.

Альтернативные подходы

• Серверные правила и журналы. На корпоративных серверах Exchange или Microsoft 365 можно настроить соответствующие политики хранения и журналирования исходящих сообщений. Это контролирует сохранение на сервере, а не в локальном клиенте.
• Удаление после отправки. Автоматически удалять сообщения из «Отправленные» с помощью правила, которое срабатывает сразу после отправки. Этот подход подходит, если необходимо кратковременное хранение в клиенте.
• Шифрование и самоуничтожающиеся письма. Для конфиденциальных коммуникаций лучше использовать безопасные каналы, шифрование и механизмы с ограниченным сроком доступа.

Когда отключение не сработает

• Если ваш почтовый профиль использует серверное копирование или организационное архивирование, то копии могут сохраняться на сервере независимо от настроек клиента.
• В некоторых конфигурациях с OST/PST и кэшем Exchange локальные и серверные копии не всегда синхронизируются ожидаемо; проверьте поведение после изменения настроек.
• Плагины и надстройки Outlook могут игнорировать настройку или сами сохранять копии.

Рекомендации по безопасности и соответствию

• Сначала согласуйте изменения с отделом безопасности или с администратором почтового сервера. Отключение сохранения отправленных может нарушать требования аудита.
• Для персональной приватности отключение подходит; для корпоративной — чаще нет.
• Убедитесь, что ключи реестра распространяются безопасно и что у вас есть план отката.

Чеклист для ролей

Пользователь

• Сделать резервную копию важных писем перед отключением.
• Использовать опцию для отдельных писем при необходимости.

Администратор почты

• Проверить политики организации и требования хранения.
• Тестировать изменение на пилотной группе.
• Документировать изменения и способ отката.

ИТ-администратор Windows

• Подготовить .reg или GPO для массового применения.
• Убедиться в совместимости с используемой версией Outlook.

Критерии приёмки

1. После отключения через параметры клиент Outlook не создает новых элементов в папке «Отправленные» для новых отправленных писем.
2. Изменение реестра с SaveSent = 0 приводит к аналогичному результату после перезапуска Outlook.
3. При использовании правила копии отправленных писем появляются в выбранной папке.
4. Нет конфликтов с корпоративным архивированием: согласовать результаты с администратором сервера.

Тестовые сценарии и проверка

Тест 1. Отключение для одного письма

• Действия: создать письмо, установить опцию Не сохранять, отправить.
• Ожидаемый результат: письма нет в «Отправленных». Серверных копий нет на клиенте.

Тест 2. Отключение в настройках

• Действия: снять галку в Параметры → Почта → Сохранение сообщений, отправить 5 писем.
• Ожидаемый результат: ни одно из 5 писем не появится в «Отправленных» на этом клиенте.

Тест 3. Изменение реестра

• Действия: установить SaveSent=0, перезапустить Outlook, отправить письмо.
• Ожидаемый результат: письмо не сохраняется в «Отправленных».

Тест 4. Правило перемещения

• Действия: создать правило перемещения копии в указанную папку, отправить письмо.
• Ожидаемый результат: в указанной папке появляется копия отправленного сообщения.

Отладка и частые проблемы

• Если письма всё ещё сохраняются, проверьте надстройки Outlook и серверные политики.
• Убедитесь, что вы правите реестр для правильной версии Office (значение 16.0 для Office 2016/2019/365; при других версиях путь меняется).
• После изменения реестра перезапустите Outlook и, при необходимости, компьютер.

Примечания о конфиденциальности и законодательстве

• Отключение локального сохранения не отменяет обязательств по хранению и раскрытию электронных сообщений в рамках корпоративных политик или законодательства; всегда консультируйтесь с юридическим отделом.
• При работе с персональными данными учитывайте требования GDPR и локальные законы о хранении данных.

Короткое резюме

• Для отдельного письма используйте опцию в окне создания сообщения и выберите Не сохранять.
• Для всех писем снимите флажок в Параметры → Почта → Сохранение сообщений.
• Для массовых или программных изменений используйте реестр SaveSent и распространяйте через GPO или скрипты.
• Альтернативно перемещайте копии в другую папку через правило.

FAQ

Сохраняются ли отправленные письма на сервере, если я отключил их в Outlook

Отключение в клиенте влияет только на локальное сохранение. Сервер может всё ещё хранить копии в соответствии с корпоративными политиками или настройками почтового сервера.

Можно ли сделать так, чтобы правило сохраняло копии только для определённых получателей

Да. При создании правила добавьте условия, например «отправлено конкретным людям» или «с определённым словом в теме», чтобы применять перемещение копий выборочно.

Влияет ли это на мобильные версии Outlook

Изменения, сделанные в десктопном клиенте, не всегда синхронизируются с мобильными приложениями. Мобильные клиенты имеют свои настройки и поведение зависит от типа учётной записи.

Как быстро вернуть всё обратно

Верните флажок в Параметры → Почта или измените SaveSent обратно на 1 в реестре и перезапустите Outlook.