Habilitar Private Rooms no ONLYOFFICE Workspace

Private Rooms no ONLYOFFICE Workspace oferecem edição colaborativa em tempo real com criptografia de ponta a ponta (AES‑256) e sem necessidade de senhas adicionais. Este guia mostra como ativar a funcionalidade, conectar o aplicativo de desktop para criptografia local e inclui práticas, verificações e FAQ para administradores e usuários.

ONLYOFFICE Workspace é uma solução self‑hosted e open‑source para gestão de equipes e colaboração que inclui:

• ONLYOFFICE Docs — editores online para documentos de texto, planilhas e apresentações (AGPL v.3).
• ONLYOFFICE Groups — plataforma de colaboração que agrega gestão de documentos, projetos, clientes e e‑mail e um painel de administração (Apache 2.0).
• ONLYOFFICE Mail Server — solução para criar e gerenciar caixas de correio corporativas (GPL v.2).
• ONLYOFFICE XMPP Server — aplicação para troca de mensagens instantâneas (GPL v.2).

Este tutorial explica, passo a passo, como ativar e usar Private Rooms para coedição criptografada em tempo real dentro do seu ambiente ONLYOFFICE Workspace.

O que são Private Rooms

Private Rooms são espaços de trabalho protegidos dentro do ONLYOFFICE onde todo o conteúdo é criptografado localmente no cliente usando AES‑256 antes de ser enviado ao servidor. Em outras palavras, a encriptação e a desencriptação ocorrem na máquina do usuário; o servidor recebe apenas dados cifrados e não detém as chaves de leitura.

Definição rápida: AES‑256 é um algoritmo de cifra simétrica amplamente utilizado para proteger dados em trânsito e em repouso; aqui ele é aplicado no cliente para cada entrada de edição.

Importante: Private Rooms funcionam através da interface do aplicativo desktop ONLYOFFICE, que atua como o ponto final de segurança (endpoint). Isso permite que os usuários editem documentos de forma colaborativa sem expor o conteúdo em texto simples no servidor.

Vantagens principais:

• Coedição em tempo real com criptografia ponta a ponta.
• Sem necessidade de senhas adicionais: as credenciais de cifragem são geradas e gerenciadas automaticamente pelo cliente.
• Compatível com os formatos .docx, .xlsx, .pptx.

Quando Private Rooms é mais apropriado:

• Ambientes com requisitos fortes de confidencialidade (documentos legais, propriedade intelectual, dados sensíveis).
• Organizações que preferem um modelo self‑hosted sem delegar chaves ao provedor.

Contraexemplo/limitação: Private Rooms não substituem controles de governança como DLP (Data Loss Prevention) no servidor; eles protegem o conteúdo durante a edição e o armazenamento cifrado, mas a governança administrativa central deve considerar políticas de retenção e auditoria fora do escopo da criptografia do conteúdo.

Modelo de segurança em poucas linhas

• Criptografia: AES‑256 no cliente.
• Geração de chaves: automática e local pelo aplicativo desktop.
• Compartilhamento: só é possível com usuários que possuam credenciais de cifragem válidas.
• Senhas: não há senha adicional para o usuário final — as credenciais são trocadas automaticamente entre participantes autorizados.

Notas: este modelo reduz o risco de exposição no servidor, mas depende da segurança dos terminais (dispositivos dos usuários). Hardening e proteção do endpoint continuam essenciais.

O que pode e o que não pode ser feito dentro de Private Rooms

Você pode:

• Criar e fazer upload de arquivos (.docx, .xlsx, .pptx).
• Navegar pelos seus arquivos protegidos e por arquivos compartilhados com você.
• Criar pastas dentro da Private Room.
• Mover seus arquivos dentro da Private Room.
• Excluir arquivos permanentemente.
• Compartilhar arquivos com usuários que possuam credenciais de cifragem.
• Coeditar documentos em tempo real.

Você não pode:

• Copiar arquivos para fora do ambiente protegido (restrição de exportação direta via interface).
• Mover arquivos compartilhados por outros para fora da Private Room.
• Mover arquivos para fora da Private Room (por exemplo, para espaços públicos no servidor) sem descaracterizar a proteção.
• Compartilhar arquivos com usuários que não tenham credenciais de cifragem.
• Fazer upload de pastas inteiras (upload por arquivo apenas).
• Sobrescrever arquivos existentes por movimentação ou upload que contornem as checagens de versão.
• Restaurar versões de arquivo quando a política de versão for incompatível com a cifragem.

Passo 1: Verificar/ativar Private Rooms no servidor

Se você ainda não instalou o ONLYOFFICE Workspace, siga um guia de instalação para o seu SO (por exemplo, o tutorial do HowtoForge para Ubuntu usando o script fornecido). Após a instalação, verifique se Private Rooms está ativado — geralmente vem habilitado por padrão.

1. Abra o ONLYOFFICE Workspace no navegador.
2. Acesse o módulo Documentos. Procure pela pasta Private Room.
3. Se não estiver visível, ative em Control Panel → Modules → Documents (ou pesquise por Private Room nas configurações).

Dica administrativa: confira as permissões do módulo e os logs de ativação no painel de administração para confirmar que o serviço de assinatura/cripto está operacional.

Passo 2: Instalar o aplicativo ONLYOFFICE Desktop Editors

O aplicativo desktop é responsável por gerar as credenciais de cifragem e executar AES‑256 localmente. Instale a versão mais recente do ONLYOFFICE Desktop Editors disponível para sua distribuição.

Instalação a partir do pacote DEB (Debian/Ubuntu):

sudo apt-key adv --keyserver hkp://keyserver.ubuntu.com:80 --recv-keys CB2DE8E5

Abra o arquivo de fontes com um editor de texto (por exemplo, nano):

nano /etc/apt/sources.list

Adicione a seguinte linha ao arquivo /etc/apt/sources.list:

deb https://download.onlyoffice.com/repo/debian squeeze main

Em seguida, execute:

sudo apt-get update
sudo apt-get install onlyoffice-desktopeditors

Instalação via snap (alternativa multiplataforma no Linux):

sudo apt update
sudo apt install snapd
snap install onlyoffice-desktopeditors

Compatibilidade: há builds para Windows e macOS no site oficial caso seus usuários não estejam em Linux; para Windows/macOS, baixe o instalador correspondente.

Passo 3: Conectar o aplicativo desktop ao Workspace

1. Abra o ONLYOFFICE Desktop Editors.
2. Vá para Connect to cloud (ou Conectar ao servidor) na interface.
3. Insira o endereço web do seu ONLYOFFICE Workspace (URL do web office) e autentique com seu usuário.

Após o login, acesse a seção Private Room no aplicativo. A interface mostrará seus arquivos protegidos; agora qualquer edição será cifrada localmente e sincronizada com o servidor de forma segura.

Observações práticas:

• A primeira vez que o aplicativo gera as credenciais pode levar alguns segundos adicionais ao criar/abrir um documento.
• Se estiver em uma rede corporativa com proxies/inspeção SSL, assegure que o tráfego do Desktop Editors para o servidor seja permitido sem interferência que altere o fluxo de chave.

Boas práticas e hardening de segurança

• Endpoints seguros: mantenha o sistema operacional e o antivírus atualizados nos dispositivos que usarão Private Rooms.
• Backups: Faça backups do servidor, lembrando que os arquivos estarão cifrados — restauração de backups deve ser compatível com o fluxo de chave do aplicativo.
• Políticas de acesso: aplique MFA para as contas do Workspace para reduzir risco de comprometimento de credenciais.
• Isolamento de funções: limite permissão de ativação/desativação de módulos a administradores confiáveis.
• Auditoria: habilite logs de acesso e sincronização para detectar acesso suspeito.

Risco e mitigação:

• Risco: Comprometimento do endpoint. Mitigação: EDR, atualizações, criptografia de disco local.
• Risco: Interferência de middleboxes que alterem tráfego. Mitigação: bypass por listas de exceção ou VPN segura.

Checklist para administradores (implantação)

• Confirmar versão do Workspace compatível com Private Rooms.
• Habilitar módulo Private Room no Control Panel.
• Garantir comunicação segura entre desktop e servidor (certificados válidos).
• Testar fluxo de criação/compartilhamento com 2 contas distintas.
• Documentar procedimento de recuperação e backup compatível com cifragem.

Checklist para usuários finais

• Instalar ONLYOFFICE Desktop Editors.
• Conectar ao Workspace com credenciais corporativas.
• Confirmar presença da pasta Private Room na interface do aplicativo.
• Testar coedição com colega que também tenha o app conectado.

Testes de aceitação básicos

• Crie um documento .docx na Private Room e verifique se outro usuário conectado pode coeditar.
• Faça upload de uma imagem ao documento e confirme que a imagem sincroniza cifrada sem exposição no servidor.
• Tente compartilhar com um usuário sem Desktop Editors conectado; a ação deve ser bloqueada.

Alternativas e modelos mentais

Alternativas de solução quando Private Rooms não atende:

• Usar uma solução de edição com criptografia de arquivos em repouso apenas (ex.: armazenamento cifrado) — boa para armazenamento, ruim para edição colaborativa em tempo real.
• Plataformas de edição hospedadas com gerenciamento de chaves pelo provedor — conveniência com menor controle de chave.

Mental model: pense em Private Rooms como “uma sala segura dentro do seu escritório digital”: as paredes (servidor) guardam caixas (arquivos), mas apenas quem tem a chave local (aplicativo desktop) consegue ver o conteúdo.

Privacidade e conformidade (GDPR e proteção de dados)

• Os dados são criptografados no cliente e o servidor armazena apenas o conteúdo cifrado, o que reduz superfície de exposição em caso de vazamento do servidor.
• Para conformidade com GDPR, documente onde as chaves são geradas e quais controles de acesso estão em vigor. Ainda assim, registros de metadados (nomes de arquivos, timestamps, usuários) podem existir no servidor e devem estar cobertos por políticas de retenção.

Fluxo de decisão rápido (Mermaid)

flowchart TD
  A[Precisa editar em tempo real com criptografia?] -->|Sim| B[Instalar Desktop Editors]
  A -->|Não| C[Usar criptografia em repouso]
  B --> D[Conectar ao Workspace]
  D --> E{Outro colaborador tem Desktop Editors?}
  E -->|Sim| F[Coeditar com Private Rooms]
  E -->|Não| G[Compartilhamento negado — solicitar instalação]

Perguntas frequentes

Private Rooms exige senhas adicionais?

Não. O aplicativo desktop gera e gerencia automaticamente as credenciais de criptografia. O usuário final apenas se autentica no Workspace normalmente.

Posso recuperar um arquivo excluído na Private Room?

Depende da política de backup e versionamento do seu servidor: a interface da Private Room pode restringir restauração de versões cifradas. Configure backups compatíveis antes de depender de restauração.

O servidor consegue ler os documentos armazenados?

Não: o servidor armazena dados cifrados. Sem as credenciais geradas localmente pelos clientes autorizados, o conteúdo não é legível.

Posso usar Private Rooms em dispositivos móveis?

Atualmente a criptografia em tempo real funciona através do ONLYOFFICE Desktop Editors. Verifique atualizações do produto para suporte móvel.

O que acontece se eu perder o acesso ao meu dispositivo?

Se o dispositivo era o único com as credenciais geradas, você precisará das políticas de compartilhamento prévias com outros usuários para recuperar acesso; por isso, configure procedimentos de recuperação e backups.

Resumo final

Private Rooms no ONLYOFFICE Workspace adicionam uma camada de confidencialidade para edição colaborativa com criptografia AES‑256 realizada no cliente. A ativação é simples: habilite o módulo no Workspace, instale o ONLYOFFICE Desktop Editors e conecte‑se ao servidor. Implemente controles de endpoint, backups compatíveis e políticas de acesso para maximizar segurança e disponibilidade.

Extras:

• Verifique compatibilidade de versão antes de implantar em produção.
• Documente e treine usuários em procedimentos de recuperação.

FAQ adicional e passos de auditoria podem ser incluídos conforme a maturidade da sua organização.