Отправка писем в канал Microsoft Teams

Отправлять письма прямо в канал Microsoft Teams просто: получите адрес канала через меню «Get Email Address», вставьте его в поле получателя письма и отправьте. Владельцы команд могут ограничить отправителей через «Advanced Settings» или удалить адрес, чтобы сгенерировать новый.

Логотип Microsoft Teams

Microsoft Teams отлично подходит для общения внутри команды. Но иногда нужно быстро переслать внешнее письмо в канал, чтобы команда увидела его в общем потоке. Вместо того чтобы пересылать письмо каждому участнику или копировать текст вручную — отправьте его прямо в канал.

Ниже — простая инструкция, рекомендации по безопасности, варианты на случай проблем и чек-листы для разных ролей.

Быстрые шаги

Откройте нужный канал в Microsoft Teams.
Нажмите на три точки в правом верхнем углу канала и в выпадающем меню выберите “Get Email Address” (Получить адрес электронной почты).
В появившейся панели нажмите кнопку “Copy” (Копировать), чтобы скопировать адрес в буфер обмена.

Кнопка «Copy» для копирования адреса

Вставьте скопированный адрес в поле «Кому» в вашем почтовом клиенте и отправьте письмо. Письмо появится в канале как сообщение вместе с вложениями.

Ограничение отправителей (для владельцев команды)

Если вы являетесь владельцем Team, вы можете ограничить, кто может отправлять письма в канал:

В панели адреса канала выберите ссылку “Advanced Settings” (Дополнительные параметры).
Выберите одну из опций, чтобы ограничить отправителей. Например, опция “Only Email Sent From These Domains” (Только письма с этих доменов) позволяет указать домен вашей организации.
Нажмите “Save” (Сохранить) для применения настроек.

Опция «Advanced Settings» для ограничения отправителей

Параметры, кто может отправлять письма в канал

Удаление и повторная генерация адреса

В интерфейсе есть кнопка “Remove Email Address” (Удалить адрес электронной почты). Это удаляет текущий адрес. Однако через Options > Get Email Address можно сгенерировать новый адрес для канала.

Опция «Remove Email Address» для удаления адреса

Важно: нажатие «Remove Email Address» не отключает приём писем навсегда — оно лишь удаляет текущий адрес; при необходимости можно создать новый.

Когда это полезно и когда не стоит использовать

Полезно:

Когда нужно поделиться важным внешним письмом со всей командой в общем контексте.
Для централизации коммуникации и хранения обсуждения письма в том же месте, где идёт работа.
Для автоматической обработки вложений и дальнейшего обсуждения в канале.

Не стоит использовать:

Для конфиденциальных писем с персональными данными, если вы не уверены в настройках доступа канала.
Для рассылок с высокой вероятностью спама от внешних отправителей.
Как единственный способ архивирования важной корреспонденции (лучше хранить и в почте, и в системе управления документами).

Альтернативные подходы

Использовать пересылку письма отдельным людям, если письмо касается узкого круга участников.
Настроить автоматизацию через Power Automate (Flow): пересылать письма по правилам (по теме, отправителю, ключевым словам) в канал Teams.
Использовать коннекторы и интеграции (например, SharePoint или Jira), чтобы переносить метаданные и вложения в канал в структурированном виде.

Чек-листы по ролям

Владелец команды — что проверить:

Есть ли сгенерированный адрес для нужного канала.
Ограничены ли домены отправителей при необходимости.
Настроены ли политики хранения и доступы к каналу.
Проверена история пересылаемых писем на предмет спама.

Член команды — что делать:

Использовать канал для писем, имеющих отношение к работе всей команды.
Не пересылать конфиденциальные данные без согласия владельца.
При получении подозрительного письма уведомить владельца канала.

Внешний отправитель — инструкция:

Отправьте письмо на предоставленный адрес канала.
Убедитесь, что вложения не превышают лимиты вашего почтового сервера и Teams.
Если письмо не дошло, свяжитесь с внутренним координатором.

Методика: короткий сценарий внедрения (5 минут)

Владельцу канала: сгенерировать адрес и проверить Advanced Settings.
Сообщить членам команды, в каких случаях отправлять письма в канал.
Настроить Power Automate, если нужно фильтровать входящие (опционально).
Провести 1‑недельную проверку: отслеживать качество входящих писем и при необходимости уточнить правила.

Диагностика и распространённые проблемы

Проблема: письмо не появляется в канале.

Проверьте правильность адреса (скопируйте заново через Copy).
Убедитесь, что отправитель соответствует политикам Advanced Settings.
Проверьте размер вложений — Teams и почтовый сервер могут блокировать большие файлы.
Проверьте папку спама в Teams и журналы корпоративной почты.

Проблема: в канал приходят спам‑письма.

Ограничьте домены отправителей через Advanced Settings.
При необходимости удалите адрес и сгенерируйте новый.
Настройте правила на почтовом шлюзе, чтобы блокировать подозрительные отправители.

Критерии приёмки

Письма от разрешённых отправителей появляются в канале в течение 1–5 минут.
Вложения открываются и доступны для участников канала.
Нет массового потока спама спустя неделю после настройки.

Безопасность и приватность

Используйте опцию “Only Email Sent From These Domains” для уникальных корпоративных доменов.
Не отправляйте в канал персональные данные, если канал общедоступен или доступен внешним гостям.
Рассмотрите применение DLP‑политик (Data Loss Prevention) на уровне Microsoft 365, если обрабатываете чувствительные данные.

Важно: уязвимость состоит не в механизме пересылки, а в настройках доступа канала и политик вашей организации.

Поток принятия решения (диаграмма)

flowchart TD
  A[Нужно ли отправлять письмо в канал?] -->|Да| B{Письмо содержит чувствительные данные?}
  B -->|Да| C[Не отправлять. Обсудить внутри команды офлайн]
  B -->|Нет| D{От кого письмо?}
  D -->|Внутренний домен| E[Отправить прямо в канал]
  D -->|Внешний| F{Ограничены ли домены в Advanced Settings?}
  F -->|Да, разрешён| E
  F -->|Нет| G[Попросить владельца канала разрешить домен или переслать вручную]

Краткий глоссарий

Канал — место в Team для обсуждений по теме или проекту.
Advanced Settings — дополнительные параметры управления адресом канала.
DLP — политики предотвращения утечки данных.

Резюме

Отправка писем в канал Teams упрощает совместную работу и сокращает рассылки.
Владельцы могут контролировать источники писем и при необходимости сбрасывать адрес.
Для чувствительных данных используйте внутренние каналы, DLP и корпоративные политики.

Примечание: если вы регулярно получаете письма, которые нужно автоматически перемещать в канал, рассмотрите настройку Power Automate для фильтрации и маршрутизации.