Outlook 2016 для Mac: сгруппированные папки или по аккаунтам

Как это работает сейчас

По умолчанию список папок в Outlook 2016 для Mac объединяет похожие папки. Это значит: папки, общие для всех ваших аккаунтов — например «Входящие», «Черновики», «Отправленные» и «Удалённые» — показываются вверху как одна группа.

Папка «Входящие» вверху комбинирует сообщения, полученные во всех входящих ваших аккаунтов. Ниже перечислены отдельные входящие того или иного аккаунта. Так вы можете быстро просмотреть всю почту, не прокручивая список аккаунтов. Также доступны объединённые «Черновики», «Отправленные» и «Удалённые». Остальные папки, уникальные для каждого аккаунта, идут ниже, сгруппированные по аккаунту.

Важно: папка «На моём компьютере» используется для POP-аккаутов. Сообщения со всех POP-аккаунтов скачиваются в эту папку и хранятся локально. Несмотря на это, рекомендуется использовать IMAP для всех аккаунтов.

См. также: Основы электронной почты — POP3 устарел; рекомендовано переключиться на IMAP.

Когда удобна группировка папок

• Если вы управляете несколькими аккаунтами и хотите единый обзор «Входящих», чтобы не переключаться между ящиками.
• Если вы используете быстрый поиск по всем входящим одновременно.
• Когда одинаковые системные папки важнее разделения по аккаунтам.

Когда лучше отключить группировку

• Если вы хотите видеть структуру каждого аккаунта отдельно (например, для клиентов, проектов и личной почты).
• Если у аккаунтов разные политики обработки писем и вам важна явная привязка письма к аккаунту.
• Если вы часто перемещаете сообщения между папками конкретного аккаунта и хотите минимизировать ошибки.

Как отключить группировку папок (пошагово)

1. Откройте Outlook.
2. В меню выберите Outlook > Настройки.

3. В диалоговом окне «Настройки» зайдите в раздел «Общие» (под персональными настройками).

4. В блоке «Список папок» снимите флажок «Группировать похожие папки, например входящие, из разных аккаунтов».
5. Закройте окно настроек, нажав крестик в верхнем левом углу.

После этого все папки каждого аккаунта будут перечислены вместе с другими папками этого же аккаунта, а не объединены с похожими папками из других аккаунтов.

Мини-методология: проверка после изменения

1. Проверьте, что у каждого аккаунта отображаются собственные «Входящие», «Черновики», «Отправленные», «Удалённые».
2. Отправьте тестовое письмо на каждый аккаунт и убедитесь, что оно появляется в соответствующем входящем.
3. Переместите письмо в папку конкретного аккаунта и проверьте, что оно не попало в объединённую или чужую папку.
4. Для POP-аккаунтов подтвердите, что сообщения остаются в «На моём компьютере», если это ожидаемое поведение.

Критерии приёмки

• Все системные папки видимы отдельно для каждого аккаунта.
• Поиск ограничивается выбранным аккаунтом (если это ожидаемо) и не смешивает результаты по аккаунтам.
• Пользователь может быстро переключаться между аккаунтами без потери контекста.

Роль‑базовый чек‑лист

• Пользователь: проверить наличие и корректность отображения всех папок, отправить/получить тестовое письмо.
• IT‑администратор: задокументировать настройки почтового клиента в стандартах компании, уведомить пользователей о возможных изменениях в поведении поиска.
• Менеджер проекта: убедиться, что рабочие процессы (ротация писем, архивирование) не нарушились.

Альтернативы и дополнительные соображения

• Оставить группировку, если главная цель — единый обзор всех входящих.
• Выделить отдельный профиль или отдельный клиент для каждого типа почты (рабочая/личная/проекты) при сложной маршрутизации.
• Для массового перехода рекомендовано тестировать на нескольких аккаунтах перед развёртыванием на всех машинах.

Когда это может не сработать

• Если корпоративная политика требует централизованного архива и поиск настроен только по агрегированному «Входящие», отключение группировки может запутать процессы архивации.
• Для POP‑аккаунтов структура «На моём компьютере» остаётся локальной — изменение группировки не объединит POP‑контенты с облачными аккаунтами.

Быстрое решение для Outlook.com

Если вы используете Outlook.com, можно объединить несколько адресов в единый почтовый ящик Outlook.com. Это отдельная настройка на стороне сервиса Outlook.com и снижает необходимость менять вид в клиенте.

Диаграмма принятия решения

flowchart TD
  A[У вас несколько почтовых аккаунтов?] -->|Да| B{Нужен единый обзор «Входящих»?}
  A -->|Нет| Z[Оставить текущую настройку]
  B -->|Да| C[Оставить группировку]
  B -->|Нет| D[Отключить группировку в Настройках > Общие]
  D --> E[Проверить отображение и поиск]
  C --> E

Примечания

ВАЖНО: Папка «На моём компьютере» связана с POP и хранит письма локально. При переходе на IMAP сообщения синхронизируются с сервером.

Краткое резюме

Отключение группировки папок в Outlook 2016 для Mac даёт ясную структуру по каждому аккаунту и уменьшает риск путаницы между рабочими и личными почтовыми ящиками. Группировка полезна, если вы хотите единый обзор всех «Входящих». Перед массовым изменением проверьте поведение поиска и архивирования, особенно в корпоративной среде.