Desativar o cache de pastas compartilhadas do Outlook

Por padrão, o Outlook usa o modo Cached Exchange para melhorar a performance e a experiência offline. Usuários que têm pastas compartilhadas (caixas ou pastas de outras pessoas) verão essas pastas sendo copiadas para o cache local automaticamente. Se sua intenção é evitar que pastas compartilhadas sejam baixadas para o computador do usuário, há duas abordagens principais suportadas pela Microsoft:

• Usar o Editor de Política de Grupo (Group Policy Editor) para aplicar a configuração centralmente.
• Editar o Registro do Windows para alterar o comportamento por usuário/máquina.

A seguir mostramos os passos claros para cada método, recomendações de segurança, alternativas e uma checklist para administradores.

O que significa Cached Exchange Mode

Cached Exchange Mode: modo em que o Outlook mantém uma cópia local (cache) da sua caixa de correio para acelerar buscas e reduzir a latência. Definição em uma linha: é o modo de sincronização local do Outlook com o Exchange.

1. Desativar o cache de pastas compartilhadas via Editor de Política de Grupo

Observação: este método é recomendado para administradores de TI que gerenciam computadores com o Editor de Política de Grupo disponível.

1. Baixe o template de Group Policy correspondente à sua versão do Office:
   • Group Policy template for Office 2016-19 and 365
   • Group Policy template for Office 2013
   • Group Policy template for Office 2010
2. Extraia o arquivo admintemplates_32bit.exe ou admintemplates_64bit.exe para uma pasta de sua escolha.
3. Copie o arquivo Outlk16.admx (Office 2019 / 2016 / 365) ou Outlk15.admx (Office 2013) para C:\Windows\PolicyDefinitions.
4. Copie o arquivo Outlk16.adml (Office 2019 / 2016 / 365) ou Outlk15.adml (Office 2013) para C:\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx — onde xx-xx é o Language Culture Name (por exemplo, pt-br ou en-us).
5. Abra o Executar (Windows + R).
6. Digite gpedit.msc e clique em OK.
7. No Editor de Política de Grupo, navegue em: Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook > Opções do Outlook > Delegados.
8. Localize a opção Desativar cache de pastas de correio compartilhadas (Disable shared mail caching) e dê duplo clique.
9. Selecione Habilitado e clique em OK.

Resultado: com a política habilitada, o Outlook não fará o cache automático de pastas compartilhadas nos computadores que receberam esta GPO.

Importante: se você gerencia um domínio, aplique a GPO ao OU ou grupo de computadores/usuários desejado e aguarde a replicação de políticas.

2. Desativar o cache de pastas compartilhadas via Editor do Registro

Atenção: editar o Registro pode causar problemas se feito incorretamente. Faça backup antes de qualquer alteração.

Procedimento resumido:

1. Faça backup do Registro (exporte a chave ou crie um ponto de restauração do sistema).

2. Pressione Windows + R para abrir Executar.

3. Digite regedit e clique em OK.

4. Navegue até a chave correta conforme sua versão do Office:

   • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode (Office 2016/2019/365)
   • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Cached Mode (Office 2013)
   • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Cached Mode (Office 2010)

   Observação: se a chave Cached Mode não existir, você a criará manualmente.

5. Selecione a chave Outlook; clique com o botão direito, escolha Novo > Chave e nomeie como Cached Mode.

6. Com a chave Cached Mode selecionada, clique com o botão direito no painel direito e escolha Novo > Valor DWORD (32 bits).

7. Nomeie o novo DWORD como CachedOthersMail e pressione Enter.

8. Dê duplo clique em CachedOthersMail, defina o valor para 0 e clique em OK.

9. Feche o Editor do Registro e reinicie o Outlook para que a alteração tenha efeito.

Efeito: ao definir CachedOthersMail = 0, o Outlook deixará de baixar pastas compartilhadas para o cache local do usuário.

Antes de começar: checklist de segurança (SOP curta)

• Faça backup do Registro (Exportar a chave ou criar Ponto de Restauração do Sistema).
• Teste a alteração em uma máquina de laboratório antes de aplicar em produção.
• Se aplicar via GPO, verifique a herança e a prioridade de políticas.
• Comunique os usuários sobre possíveis alterações no desempenho ou disponibilidade offline.

Quando não aplicar essa alteração — contraexemplos

• Usuário que precisa acessar pastas compartilhadas em modo offline: não desative o cache.
• Ambientes com baixa largura de banda e muitos acessos simultâneos podem se beneficiar de cache local; avaliar impacto.
• Apps de terceiros que dependem de cópias locais das pastas compartilhadas podem falhar.

Alternativas e abordagens complementares

• Controle de acesso: remova a permissão de acesso às pastas em vez de alterar o comportamento de cache, quando apropriado.
• Perfis clientes: mantenha grupos de usuários com políticas diferentes (ex.: gerentes vs. funcionários operacionais).
• Monitoramento: implemente telemetria de uso do Outlook para decidir onde o cache faz mais sentido.

Checklist por função

Administrador de TI:

• Baixar templates ADMX/ADML corretos.
• Testar a GPO em ambiente de teste.
• Aplicar e verificar via gpresult / RSoP.

Usuário final:

• Fazer logout e login no Outlook após a alteração.
• Reportar problemas de performance ou acesso a pastas.

Especialista em suporte:

• Ajudar no backup e restauração do Registro.
• Reverter a chave CachedOthersMail para 1 se necessário.

Critérios de aceitação

• Política GPO aplicada e visível em gpresult / RSoP.
• Para alteração por Registro: CachedOthersMail existe e está com valor 0.
• Após reiniciar o Outlook, as pastas compartilhadas deixam de ser baixadas.

Testes recomendados (casos de aceitação)

• Teste 1: Em máquina de teste, aplicar GPO e validar que o Outlook não baixa novas pastas compartilhadas.
• Teste 2: Em máquina de teste, alterar Registro manualmente e confirmar comportamento idêntico ao da GPO.
• Teste 3: Reverter para valor 1 e verificar que o cache volta a ser criado.

Notas sobre compatibilidade e versões

• Use Outlk16.admx/adml para Office 2016, 2019 e 365 (v16.0).
• Use Outlk15.admx/adml para Office 2013 (v15.0).
• Office 2010 usa a versão 10.0 nas chaves do Registro.

Resumo

Desativar o cache de pastas compartilhadas do Outlook é uma configuração útil para reduzir uso de disco local, limitar dados offline ou atender a políticas internas. Para ambientes gerenciados, aplique via GPO. Para máquinas individuais, ajuste o Registro com CachedOthersMail = 0. Sempre faça backup e teste antes de aplicar em produção.

Se tiver dúvidas ou quiser um guia passo a passo para criar o backup do Registro, deixe um comentário abaixo e publicaremos um tutorial detalhado.

Perguntas frequentes

Q: Como reverto a alteração pelo Registro?

R: Abra regedit, navegue até a chave Cached Mode, ajuste CachedOthersMail para 1 ou exclua o valor e reinicie o Outlook.

Q: A alteração afeta contas POP/IMAP?

R: Não. A configuração CachedOthersMail refere-se ao modo Cached Exchange e pastas compartilhadas via Exchange.