Как сделать Google Форму публичной, но не редактируемой

Оглавление

• Как сделать форму общедоступной и поделиться ею
• Как разрешить редактирование формы другим людям
• Как сделать форму приватной или временно закрыть приём ответов
• Как поставить пароль на форму
• Чек-листы для владельца, редактора и респондента
• Методология и decision tree для выбора уровня доступа
• Критерии приёмки и тесты
• Частые вопросы

Как сделать форму общедоступной и поделиться ею

По умолчанию Google Формы доступны каждому, у кого есть ссылка. Если учётная запись привязана к организации (Workspace / G Suite / Google Workspace) или школе, то формы по умолчанию могут быть доступны только внутри организации. Чтобы сделать форму общедоступной для заполнения, но не редактируемой, выполните следующие шаги.

1. Откройте Google Формы, выберите форму или создайте новую. Нажмите вкладку “Настройки” в верхней части страницы.

2. Прокрутите до секции “Ответы” и разверните её. В выпадающем списке “Собирать адреса электронной почты” выберите “Не собирать”. Отключите опцию “Ограничить одним ответом”. Главное — отключить переключатель, который ограничивает доступ только пользователям домена организации.

Важно: опция “Ограничить одним ответом” требует, чтобы пользователь вошёл в Google-аккаунт, и автоматически активирует сбор адреса. Если вы хотите анонимные ответы, не включайте её.

3. После этого форма станет доступна для заполнения всеми, у кого есть ссылка. Ссылка, которую вы распространяете, — это всегда ссылка на страницу для респондента; по ней нельзя редактировать структуру формы.

4. Чтобы поделиться формой: нажмите кнопку “Отправить” сверху. Среди вариантов выберите значок ссылки и скопируйте её. При желании включите “Сократить ссылку” для более аккуратного вида. Убедитесь, что параметры сбора адресов оставлены в нужном вам состоянии.

5. Для проверки откройте новую вкладку в режиме инкогнито и вставьте скопированную ссылку. Форма должна открываться и позволять заполнение без входа в аккаунт (если вы отключили требование авторизации).

6. На мобильных устройствах те же настройки доступны через браузер. У Google Forms нет официального нативного приложения, но интерфейс полностью работает в мобильном браузере. Существуют сторонние приложения, но их использование зависит от ваших требований к безопасности.

Совет: изучите сочетания клавиш Google Forms, чтобы управлять формами быстрее.

Как разрешить редактирование формы другим людям

Если вам нужно, чтобы коллеги могли изменять вопросы и структуру формы, предоставьте им права редактора. Это отдельная ссылка и другой уровень доступа — не путайте её с публичной ссылкой для респондентов.

1. Нажмите иконку с тремя точками в правом верхнем углу и выберите “Добавить редакторов”.

2. Вы можете пригласить людей по электронной почте или получить ссылку, по которой пользователи смогут редактировать форму. Если выбираете приглашение по почте — введите адреса и отправьте приглашения.

3. Если хотите делиться правом на редактирование через ссылку, убедитесь, что в настройках доступа выбрано “Любой, у кого есть ссылка” с ролью “Редактор“. Копируйте не обычную ссылку респондента, а ссылку для редактирования (иногда её удобнее скопировать из адресной строки, когда вы на странице редактирования).

4. При открытии ссылки редактор увидит панель управления и сможет изменять форму.

5. На мобильном браузере процесс схож: откройте форму, нажмите три точки и выберите добавление редакторов.

Как отслеживать изменения в форме

Google Forms по умолчанию не ведёт подробную историю каждой правки, как Google Docs. При редактировании вы увидите уведомление вверху о том, что форму редактировал пользователь в определённое время; имя отображается, если вы приглашали этого человека по почте.

Если нужна расширенная история версий, установите дополнения (add-ons), которые сохраняют снимки версии и дают возможность восстановления.

1. Нажмите три точки и выберите “Дополнения”.

2. Найдите дополнение вроде “Forms History” и установите его.

3. Откройте дополнение через панель и просмотрите историю версий; многие такие расширения позволяют сохранить копию конкретной версии.

Как закрыть форму или сделать её приватной

Есть несколько сценариев, когда вам нужно сделать форму приватной:

• Временно остановить приём ответов.
• Удалить форму окончательно.
• Сделать так, чтобы только входящие пользователи домена могли отвечать.

1. Чтобы временно закрыть приём ответов, в разделе “Ответы” отключите переключатель “Принимает ответы”. Ссылка останется активна, но пользователи увидят сообщение о закрытии и не смогут заполнить форму.

2. Чтобы удалить форму, нажмите три точки и выберите “Переместить в корзину”. Если вам нужно сохранить результаты, сначала свяжите форму с таблицей Google Sheets через опцию “Связать с таблицей”.

3. Для повышения приватности включите “Собирать адреса электронной почты” в настройках ответов и при необходимости опцию “Ограничить одним ответом” — это заставит пользователей входить в Google-аккаунт, а значит доступ будет ограничен зарегистрированными пользователями.

Как защитить форму паролем

Google Forms не имеет встроенной функции паролей, но можно реализовать простую схему с проверкой ответа на первый вопрос.

1. Добавьте первый вопрос типа “Короткий ответ” и формулируйте его как запрос пароля или кода доступа.

2. Отметьте вопрос как обязательный, нажмите три точки в правом нижнем углу блока вопроса и выберите “Проверка ответа”.

3. В настройках проверки выберите тип “Регулярное выражение” и правило “Соответствует”. Введите ваш пароль (например, thisisyourpassword). В поле для текста ошибки введите подсказку или сообщение об ошибке.

4. Чтобы пользователь не видел остальные вопросов, пока не введёт пароль, добавьте секцию и перенесите парольный вопрос в первую секцию. Далее настройте переход по ответу, чтобы при верном пароле респондент переходил в следующую секцию с остальными вопросами.

5. Учтите: это не криптографическая защита. Пароль хранится в виде правила проверки и может быть прочитан в интерфейсе редактора. Используйте такой метод только для низкорисковых случаев.

Совет: рассмотрите альтернативные формы с встроенной аутентификацией, если требуется строгий контроль доступа.

Getting the Most Out of Google Forms

Google Формы просты в использовании и гибки. Вы можете применять их для приёма заявок на работу, опросов, квизов и тестов. Ниже — дополнительные рекомендации и набор практических ресурсов для администратора и команды.

Изображения: Flaticon и Unsplash. Скриншоты — авторские.

Практические чек-листы и шаблоны

Ниже приведены роли и конкретные шаги для каждой роли: владелец, редактор, респондент.

Чек-лист для владельца формы

• Проверить настройки в “Настройки -> Ответы”: выключить сбор адресов, если нужны анонимные ответы.
• Если форма для публичного опроса — отключить ограничение по домену.
• Создать отдельную ссылку для редакторов и хранить её в защищённом месте.
• Связать результаты с Google Sheets при необходимости дальнейшего анализа.
• Сделать тестовый проход в инкогнито и на мобильных.

Чек-лист для редактора

• Убедиться, что структура вопросов соответствует целям исследования.
• Проверить условную логику переходов между секциями.
• Тестировать вёрстку и видимость на мобильных.
• Если редактирование массовое — договориться о ролях и порядке правок.

Чек-лист для респондента (коротко)

• Проверить, требуется ли вход в аккаунт для заполнения.
• При необходимости иметь пароль/код доступа, если он используется.
• После отправки ответа сохранить подтверждение, если оно важно.

Методология принятия решения и flowchart

Используйте простую модель вопросов, чтобы выбрать нужный уровень доступа:

• Кто должен видеть форму? (Только сотрудники организации / Широкая аудитория)
• Нужна ли анонимность ответов?
• Нужен ли контроль за количеством ответов от одного человека?
• Должны ли редактировать форму внешние люди?

Ниже — упрощённое дерево решений в виде диаграммы Mermaid.

flowchart TD
  A[Кто должен видеть форму?] -->|Только внутри организации| B[Оставить ограничение на домен]
  A -->|Широкая аудитория| C[Отключить ограничение на домен]
  C --> D{Нужна анонимность ответов?}
  D -->|Да| E[Не собирать адреса]
  D -->|Нет| F[Собирать адреса]
  F --> G{Ограничить одним ответом?}
  G -->|Да| H[Требовать вход в аккаунт]
  G -->|Нет| I[Разрешать множественные ответы]
  B --> J{Нужны внешние редакторы?}
  J -->|Да| K[Дать ссылку редактора или пригласить по email]
  J -->|Нет| L[Оставить только владельца]

Когда описанный подход не сработает

• Если требуется строгая аутентификация (двухфакторная проверка, корпоративная SSO) — Google Forms не предоставит расширенную защиту самостоятельно.
• Если нужно скрыть структуру вопросов от тех, кто имеет ссылку редактора — ссылку редактора не стоит распространять: она даёт полный доступ.
• Для соблюдения нормативов по хранению персональных данных в высокорегулируемых отраслях лучше использовать платные решения с управлением доступом и журналированием.

Критерии приёмки и тесты

Критерии приёмки — что проверить перед рассылкой ссылок:

1. Публичная ссылка открывается в режиме инкогнито и позволяет отправить ответ.
2. После отправки респондент видит подтверждение (стандартный экран “Спасибо”).
3. Ссылка для редактирования не совпадает с публичной ссылкой и даёт доступ к редактору.
4. Если включён пароль через проверку ответа, неверный пароль блокирует доступ к остальным секциям.
5. При включении “Собирать адреса” и/или “Ограничить одним ответом” форма требует входа в Google-аккаунт.

Минимальные тестовые сценарии:

• Тест 1: Открыть публичную ссылку в инкогнито — форма должна открываться.
• Тест 2: Отправить ответ — проверить, что он появился в ответах / Google Sheets.
• Тест 3: Открыть ссылку редактирования на другом аккаунте с правами редактора — убедиться в доступе.
• Тест 4: Включить и отключить сбор адресов — проверить поведение для анонимного и идентифицируемого респондента.

Безопасность и приватность

• Не публикуйте ссылку на редактирование открыто: она даёт полный контроль над формой и результатами.
• Парольная защита через первый вопрос — удобна, но ненадёжна: пароль хранится в настройках формы в открытом виде для редакторов.
• Для обработки персональных данных в рамках GDPR/Закон о персональных данных уточните у юридического отдела, нужен ли отдельный договор о передаче данных и основание для обработки.
• Рассмотрите экспорт ответов в Google Sheets и настройку прав доступа к этой таблице отдельно. Таблица часто содержит больше данных и требует отдельной защиты.

Шаблоны сообщений и быстрые фрагменты

Шаблон для приглашения респондента по ссылке:

Здравствуйте! Просим пройти наш опрос по ссылке: [вставьте ссылку]. Опрос займёт примерно N минут. Ответы анонимны. Спасибо!

Шаблон для приглашения редактора по электронной почте:

Привет! Я создал(а) форму для [цель]. Пожалуйста, проверь структуру и внеси правки. Ссылка для редактирования: [вставьте ссылку для редактора].

Короткая инструкция для участников с паролем:

1. Откройте форму.
2. Введите код доступа в первом поле и нажмите Enter.
3. Если код верный — вы увидите основную часть формы.

Сравнение подходов (коротко)

• Публичная ссылка + без сбора адресов = максимальная простота, минимальная конфиденциальность.
• Публичная ссылка + сбор адресов = удобство идентификации респондентов.
• Закрытая форма с паролем = простой контроль доступа, но низкая безопасность.
• Платные/корпоративные решения = высокий контроль и аудит, но выше стоимость и сложнее администрирование.

Глоссарий (1 строка на термин)

• Респондент — человек, который заполняет форму и отправляет ответы.
• Редактор — пользователь с правами менять структуру и вопросы формы.
• Владелец — аккаунт, который создал форму и управляет правами доступа.
• Публичная ссылка — URL для заполнения формы (не даёт прав редактирования).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли скрыть ответы других участников при общедоступной форме?

Нет, участники по ссылке никогда не видят чужие ответы. Доступ к результатам имеет владелец и те, кому явно даны права просмотра или редактора.

Может ли кто‑то случайно получить доступ на редактирование через публичную ссылку?

Только если вы намеренно дали ссылку на редактирование. Публичная ссылка для респондентов и ссылка редактора разные.

Как долго сохраняются ответы в Google Forms?

Ответы сохраняются до тех пор, пока владелец формы не удалит форму или не очистит ответы. Если связана таблица Google Sheets, данные будут храниться в таблице.

Можно ли экспортировать ответы в CSV или Excel?

Да, откройте ответы -> Просмотреть ответы в таблице -> Файл -> Скачать и выберите нужный формат.

Итог

Google Формы дают гибкие варианты доступа: вы легко делаете форму общедоступной для заполнения и одновременно контролируете, кто может её редактировать. Для публичных опросов используйте ссылку респондента, а для совместной работы — отдельную ссылку и приглашения. Для повышенной приватности применяйте сбор адресов, ограничение по домену или перенос данных в защищённые таблицы.

Image credit: Flaticon and Unsplash. All screenshots by Mustafa Ashour.