Outlook: Download von freigegebenen Ordnern deaktivieren

Wichtig: Änderungen an Gruppenrichtlinien oder der Registry betreffen mehrere Nutzer bzw. das Systemverhalten. Erstellen Sie immer Backups und testen Sie Änderungen zunächst in einer isolierten Umgebung.

Warum freigegebene Ordner standardmäßig heruntergeladen werden

Outlook verwendet den Cached Exchange Mode, um die Performance und Offline-Funktionalität zu verbessern. Dabei speichert Outlook Postfächer und freigegebene Ordner lokal zwischen. Das beschleunigt Suche und Anzeige, erzeugt jedoch zusätzlichen Festplatten- und Netzwerktraffic. Unternehmen mit begrenztem Speicherplatz oder strikten Datenschutzanforderungen möchten das lokale Caching für freigegebene Ordner oft deaktivieren.

Begriff in einem Satz: Cached Exchange Mode — Outlook-Funktion, die E-Mail-Daten lokal zwischenspeichert, um Leistung und Offline-Zugriff zu verbessern.

Übersicht der Methoden

• Methode A: Gruppenrichtlinien (empfohlen für zentrale Verwaltung)
• Methode B: Registrierungseditor (geeignet für Einzelrechner oder wenn GPEDIT nicht verfügbar)

1. Via Gruppenrichtlinien-Editor (GPEDIT) — zentrale Steuerung

Wenn Ihre Windows-Edition den Gruppenrichtlinien-Editor enthält (meist Windows Pro oder Enterprise), ist dies die sauberste Methode für administrativen Einsatz in Unternehmen.

Schritte:

1. Laden Sie das passende Administrative Template (ADMX/ADML) für Ihre Office-Version herunter:

   • Group Policy template for Office 2016-19 and 365
   • Group Policy template for Office 2013
   • Group Policy template for Office 2010

2. Extrahieren Sie entweder admintemplates_32bit.exe oder admintemplates_64bit.exe in einen Ordner.

3. Kopieren Sie die Datei Outlk16.admx (für Office 2019, 2016 und 365) oder Outlk15.admx (für Office 2013) nach C:\Windows\PolicyDefinitions.

4. Kopieren Sie die entsprechende sprachspezifische .adml-Datei (Outlk16.adml oder Outlk15.adml) nach C:\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx (ersetzen Sie xx-xx durch den Sprachcode, z. B. de-de oder en-us).

5. Starten Sie den Gruppenrichtlinien-Editor: Drücken Sie die Windows-Taste + R, geben Sie gpedit.msc ein und bestätigen Sie mit OK.

6. Navigieren Sie zu: Benutzerkonfiguration > Administrative Vorlagen > Microsoft Outlook > Outlook-Optionen > Delegierte.

7. Öffnen Sie die Einstellung Disable shared mail folder caching (deutsch: Caching für freigegebene Mailordner deaktivieren).
8. Wählen Sie Aktiviert und bestätigen Sie mit OK.

Ergebnis: Outlook auf Rechnern, die diese Richtlinie erhalten, wird keine freigegebenen Ordner mehr automatisch in den lokalen Cache herunterladen.

Hinweis: Wenn Ihre Windows-Version keinen Gruppenrichtlinien-Editor enthält, lesen Sie unsere Anleitung zur Installation von GPEDIT oder verwenden Sie die Registry-Methode.

2. Via Registrierungseditor (REGEDIT) — lokale Änderung

Diese Methode ist nützlich, wenn Sie nur wenige Rechner anpassen oder keinen Zugriff auf Gruppenrichtlinien haben. Gehen Sie vorsichtig vor.

Vorbereitung: Erstellen Sie eine Sicherung der Registry (Datei > Exportieren) oder einen Systemwiederherstellungspunkt.

Schritte:

1. Öffnen Sie den Ausführen-Dialog mit Windows + R und geben Sie regedit ein. Bestätigen Sie mit OK.

2. Navigieren Sie zum Schlüssel:

   HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode

   Hinweis: Ersetzen Sie xx.0 durch Ihre Office-Version: 16.0 (Office 2016/2019/365), 15.0 (Office 2013), 14.0 oder 10.0 (ältere Versionen).

3. Falls der Schlüssel Cached Mode nicht existiert: Rechtsklick auf Outlook → Neu → Schlüssel → Name: Cached Mode.

4. Wählen Sie den Schlüssel Cached Mode aus. Rechtsklick in den rechten Bereich → Neu → DWORD-Wert (32-Bit).

5. Benennen Sie den neuen DWORD-Eintrag in CachedOthersMail.
6. Doppelklick auf CachedOthersMail und setzen Sie den Wert auf 0 (Null). Bestätigen mit OK.

7. Schließen Sie den Registrierungseditor und starten Sie Outlook neu.

Ergebnis: Outlook lädt danach keine freigegebenen Mailordner mehr in den lokalen Cache.

Sicherheitshinweis: Falsche Änderungen in der Registry können das System instabil machen. Nur durchführen, wenn Sie die Schritte verstanden haben.

Wann diese Einstellungen nicht greifen

• Outlook im Online-Modus ohne Cached Exchange Mode ist nicht betroffen.
• Manche Drittanbieter-Add-ins oder Spezialkonfigurationen schreiben eigene Einstellungen; prüfen Sie Add-in-Dokumentation.
• Richtlinien auf höherer Ebene (z. B. Active Directory Domain Group Policy) überschreiben lokale Registry-Einstellungen.

Rollout-Strategie und Testmethodik

Mini-Methodologie für sicheres Ausrollen:

1. Testgruppe (5–10 Rechner) auswählen, inkl. Admin- und Standardbenutzern.
2. Anwenden der Richtlinie oder Registry-Änderung auf Testgruppe.
3. 48–72 Stunden Monitoring: Synchronisationsfehler, Suchgeschwindigkeit, Benutzer-Feedback.
4. Falls keine Probleme: Stufenweiser Rollout auf Abteilungen.
5. Bei Problemen: Rollback (GP: Richtlinie auf Not configured; Registry: Wert löschen oder auf 1 setzen) und Postmortem.

Kriterien für Akzeptanz:

• Freigegebene Ordner werden nicht mehr lokal heruntergeladen (stichprobenhafte Überprüfung).
• Keine signifikante Zunahme von Support-Tickets bez. Fehlfunktionen oder Performance.
• Benutzer können weiterhin in freigegebenen Ordnern lesen/suchen, auch wenn einige Funktionen langsamer sind.

Admin- und Endbenutzer-Checkliste

Admin-Checkliste:

• ADMX/ADML Dateien geprüft und in PolicyDefinitions abgelegt
• Gruppenrichtlinie erstellt und verlinkt
• Testgruppe definiert und Änderungen angewendet
• Monitoring und Log-Analyse geplant
• Rollback-Skript vorbereitet

Endbenutzer-Checkliste:

• Outlook neu starten nach Richtlinien- oder Registry-Änderung
• Verhalten prüfen: Sind freigegebene Ordner noch sichtbar? (Ja, aber nicht lokal gecached)
• Fehlermeldungen notieren und an IT melden

Entscheidungsbaum (Mermaid)

flowchart TD
  A[Start: Soll Caching deaktiviert werden?] --> B{Ist GPEDIT verfügbar?}
  B -- Ja --> C[ADMX/ADML installieren]
  C --> D[GP: Disable shared mail folder caching aktivieren]
  B -- Nein --> E[Registry-Methode anwenden]
  E --> F[CachedOthersMail DWORD auf 0 setzen]
  D --> G[Testphase]
  F --> G
  G --> H{Probleme?}
  H -- Nein --> I[Rollout]
  H -- Ja --> J[Rollback und Analyse]

Häufige Fragen

Q: Werden freigegebene Ordner danach komplett entfernt?
A: Nein. Ordner bleiben in der Ordnerliste von Outlook sichtbar; Inhalte werden nur nicht mehr lokal vorgehalten. Zugriff erfolgt bei Bedarf online vom Exchange-Server.

Q: Beeinflusst das Deaktivieren des Cachings die Suche?
A: Ja, die schnelle lokale Suche über den Index kann langsamer werden, weil Inhalte vom Server abgerufen werden müssen.

Risiken und Gegenmaßnahmen

Risiken:

• Erhöhte Netzwerklast bei Zugriffen auf große freigegebene Postfächer.
• Langsamere Suche und verzögertes Laden von Nachrichten.
• Falsche Registry-Änderungen können Probleme verursachen.

Gegenmaßnahmen:

• Stufenweiser Rollout und Monitoring.
• Nutzer-Informationen und Support-FAQ bereitstellen.
• Rollback-Prozedur testen und dokumentieren.

Kurze Zusammenfassung

• Standardmäßig cached Outlook freigegebene Mailordner im Cached Exchange Mode.
• Deaktivierung per Gruppenrichtlinie ist die bevorzugte Methode für Unternehmen.
• Als Alternative kann der Registry-Wert CachedOthersMail auf 0 gesetzt werden.
• Testen, überwachen und bei Bedarf rückgängig machen.

Wenn Sie Fragen zu einem konkreten Setup oder zur Planung eines Rollouts haben, schreiben Sie bitte in die Kommentare oder wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

Zusammenfassung der wichtigsten Schritte:

1. ADMX/ADML-Dateien installieren (GP) oder Registry-Eintrag anlegen.
2. Policy/Einstellung aktivieren oder CachedOthersMail=0 setzen.
3. Outlook neu starten, testen, überwachen, schrittweise ausrollen.