Как создавать и управлять почтовыми ящиками в macOS Mail

Кратко

Mail для macOS позволяет создавать обычные и умные почтовые ящики, чтобы держать почту в порядке. Обычные ящики хранят письма локально или в учётной записи; умные создают динамические подборки по правилам и не дублируют сообщения.

Быстрые ссылки

• Как добавить почтовые ящики в Mail
• Как добавить умные почтовые ящики
• Удаление почтовых ящиков

Обзор: зачем использовать почтовые ящики

Почтовые ящики в приложении Mail — это пользовательские контейнеры для сортировки писем. Они помогают:

• разделять личную и рабочую корреспонденцию;
• группировать письма по проектам или клиентам;
• быстро находить важные сообщения.

Умные почтовые ящики (Smart Mailboxes) не перемещают сообщения, а показывают результаты поиска по правилам. Это полезно, если вы хотите иметь живые подборки без дублирования писем.

Как добавить почтовые ящики в Mail

1. Откройте приложение Mail из Dock или папки «Приложения». Наведите курсор на верхнюю часть боковой панели.
2. Нажмите на маленькую кнопку с символом «+», чтобы создать новый почтовый ящик.

3. В появившемся диалоге укажите имя почтового ящика и место его хранения. Выберите:
   • «На моём Mac» — локальный почтовый ящик, который не будет синхронизироваться с почтовым сервером;
   • учётную запись — чтобы почтовый ящик отображался и синхронизировался на сервере (например, Gmail, iCloud).

4. Новый почтовый ящик появится в боковой панели. Перетаскивайте письма из списка в созданный ящик для ручной сортировки.

Важно: локальные ящики видны только на этом Mac и не синхронизируются между устройствами.

Как добавить умные почтовые ящики

Умные почтовые ящики создают виртуальные подборки писем по заданным правилам — вы не переносите письма, а лишь фильтруете их по критериям.

1. В боковой панели найдите раздел «Умные почтовые ящики» и наведите курсор рядом с названием.
2. Нажмите кнопку «+», чтобы создать новый умный почтовый ящик.

3. В диалоге задайте условия поиска: отправитель, тема, текст в теле письма, наличие вложений и т. п. Можно комбинировать несколько правил и менять логические операторы.

4. Умный почтовый ящик появится в отдельной группе. Письма будут показываться автоматически на основе заданных правил.

Примечание: удаление умного почтового ящика не удалит сами письма — он лишь убирает фильтр.

Удаление почтовых ящиков

Чтобы удалить обычный или умный почтовый ящик:

1. Щёлкните правой кнопкой по почтовому ящику в боковой панели.
2. Выберите «Удалить почтовый ящик» и подтвердите действие.

Важно: удаление обычного почтового ящика удаляет все письма, которые в нём хранятся. Умные почтовые ящики можно удалять без риска потери писем.

Вы также можете изменить имя и параметры почтового ящика через то же контекстное меню. Для умного почтового ящика — редактировать правила.

Практические советы и шаблоны на каждый день

• Именование: используйте префиксы для быстрого восприятия, например «Работа/Проект X», «Личное/Счета». Это упрощает визуальную сортировку.
• Стратегия хранения:
  • Короткий список основных ящиков (Входящие, Действия, Ожидание, Архив).
  • Создавайте проектные ящики по необходимости.
• Частые правила для умных почтовых ящиков:
  • От отправителя (контракт/менеджер).
  • По теме (финансы, счёт, отчёт).
  • Письма с вложениями старше N дней.

Мини-методология: 4-минутная сортировка

1. Обработайте входящие: ответ, отложить, удалить.
2. Перетащите письмо в соответствующий почтовый ящик (если нужно сохранить).
3. Обновите правила умного почтового ящика, если вы часто ищете одно и то же.
4. Раз в неделю очищайте локальные ящики и архивы.

Когда это может не подойти

• Большие корпоративные почтовые системы иногда ограничивают создание серверных папок через клиента.
• Если вы работаете на нескольких устройствах и используете локальные ящики, письма будут доступны только на одном Mac.
• Сложные правила поиска в умных почтовых ящиках могут замедлять работу при огромных объёмах почты.

Альтернативные подходы

• Метки и папки в веб-интерфейсе провайдера (например, метки Gmail) дают кроссплатформенный доступ.
• Специализированные почтовые клиенты с продвинутыми правилами и автоматизацией (Spark, Airmail) предлагают расширенные сценарии.

Быстрая шпаргалка (cheat sheet)

• Создать обычный ящик: наведите на панель → «+» → имя → место (локально или в учётной записи).
• Создать умный ящик: рядом с «Умные почтовые ящики» → «+» → задать правила.
• Удалить: правый клик → «Удалить почтовый ящик» → подтвердить.

Решение: какой тип ящика выбрать

graph TD
A[Нужна ли синхронизация между устройствами?] -->|Да| B[Создать в учётной записи]
A -->|Нет| C[Создать на моём Mac]
A -->|Требуется фильтр без перемещения| D[Создать умный почтовый ящик]

Роль-ориентированные чек-листы

• Личный пользователь:
  • Использовать локальные ящики для приватных архивов;
  • Создать умный ящик для подписок и чеков.
• Специалист по продажам:
  • Умные ящики по отправителю и ключевым словам клиента;
  • Почтовые ящики по сделкам/статусу.
• IT-администратор:
  • Документировать правила и имена;
  • Проверять квоты сервера перед массовым созданием папок.

Глоссарий (в 1 строке)

• Почтовый ящик — папка для хранения писем. Умный почтовый ящик — виртуальная подборка по правилам.

Резюме

Почтовые ящики и умные почтовые ящики в Mail помогают структурировать поток писем. Обычные ящики подходят для хранения и архивации, умные — для динамической фильтрации. Выберите способ в зависимости от необходимости синхронизации и объёма писем.

Ключевые действия: создавайте, именуйте по системе, используйте умные правила для часто выполняемых поисков и регулярно чистите локальные архивы.