Как настроить обновление данных Power BI каждые 2 часа

Короткое объяснение

Power BI поддерживает два основных режима обновления данных: ручное (Refresh Now) и автоматическое по расписанию (Schedule Refresh). Ручное подходит для одноразовых обновлений в Power BI Desktop. Плановое обновление удобно для динамических данных — например, из SharePoint — когда обновления должны происходить автоматически.

Важно: если источник данных находится в локальной сети (on‑premises), обычно потребуется настроить On‑Premises Data Gateway.

Шаги настройки обновления данных в Power BI

1. Настройка учётных данных для источников данных

1. Войдите в Power BI Report Server или Power BI Service и найдите нужный отчёт.
2. Правой кнопкой мыши кликните по отчёту и выберите Manage.

3. Перейдите на вкладку Data sources.
4. Выберите метод аутентификации для каждого источника данных (например, OAuth, Windows/Basic, ключ API).
5. Введите соответствующие учётные данные и сохраните.

Совет: используйте учётную запись, которая имеет постоянный доступ к SharePoint. Учётка не должна быть личной временной учётной записью.

2. Создание плана Schedule Refresh

1. Правой кнопкой мыши кликните по Power BI Reports и выберите Manage.
2. Перейдите на вкладку Scheduled refresh.
3. Нажмите New scheduled refresh plan.

4. Укажите описание плана. Выберите частоту и время запуска. Для интервала в 2 часа задайте расписание, которое повторяется каждые 2 часа в желаемое время.
5. Нажмите Create scheduled refresh plan.

Примечание: в Power BI Service планирование может ограничиваться лицензией (Power BI Pro или Power BI Premium) и количеством допустимых обновлений в сутки.

3. Ручное обновление из Power BI Desktop

1. Откройте Power BI Desktop.
2. Загрузите файл отчёта (.pbix), который нужно обновить.
3. На вкладке Home нажмите кнопку Refresh.

Ручное обновление полезно для проверки быстро внесённых изменений. Но для регулярных автоматических обновлений используйте Schedule Refresh.

Когда расписание может быть недоступно или серым

Важно: иногда пункт Schedule Refresh недоступен или «серая» опция. Частые причины:

• Нет прав владельца набора данных или недостаточные права на рабочую область.
• Источник данных требует шлюз (on‑premises data gateway), но он не установлен или не настроен.
• Неправильно указаны или просрочены учётные данные для источника.
• Лимиты лицензии (например, Power BI Free не поддерживает расписание обновлений для общего использования).

Решения:

• Проверьте, что вы владелец набора данных или администратор рабочей области.
• Установите и зарегистрируйте On‑Premises Data Gateway, если источник — локальный.
• Обновите или заново введите учётные данные в разделе Data sources.
• Уточните ограничения вашей лицензии и при необходимости используйте Power BI Pro или Premium.

Альтернативные способы обновления данных

• Power BI REST API: запуск обновления набора данных программно (полезно для CI/CD или интеграции).
• Power Automate: создать поток, который инициирует обновление по расписанию или по событию (например, при изменении файла в SharePoint).
• Прямое подключение (DirectQuery): данные всегда берутся из источника в реальном времени, обновлений по расписанию не требуется, но есть ограничения по производительности и функциональности.

Когда выбрать вариант:

• Если нужна мгновенная актуальность и источник поддерживает DirectQuery — выбирайте DirectQuery.
• Если хотите автоматизировать сценарии обновления при определённом событии — рассмотрите Power Automate или REST API.

Чек‑лист по ролям

Администратор Power BI

• Убедиться в наличии лицензий (Pro/Premium).
• Настроить и поддерживать On‑Premises Data Gateway.
• Делегировать права на рабочие области.

Владелец набора данных / Разработчик отчёта

• Настроить учётные данные источников.
• Создать план Schedule Refresh и проверить логи обновлений.
• Тестировать ручное обновление перед созданием расписания.

Аналитик / Потребитель отчёта

• Проверить, что отчёт обновляется согласно расписанию.
• Сообщать об ошибках владельцу набора данных с указанием времени сбоя.

Критерии приёмки

• Данные в отчёте обновляются автоматически каждые 2 часа в течение рабочего цикла.
• Уведомления об ошибках приходят владельцу набора данных.
• Все задействованные источники показывают статус «Подключено» в разделе Data sources.

Краткая методология настройки (мини‑план)

1. Подготовить учётные данные и проверить доступ к SharePoint.
2. Установить gateway, если источник локальный.
3. Настроить Data sources и сохранить учётные данные.
4. Создать расписание обновлений с интервалом 2 часа.
5. Проверить первые 24 часа и просмотреть логи успешности.

Глоссарий на одной строке

• Schedule Refresh — автоматическое обновление набора данных по расписанию.
• On‑Premises Data Gateway — компонент для доступа Power BI к локальным источникам.
• DirectQuery — режим прямого запроса к источнику без импортирования данных.

Заключение

Автоматическое обновление данных делает отчёты актуальными и освобождает время аналитиков. Для источников SharePoint обычно хватает корректной настройки учётных данных и создания расписания. Если расписание неактивно — проверьте права, gateway и тип лицензии.

Важно: протестируйте план в течение первых суток и настройте оповещения об ошибках.

Понравилась инструкция? Напишите в комментариях, с каким источником вы работаете, и мы поможем с нестандартными сценариями.

СВЯЗАННЫЕ МАТЕРИАЛЫ:

• 5 бесплатных облачных бухгалтерских программ для ведения учёта
• Топ‑3 браузера для удобной работы с SharePoint
• 8 лучших бесплатных облачных программ для Windows