Как создать блок-схему в Microsoft Excel — полное руководство

Изображение: пример сложной блок‑схемы, созданной в Microsoft Excel, с разными типами фигур и соединителей

Создание блок‑схемы может показаться задачей для специализированных приложений, но если у вас уже есть подписка на Microsoft Office 365 (или локальная версия Excel), Excel отлично справится с задачей. В этой статье подробно описаны оба подхода: быстрый — через SmartArt, и гибкий — полностью ручная сборка на сетке. Также вы найдёте рабочие методики (SOP), чеклисты по ролям, подсказки по дизайну, рекомендации по совместимости и список полезных шаблонов.

Важно: в тексте UI‑элементы Excel приведены на русском языке как они обычно отображаются в локализованной версии приложения.

Почему использовать Excel для блок‑схем

• Excel доступен во многих организациях без дополнительных затрат.
• Легко интегрируйте блок‑схему в отчёт или документ Word/PowerPoint.
• Гибкость: можно комбинировать таблицы данных и визуализацию в одном файле.

Когда Excel — не лучший выбор: если нужна сложная диаграммная логика (динамическая маршрутизация, автоматические расчёты состояний, расширенные экспортные форматы) — лучше выбрать Visio, Lucidchart или специализированные инструменты для BPMN.

Содержание (быстрая навигация)

• Как создать блок‑схему через SmartArt
• Как сделать блок‑схему с нуля: подготовка рабочего листа
• Настройка сетки и привязки
• Вставка и форматирование фигур, соединителей и подписей
• Советы по стилю и читаемости
• Экспорт, печать и вставка в документы
• Расширенные методики: шаблоны, автоматизация, макросы
• SOP и роль‑ориентированные чеклисты
• Частые ошибки и способы их устранения
• Часто задаваемые вопросы

Как создать блок‑схему в Excel через SmartArt

SmartArt — самый быстрый путь, если вам подходят стандартные шаблоны.

1. Откройте рабочий лист Excel, где хотите поместить диаграмму.
2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Вставить графику SmartArt (группа «Иллюстрации»).

Изображение: кнопка «Вставить графику SmartArt» на вкладке Вставка

3. В диалоге «Выбор графики SmartArt» слева выберите категорию Процесс.

Изображение: диалог выбора графики SmartArt с категорией «Процесс» выделенной слева

4. Выберите подходящий шаблон процесса и нажмите ОК.

SmartArt удобен для быстрого визуального представления линейных процессов и иерархий. Его плюсы: быстрый выбор цвета и стиля; минус: ограниченная кастомизация каждой отдельной линии/точки привязки.

Как сделать блок‑схему в Excel с нуля (полный контроль)

Этот способ полезен, если требуется нестандартный набор фигур, свободная компоновка или точный экспорт в другой документ.

Подготовка рабочего листа

Перед началом полезно подготовить рабочую зону — сетку и область печати.

• Выберите лист, создайте копию листа как резервную.
• Определите ориентацию страницы: Разметка страницы → Ориентация → Книжная/Альбомная.
• Установите поля и размер бумаги, если планируете печать или вставку в Word: Разметка страницы → Параметры страницы.

Изображение: изменение ориентации страницы на вкладке Разметка страницы

Настройка сетки — почему и как

Сетка рабочего листа помогает верно позиционировать и выравнивать фигуры, особенно если вы хотите получить аккуратную, «рисовальную» диаграмму.

Создание равномерной сетки

1. Нажмите квадрат в верхнем левом углу листа, чтобы выделить все ячейки.
2. Щёлкните правой кнопкой по заголовку любой колонки и выберите Ширина столбца.

Изображение: выделение всех ячеек и выбор ширины столбца

По умолчанию в Excel шрифт Calibri 11 даёт высоту строки 15 пунктов (≈20 пикселей). Чтобы получить квадраты размером примерно 20×20 пикселей в ячейках, введите значение 2.14 в поле Ширина столбца и нажмите ОК.

Изображение: диалог изменения ширины столбца

Примечание: при других шрифтах или размерах строки значение ширины может отличаться — ориентируйтесь на визуальный результат.

Включение привязки к сетке

Привязка («Snap to Grid») упрощает выравнивание и размер фигур.

• Перейдите на вкладку Разметка страницы, нажмите Упорядочить → Выровнять → Привязать к сетке.

Изображение: меню для включения привязки к сетке

Когда привязка включена, фигуры «прилипают» к ближайшим линиям сетки при перемещении и изменении размера.

Вставка фигур

1. Вкладка Вставка → Фигуры.

Изображение: галерея фигур в Excel с секцией «Блок‑схема»

2. В разделе «Блок‑схема» выберите нужную фигуру (процесс, решение, ввод/вывод и т. п.) и нарисуйте её на сетке.

Изображение: создание фигуры на сетке рабочего листа

3. Для копирования фигуры используйте Ctrl+C / Ctrl+V или перетаскивание при нажатой клавише Ctrl.

Работа с вкладкой Формат

При выборе фигуры появляется вкладка Формат. Она даёт быстрый доступ к стилям, заливке, контуру и эффектам.

• Чтобы добавить ещё фигуру того же типа: на вкладке Формат снова откройте список Фигуры и выберите нужную.

Изображение: галерея фигур на вкладке Формат

Добавление текста в фигуру

• Выберите фигуру и начните печатать — текст автоматически добавится.
• Чтобы изменить текст: кликните по тексту в фигуре или нажмите F2.

Изображение: ввод текста внутри фигуры

Совет: используйте краткие фразы (не более 3–7 слов на шаг) и при необходимости добавляйте пояснения с помощью выноски или сноски.

Соединители между фигурами

1. В галерее Фигуры выберите стрелку‑соединитель (Line Arrow).

Изображение: выбор соединителя со стрелкой

2. Подведите курсор к точке соединения на первой фигуре — появятся маленькие точки (точки привязки). Нажмите на нужную точку и протяните до точки на второй фигуре, где тоже появится точка привязки. Отпустите.

Изображение: рисование соединительной стрелки между фигурами

Если точка тёмная — соединитель «пристыковался»; если она пуста — соединение не зафиксировано.

Подписи на соединителях

Excel не позволяет напрямую вводить текст в соединитель, но есть простой обход:

1. Создайте Текстовое поле: Вставка → Текстовое поле или на вкладке Формат → Вставить фигуру → Текстовое поле.

Изображение: выбор команды «Текстовое поле» на вкладке Формат

2. Разместите текстовое поле над соединителем и введите описание (например, условие «Да»/«Нет»).
3. При необходимости временно отключите Привязать к сетке, чтобы точно позиционировать подпись.

Изображение: текстовое поле, расположенное вдоль соединителя

Выноски и заметки

Для примечаний лучше использовать специальные выноски (callouts) — они визуально отличаются от шагов процесса.

1. В Фигуры выберите подходящую выноску (Callout).

Изображение: выбор формы выноски в галерее фигур

2. Нарисуйте и подпишите выноску; при необходимости соедините её с фигурой маленькой линией.

Изображение: пример выноски, указывающей на элемент блок‑схемы

Форматирование блок‑схемы

Ниже — проверенные приёмы форматирования, которые повышают читаемость и удобство сопровождения диаграмм.

Форматирование фигур

• Выделите несколько фигур (держите Shift и кликайте по ним) и на вкладке Формат → Стили фигур выберите тему оформления.

Изображение: выбор стиля темы для фигур

• Используйте ограниченную палитру (2–3 основных цвета плюс 1 для ошибок/исключений).
• Оставляйте достаточный внутренний отступ в фигуре для комфортного чтения.

Форматирование текста

• Выравнивание: Главная → Выравнивание → По центру / По середине.
• Размер шрифта: 10–12 pt для основного текста, 8–10 pt для второстепенных пометок.

Изображение: панель форматирования текста на вкладке Главная

Форматирование соединителей

• Выделите все соединители (Shift + клик по каждому) и на вкладке Формат → Контур фигуры выберите цвет и толщину (Вес).

Изображение: изменение цвета и толщины линий соединителей

• Для сложных схем используйте изогнутые или прямоугольные соединители, чтобы избежать пересечений.

Использование инструментов SmartArt для редактирования

Если вы начали с SmartArt, используйте вкладку Работа с графикой SmartArt → Конструктор для массовых изменений: добавления, удаления фигур, смены макета и палитры.

Изображение: вкладка Конструктор для SmartArt — добавление фигуры

Изображение: изменение цветов SmartArt через вкладку Конструктор

Если вы преобразуете SmartArt в обычные фигуры (Команда «Преобразовать в фигуры»), последующие правки выполняются уже в режиме обычной ручной верстки.

Экспорт, печать и вставка в другие документы

• Чтобы вставить в Word/PowerPoint: скопируйте выделенные фигуры и вставьте в целевой документ. Для сохранения положения и размера в Word используйте «Вставить → Специальная вставка → Рисунок» или «SVG» (если доступно).
• Для печати: убедитесь, что область печати и ориентация страницы настроены правильно (Разметка страницы → Параметры страницы).
• Для передачи в векторном виде можно сохранить как PDF: Файл → Сохранить как → PDF. Это сохранит качество при масштабировании.

Совет: перед вставкой в презентацию увеличьте разрешение (если применимо) и проверьте, как шрифты отображаются на целевом устройстве.

Автоматизация и шаблоны

Если вы часто создаёте однотипные блок‑схемы, стоит автоматизировать:

• Создайте шаблон листа с нужной сеткой, стилями и часто используемыми формами.
• Используйте макросы VBA для вставки повторяющихся блоков и авто‑выравнивания.
• Храните палитру и набор условных обозначений в отдельной ячейке или листе для команды.

Пример простого макроса для дублирования выбранной фигуры 3 раза по горизонтали (VBA):

Sub DuplicateShapeHorizontally()
  Dim shp As Shape
  Dim i As Integer
  If Selection.ShapeRange.Count = 0 Then Exit Sub
  Set shp = Selection.ShapeRange(1)
  For i = 1 To 3
    shp.Duplicate.Select
    Selection.ShapeRange.IncrementLeft 100 * i
  Next i
End Sub

Примечание: макросы требуют включённого доступа к VBA и доверия к файлам.

Методика: как проектировать понятную блок‑схему — мини‑пошаговка

1. Определите цель: что показывает схема? процесс, принятие решения или последовательность задач?
2. Определите границы: начало/конец — обязательно обозначьте.
3. Составьте лист задач в виде текста (1–2 строки на шаг).
4. Разбейте процесс на логические блоки (инициация, обработка, проверка, завершение).
5. Выделите исключения и пути ошибок отдельным цветом.
6. Постройте схему и согласуйте с заинтересованными сторонами.
7. Тестируйте: пройдите путь по схеме и проверьте, что для каждого шага есть вход и выход.

SOP: стандартная операционная процедура для создания блок‑схемы в Excel

1. Создать копию шаблонного листа «Блок‑схема‑шаблон».
2. Установить сетку (Ширина столбца = 2.14).
3. Включить «Привязать к сетке».
4. Вставить фигуры по списку шагов.
5. Соединить фигуры стрелками, проверить точки привязки.
6. Добавить подписи на соединителях через текстовые поля.
7. Применить унифицированный стиль (цвета/толщины линий).
8. Сохранить файл в формате xlsx и экспортировать PDF для рассылки.

Критерии приёмки

• Все шаги процесса отражены и корректно связаны.
• Нет «висячих» соединителей.
• Текст читается при 100% масштабе просмотра.
• Согласовано с владельцем процесса.

Чеклисты по ролям

Роль: аналитик процесса

• Подготовил текст шагов.
• Указал условия ветвления.
• Согласовал границы процесса.

Роль: дизайнер/верстальщик

• Настроил сетку и привязку.
• Выравнял все блоки и проверил расстояния.
• Применил корпоративные цвета.

Роль: менеджер проекта

• Утвердил схему с ключевыми заинтересованными.
• Проверил экспорт в PDF/Word.
• Обновил реестр версий документа.

Когда подход с Excel не работает (ограничения и альтернативы)

• Большие схемы с сотнями узлов — Excel становится медленным и сложным в управлении.
• Необходимость совместной онлайновой правки в реальном времени — лучше использовать Lucidchart, Miro или встроенный Microsoft Visio Online.
• Требуются элементы BPMN или сложная логика — специализированные BPMN‑редакторы предпочтительнее.

Альтернативы:

• Microsoft Visio — для корпоративных диаграмм и BPMN.
• Lucidchart — облачный, удобен для командной работы.
• Miro — для мозговых штурмов и быстрых карт процессов.

Советы по читаемости и дизайну

• Простота важнее украшения.
• Используйте стандартные обозначения блок‑схем: прямоугольник — процесс, ромб — решение, параллелограмм — ввод/вывод.
• Линии не должны пересекаться: используйте отступы или многоступенчатые соединители.
• Цвета: один основной цвет для действий, второй — для ответственных, третий — для ошибок/исключений.

Частые ошибки и как их исправить

• “Плавающие” соединители — убедитесь, что точки привязки заполнены.
• Неправильный порядок чтения — выровняйте блоки слева‑направо или сверху‑вниз; добавьте номера шагам.
• Тесный текст — увеличьте внутренние отступы или уменьшите плотность информации.

Совместимость и миграция

• Excel 2016+ и Office 365: все описанные функции доступны. В старых версиях интерфейс может отличаться, но базовые инструменты «Фигуры» и «Текстовое поле» присутствуют.
• При передаче в Word/PowerPoint проверяйте масштаб и шрифты — лучше вставлять как PDF или SVG, если требуется сохранение векторной графики.

Галерея пограничных случаев (Edge cases)

• Многоуровневые циклы: используйте цветовые метки для обозначения уровней цикла.
• Условные ветви с несколькими точками слияния: применяйте промежуточные «объединяющие» блоки.
• Объёмные тестовые сценарии: разбивайте процесс на подпроцессы и используйте ссылочные блоки (с гиперссылкой на лист с подпроцессом).

Краткий глоссарий (1 строка каждая)

• Блок‑схема — визуальное представление последовательности шагов процесса.
• SmartArt — встроенные шаблоны графики в Office для быстрого создания диаграмм.
• Привязка к сетке — режим, при котором фигуры выравниваются по сетке листа.
• Соединитель — линия или стрелка, связывающая элементы диаграммы.

Примеры форматов вывода и тест‑кейсы

Тест‑кейсы приёмки диаграммы:

• Открыть PDF на другом компьютере — проверить читаемость.
• Скопировать в PowerPoint — убедиться, что пропорции сохраняются.
• Распечатать на бумаге A4 — проверить, поместилась ли схема и читаем ли текст.

Решение для типовой задачи: карта процесса регистрации клиента

Шаблон действий:

1. Получение заявки → 2. Ввод данных → 3. Проверка дубликатов? → (Да → отклонить / Нет → следующий шаг) → 4. Подтверждение данных → 5. Создание записи в CRM → 6. Уведомление менеджера

Совет: используйте цвета для шагов: зелёный — успешные действия, жёлтый — проверка, красный — ошибки.

Где скачать шаблоны для Excel

Ниже — перечень доступных шаблонов и мест, где их можно найти. Это полезный старт для типовых процессов:

• Process Map for Basic Flowchart
• Sample Flow Chart Template in Microsoft Word, Excel | Template.net
• Flow Chart Template in Microsoft Word, Excel | Template.net
• 8+ Flowchart Templates - Excel Templates
• Editable Flowchart Templates For Excel
• 40 Fantastic Flow Chart Templates [Word, Excel, Power Point] (на этой странице найдётся как минимум один шаблон для Excel: Flow Chart Template 39)

Примечание: перечисленные названия страниц соответствуют распространённым коллекциям шаблонов; используйте поиск по названию для быстрого доступа.

Безопасность и приватность

• Если в блок‑схеме присутствуют персональные данные, соблюдайте внутренние правила защиты данных и GDPR (при работе с данными граждан ЕС).
• Для обмена внутри организации используйте защищённые каналы (корпоративный OneDrive/SharePoint), а не общедоступные ссылки.

Быстрые сочетания клавиш и лайфхаки

• Копировать фигуру: Ctrl+C → Ctrl+V.
• Группировать объекты: Ctrl+G. Разгруппировать: Ctrl+Shift+G.
• Отменить: Ctrl+Z; повторить: Ctrl+Y.
• Быстрый ввод текста в фигуру: выбрать фигуру и начать печатать.

Decision flowchart (диаграмма принятия решения) — пример в Mermaid

flowchart TD
  Start'[Старт]' --> Receive[Получить заявку]
  Receive --> Enter[Ввести данные]
  Enter --> Check{Дубликат?}
  Check -- Да --> Reject[Отклонить заявку]
  Check -- Нет --> Validate[Проверка данных]
  Validate --> Create[Создать запись в CRM]
  Create --> Notify[Уведомить менеджера]
  Notify --> End'[Конец]'

Этот упрощённый шаблон можно использовать как основу при проектировании реального процесса регистрации.

Итог — когда и почему выбирать Excel

Excel — прекрасный инструмент для быстрого создания и распространения простых и средних по сложности блок‑схем, особенно если вам важна интеграция с таблицами данных и корпоративной инфраструктурой Office 365. Для крупных, динамичных или строго стандартизированных диаграмм лучше рассмотреть специализированные решения.

Важно: если вы делаете диаграммы для публичного распространения, проверьте читаемость и доступность (контраст, размер шрифта).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить текст прямо на соединитель?

Нет, Excel не поддерживает текст непосредственно на линии‑соединителе; используйте текстовые поля, размещаемые над линиями.

Как сделать, чтобы фигуры автоматически выравнивались?

Включите «Привязать к сетке» и используйте опции выравнивания на вкладке Формат → Упорядочить → Выровнять.

Как сохранить стандартный стиль для всех схем?

Создайте лист‑шаблон с нужными стилями и копируйте его для новых диаграмм; также можно записать макросы для применения стилей.

Ключевые рекомендации:

• Используйте SmartArt для быстрого результата; ручной режим — для гибкости.
• Подготовьте шаблон с сеткой и стилями, чтобы ускорить повторные задачи.
• Проверяйте схемы с владельцами процесса и тестируйте экспорт/печать.