Как настроить оповещения в SharePoint Online

В этой статье

• Несколько важных замечаний
• Как начать работу
• Как отменить оповещения
• Другие способы совместной работы в Office 365

Краткое описание

Оповещения SharePoint — это встроенный способ получать уведомления о событиях в документах, папках или библиотеках. Они полезны при совместной работе, когда нужно отслеживать правки, удаление или создание файлов другими участниками. Оповещения можно получать немедленно, либо в виде ежедневной или еженедельной сводки.

Важно: оповещения зависят от прав доступа — вы будете получать уведомления только о тех элементах, где у вас есть соответствующие разрешения.

Несколько важных замечаний

• Интерфейс может немного отличаться в зависимости от версии SharePoint или настроек компании. Некоторые параметры доступны только администраторам или владельцам сайтов.
• Для продвинутых сценариев автоматизации рекомендуется Power Automate с коннектором SharePoint — он даёт гибкие правила и интеграции с другими службами.
• Быстрая альтернатива оповещениям — панель сведений (Details/Панель сведений). Щёлкните правой кнопкой по файлу или папке, откройте панель сведений и просмотрите раздел «Активность». Это полезно, если не хочется создавать постоянные оповещения.

Как начать работу

1. Откройте сайт SharePoint и перейдите к файлу, ссылке или папке, за которыми хотите следить.
2. Нажмите на меню с троеточием рядом с элементом.
3. Выберите «Уведомить меня». Эта команда откроет форму настройки оповещения.

Параметры оповещения

В форме настройки вы увидите основные опции:

• Название оповещения (Alert Title). Дайте понятное имя, чтобы потом легко найти правило.
• Способ доставки: электронная почта или SMS (если SMS активирован в вашей организации). Локализованный UI может показывать «Эл. почта» и «SMS».
• Тип изменений: только при создании новых элементов, при изменении существующих или при удалении.
• Условия: можно указать, чтобы оповещение генерировалось только при определённых условиях (например, если изменил не вы или если изменял автор X).
• Частота доставки: немедленно (каждый раз), ежедневная сводка или еженедельная сводка.

Примеры критериев:

• «Кто угодно изменил документ» — оповещение при любом изменении.
• «Кто-то изменил документ, созданный мной» — полезно, чтобы отслеживать правки в ваших файлах.
• «Кто-то изменил документ, последний раз изменённый мной» — в случае передачи прав или доработок.

Важно: если вы получаете слишком много уведомлений, выберите сводку вместо немедленных сообщений или уточните условия оповещения.

Как отменить оповещения

1. Перейдите в любую папку или библиотеку на сайте SharePoint.
2. В правом верхнем углу нажмите меню с троеточием и выберите «Управление моими оповещениями».
3. В списке оповещений отметьте те, которые хотите удалить.
4. Нажмите «Удалить выбранные оповещения» и подтвердите удаление.

Совет: администраторы сайта могут управлять оповещениями других пользователей через настройки сайта.

Когда стоит использовать Power Automate вместо стандартных оповещений

Power Automate подходит, если вы хотите:

• объединять уведомления из нескольких списков или библиотек в один поток;
• отправлять оповещения в Teams, Slack или в кастомные webhook’и;
• запускать автоматические действия после уведомления (например, создание задачи или пометка файла).

Мини-методология выбора решения:

1. Определите цель: простой оповещательный канал или автоматизация с действиями?
2. Если нужен только email/SMS — используйте стандартные оповещения.
3. Если нужна логика, фильтрация или интеграция — делайте Power Automate.

Роль‑ориентированный чеклист

Для владельца библиотеки

• Назначьте понятные имена оповещениям.
• Проверьте права доступа пользователей.
• Настройте шаблоны для типичных сценариев.

Для администратора

• Проверьте лимиты отправки почты и доступность SMS.
• При необходимости внедрите Power Automate-шаблоны.
• Документируйте политики уведомлений.

Для обычного пользователя

• Настройте оповещения только на ключевые папки/файлы.
• Выберите ежедневную или еженедельную сводку, если уведомлений слишком много.
• Отменяйте устаревшие оповещения.

Дерево принятия решения (Mermaid)

flowchart TD
  A[Нужно обнаруживать изменения?] -->|Нет| B[Не настраивать оповещения]
  A -->|Да| C[Нужна простая почта/SMS?]
  C -->|Да| D[Использовать стандартные оповещения SharePoint]
  C -->|Нет| E[Нужна интеграция/логика]
  E --> F[Использовать Power Automate]

Альтернативные подходы и когда оповещения не подойдут

• Если требуется аудирование с полным журналом версий и атрибуцией — лучше настроить аудит и версии документов.
• Если нужно масштабное оповещение для сотен операций в минуту — стандартные оповещения могут генерировать слишком много писем; стоит рассмотреть централизованные конвейеры через Power Automate.

Факт‑бокс: ключевые варианты оповещений

• Типы событий: создание, изменение, удаление.
• Частоты: немедленно, ежедневно, еженедельно.
• Критерии: все изменения или изменения по определённым условиям.

Краткое руководство по хорошим практикам

1. Ограничьте оповещения ключевыми папками, чтобы уменьшить шум.
2. Используйте информативные названия оповещений.
3. Регулярно пересматривайте и удаляйте устаревшие оповещения.
4. Для совместной командной работы интегрируйте оповещения с Teams через Power Automate.

Глоссарий (одно предложение)

• Оповещения: автоматические уведомления SharePoint о событиях в документах, папках или библиотеках.

Ресурсы и следующий шаг

• Если вам нужна автоматизация — начните с шаблона Power Automate «При изменении файла в SharePoint» и адаптируйте условия.
• Проверьте настройки почтового сервиса вашей организации, чтобы убедиться, что письма об оповещениях доставляются корректно.

Итог

Оповещения в SharePoint — простой способ оставаться в курсе изменений файлов при совместной работе. Для большинства задач достаточно встроенных оповещений с настройкой частоты и условий. Для сложной логики и интеграций выбирайте Power Automate.

Примечание: поделитесь в комментариях своими приёмами совместной работы и настройками оповещений — это поможет другим пользователям быстрее подобрать оптимальную стратегию.