Microsoft Copilot kaufen: Anleitung, Kosten und Lizenzierung

Inhaltsverzeichnis

• Voraussetzung prüfen
• Copilot im Admin Center kaufen
• Lizenzen auswählen und zuweisen
• Kosten und Abrechnung
• Vorteile von Copilot
• Sicherheits- und Datenschutzhinweise
• Rollout-Checkliste nach Rolle
• Entscheidungsdiagramm
• Häufig gestellte Fragen
• Zusammenfassung

Voraussetzung prüfen

Bevor Sie Copilot kaufen, prüfen Sie folgende Punkte:

• Verfügt Ihre Organisation über eines der unterstützten Microsoft 365-Abonnements? Copilot funktioniert mit Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 und E5.
• Haben Sie eine Administratorrolle mit Berechtigung für Abrechnung und Lizenzverwaltung?
• Sind zentrale Anforderungen wie ID-Verwaltung (Azure AD), Richtlinien für Datenspeicherung und Compliance geklärt?

Wichtig: Microsoft Copilot ist nicht für Microsoft 365 Personal oder Family verfügbar.

Copilot im Admin Center kaufen

1. Melden Sie sich am Admin Center an: Gehen Sie zu admin.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Konto an.

2. Öffnen Sie Abrechnung > Dienste kaufen.
3. Suchen Sie im Marktplatz nach “Microsoft 365 Copilot”.
4. Wählen Sie das passende Copilot-Add-on für Business oder Enterprise.
5. Geben Sie die benötigte Benutzeranzahl ein und legen Sie die Lizenzen in den Warenkorb.
6. Prüfen Sie die Abrechnungsoptionen (Kreditkarte oder Rechnung) und schließen Sie den Kauf ab.

Hinweis: Falls Ihre Organisation zentral gesteuerte Einkäufe verwendet, müssen Sie möglicherweise ein Bestellticket oder eine interne Genehmigung durch das Finanzteam anstoßen.

Lizenzen auswählen und zuweisen

Schritte nach dem Kauf:

1. Öffnen Sie im Admin Center “Benutzer” oder “Lizenzen”.
2. Finden Sie die gekauften Copilot-Lizenzen im Abschnitt für Add-ons.
3. Weisen Sie die Lizenzen einzelnen Benutzern oder Gruppen zu. Sie können auch Gruppenrichtlinien (z. B. dynamische Gruppen) nutzen, um Zuweisungen zu automatisieren.
4. Prüfen Sie nach der Zuweisung, ob Copilot-Funktionen in Word, Excel, Outlook und Teams für diese Nutzer aktiviert sind.

Kriterien für erfolgreiche Zuweisung:

• Lizenzstatus: Zugewiesen und aktiv.
• Sichtbarkeit: Copilot-Menüs sind in Office-Apps sichtbar.
• Berechtigungen: Keine zusätzlichen Blockierungen durch Conditional Access oder Compliance-Richtlinien.

Kosten und Abrechnung

• Standardpreis: Copilot wird mit 30 USD pro Benutzer und Monat berechnet (monatliches Abonnement als Add-on zu Microsoft 365).
• Abrechnung: Die Kosten erscheinen in Ihrer Microsoft 365-Abrechnung als separater Posten.
• Keine Einmalzahlung: Copilot ist nur als wiederkehrendes Monats- oder Jahresabonnement verfügbar.

Kosten-Checkliste für Einkauf/Finanzen:

• Budget prüfen für erwartete Anzahl an Nutzern.
• Prüfen, ob Volumenrabatte oder Unternehmensvereinbarungen (Enterprise Agreement) Einfluss auf Preis haben.
• Abrechnungszyklus (monatlich/jährlich) und Währungs-/Steueroptionen klären.

Vorteile von Copilot

• Schnellere Erstellung und Zusammenfassung von E-Mails in Outlook.
• Automatisierte Datenanalyse und Vorschläge in Excel.
• Inhaltserstellung und Stilvorschläge in Word.
• Unterstützung in Microsoft Teams für Meeting-Notizen und Aktionspunkte.

Wann Copilot besonders nützlich ist:

• Teams, die viel schriftliche Kommunikation erzeugen.
• Data-Analysten, die Routineaufgaben beschleunigen möchten.
• Redakteure und Knowledge-Worker, die wiederholende Textarbeit reduzieren wollen.

Wann Copilot nicht die richtige Wahl ist

• Kleine Haushalte oder Nutzer mit Microsoft 365 Personal/Family (nicht verfügbar).
• Szenarien mit äußerst sensiblen Daten ohne Möglichkeit zur Datenklassifizierung oder Isolation.
• Wenn Sie ein einmaliges, nicht benötigtes Tool suchen — Copilot ist ein wiederkehrendes Add-on.

Sicherheits- und Datenschutzhinweise

• Datennutzung: Prüfen Sie, wie Copilot Daten nutzt und ob Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Aktivieren Sie Datenklassifizierung und DLP-Richtlinien für vertrauliche Informationen.
• Zugriffskontrolle: Nutzen Sie Conditional Access, Multi-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffssteuerung.
• Protokollierung: Aktivieren Sie Audit-Logs, um Nutzungs- und Änderungsereignisse nachzuverfolgen.

Privacy/GDPR Hinweise (kurz):

• Klären Sie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Informieren Sie betroffene Personen, falls Mitarbeiterdaten durch KI-Funktionen verarbeitet werden.
• Dokumentieren Sie Datenflüsse und minimieren Sie die Weitergabe sensibler Inhalte an generative KI-Modelle.

Rollout-Checkliste nach Rolle

Admin (IT)

• Prüfen und aktualisieren Sie Azure AD-Gruppen und Berechtigungen.
• Testen Sie Copilot in einer Pilotgruppe.
• Implementieren Sie Conditional Access und DLP-Richtlinien.

Finanzen / Einkauf

• Budget und Rechnungskonditionen bestätigen.
• Genehmigungsprozesse für Nachkäufe definieren.

Teamleiter

• Bestimmen Sie Pilotbenutzer.
• Messen Sie Produktivitätskennzahlen (Baseline vor und nach Rollout).

Endnutzer

• Schulungsressourcen bereitstellen.
• Best Practices zur sicheren Nutzung verbreiten (kein Teilen sensibler Daten mit KI ohne vorherige Prüfung).

Entscheidungsdiagramm

flowchart TD
  A[Start: Benötigt Ihr Team KI-Unterstützung?] -->|Nein| B[Kein Copilot]
  A -->|Ja| C[Verfügt Organisation über Business/Enterprise?]
  C -->|Nein| B
  C -->|Ja| D[Admin kann auf admin.microsoft.com]
  D --> E[Copilot im Marktplatz finden]
  E --> F[Kaufen und Lizenzen zuweisen]
  F --> G[Pilot starten und Sicherheitsrichtlinien prüfen]
  G --> H[Skalierung und Monitoring]

Häufig gestellte Fragen

Q: Ist Microsoft Copilot für Privatkonten verfügbar?

A: Nein. Copilot ist ausschließlich für Business- und Enterprise-Pläne von Microsoft 365 vorgesehen.

Q: Kann ich Copilot einmalig kaufen?

A: Nein. Copilot ist ein wiederkehrendes Add-on (monatliche oder jährliche Abrechnung je nach Vertrag).

Q: Wie aktiviere ich Copilot nach dem Kauf?

A: Weisen Sie die Copilot-Lizenzen im Microsoft 365 Admin Center den Nutzern zu. Prüfen Sie anschließend die Sichtbarkeit in Office-Apps.

Q: Was passiert, wenn ich Copilot kündige?

A: Ihre Microsoft 365-Grundabonnements bleiben bestehen. Alle Copilot-Funktionen werden jedoch entfernt, sobald die Add-on-Lizenz endet.

Q: Gibt es eine kostenlose Testphase?

A: Derzeit bietet Microsoft für Copilot keine offizielle Gratis-Testphase an. Prüfen Sie Unternehmensverträge auf mögliche Pilotprogramme.

Kurze Implementierungs-Methodik (Mini-Playbook)

1. Analyse: Bestimmen Sie Zielgruppen und Anwendungsfälle.
2. Pilot: 10–50 Nutzer in einem geschützten Testlauf.
3. Kontrolle: Messen Sie Qualität, Produktivität und Sicherheitsvorfälle.
4. Rollout: Stufenweise Ausweitung mit Monitoring.
5. Review: Quartalsweise Evaluation und Anpassung der Richtlinien.

Entscheidungshilfen und Metriken (qualitativ)

Impact×Effort: Hoher Nutzen bei moderatem Aufwand für Wissensarbeiter. Geringerer Nutzen für rein kreative oder stark regulierte Teams ohne klare Datenrichtlinien.

Zusammenfassung

Microsoft Copilot kaufen erfordert ein unterstütztes Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Abonnement, Administratorrechte im Admin Center und ein monatliches Add-on. Folgen Sie der hier beschriebenen Schritt-für-Schritt-Anleitung, verwenden Sie die Rollout-Checklisten und implementieren Sie Sicherheits- sowie Datenschutzmaßnahmen, bevor Sie großflächig ausrollen.

Wichtig: Testen Sie Copilot in einer Pilotgruppe und dokumentieren Sie Compliance- sowie Datensicherheitsentscheidungen.