Abwesenheitsnachrichten in New Outlook (Windows) einrichten

Inhaltsverzeichnis

• Schritt-für-Schritt: Abwesenheitsantworten einrichten
• 1. Outlook öffnen und zu den Einstellungen gehen
• 2. Abwesenheitsfunktion konfigurieren
• 3. Automatische Antworten verfassen
• Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten
• Checkliste vor dem Urlaub
• Alternative Ansätze und Grenzen
• Fehlerbehebung und häufige Probleme
• Datenschutzhinweise
• Zusammenfassung
• Häufig gestellte Fragen

Schritt-für-Schritt: Abwesenheitsantworten einrichten

1. Outlook öffnen und zu den Einstellungen gehen

• Öffnen Sie New Outlook auf Ihrem Windows-PC. Vergewissern Sie sich, dass es sich nicht um die klassische Version handelt.

• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für Einstellungen.

2. Abwesenheitsfunktion konfigurieren

• Wählen Sie in den Einstellungen den Punkt Automatische Antworten.

• Schalten Sie die Option Automatische Antworten einschalten ein.

• Optional: Aktivieren Sie “Nur während eines Zeitraums Antworten senden” und geben Sie Beginn und Ende ein. Sie können den Kalender für den Zeitraum blockieren und den Status “Abwesend” setzen.

3. Automatische Antworten verfassen

• Verfassen Sie Ihre Nachricht unter der Option Antworten innerhalb Ihrer Organisation und formatieren Sie sie nach Bedarf.

• Wenn Sie Antworten nur an Kontakte senden möchten, aktivieren Sie die Option Nur an Kontakte antworten. Lassen Sie die Option deaktiviert, um an alle eingehenden Absender zu antworten.

• Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten

Wählen Sie eine Vorlage passend zur Zielgruppe. Kurz, klar und mit Rückkehrdatum.

• Vorlage — Kolleginnen und Kollegen:

  Guten Tag,

  ich bin bis zum DD.MM.JJJJ nicht im Büro und antworte danach wieder. Bei dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail] oder [Telefon].

  Beste Grüße

• Vorlage — Externe Kontakte / Kundschaft:

  Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum DD.MM.JJJJ nicht erreichbar. Ihre E‑Mail wird danach bearbeitet. Bei dringenden Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte [Name] unter [E-Mail].

• Vorlage — Stellvertretung nennen (Management):

  Ich bin bis zum DD.MM.JJJJ abwesend. In dringenden Fällen kontaktieren Sie meine Vertretung [Name, Rolle, E‑Mail, Telefonnr.].

Hinweis: Ersetzen Sie Platzhalter wie DD.MM.JJJJ und Kontaktdaten vor dem Aktivieren.

Checkliste vor dem Urlaub

• Kalender blockieren und Abwesenheitsstatus setzen.
• Automatische Antworten aktivieren und Zeitraum prüfen.
• Relevante Kontakte informieren und Vertretung benennen.
• Abonnements, Freigaben und Termine delegieren.
• Smartphone-Einstellungen prüfen (Push, Signaturen, Weiterleitungen).

Alternative Ansätze und wann sie sinnvoll sind

• Regeln statt automatische Antworten: Wenn Ihr Konto keine serverseitigen automatischen Antworten unterstützt, nutzen Sie lokale Regeln oder QuickSteps. Funktioniert nur, wenn Outlook aktiv läuft.
• Serverseitige Abwesenheitsantworten (Exchange/Office 365): Diese werden auch bei ausgeschaltetem Client gesendet. Preferieren Sie diese bei längerer Abwesenheit.
• Mobil-App: In der mobilen Outlook-App können Sie ebenfalls Abwesenheitsantworten aktivieren. Nützlich, wenn Sie unterwegs sind.

Konterbeispiel — wann es nicht funktioniert:

• Einige IMAP/POP-Konten bieten keine serverseitigen automatischen Antworten. Dann funktionieren nur clientseitige Regeln solange Outlook geöffnet ist.

Fehlerbehebung und häufige Probleme

• Ich sehe die Option nicht: Ihr Konto unterstützt möglicherweise keine Automatischen Antworten. Prüfen Sie den Kontotyp oder fragen Sie Ihre IT.
• Antworten werden nicht an bestimmte Absender gesendet: Prüfen Sie die Einstellung Nur an Kontakte antworten und Spam-Filter, die Antworten blockieren können.
• Mehrfache Antworten an denselben Absender: Manche Server schicken nur einmal pro Absender; andere können anders agieren. Testen Sie mit einer externen E‑Mail.

Wichtig: Testen Sie die Nachricht vor dem Urlaub mit einer Testadresse (intern und extern), um das Verhalten zu prüfen.

Datenschutzhinweise

• Seien Sie vorsichtig mit sensiblen Informationen in der Abwesenheitsnachricht. Vermeiden Sie Details, die Rückschlüsse auf Ihren privaten Aufenthaltsort oder Sicherheitspläne zulassen.
• Automatische Antworten an externe Absender können Dritten Ihre Abwesenheit mitteilen. Entscheiden Sie bewusst, ob Sie die Option Nur an Kontakte antworten aktivieren.

Zusammenfassung

Die Einrichtung von Abwesenheitsantworten in New Outlook ist schnell: Einstellungen öffnen, Automatische Antworten aktivieren, Zeitraum und Nachricht festlegen, speichern. Testen Sie die Einstellung und prüfen Sie Datenschutzhinweise. Nutzen Sie Vorlagen und die Checkliste, damit während Ihrer Abwesenheit alles organisiert bleibt.

Häufig gestellte Fragen

Wie stelle ich meine Abwesenheit in New Outlook ein?

Gehen Sie zu Ansicht > Einstellungen, wählen Sie Konten > Automatische Antworten, aktivieren Sie die Funktion, legen Sie Datum und Nachricht fest und speichern Sie.

Wo finde ich die Einstellungen in New Outlook?

Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und dann auf Einstellungen in New Outlook. Dort finden Sie Konten, Automatische Antworten und weitere Optionen.

Warum kann ich meine Abwesenheit nicht einstellen?

Nicht alle Kontotypen unterstützen die Funktion Automatische Antworten. Wenn die Schaltfläche fehlt, unterstützt Ihr Konto diese Funktion nicht. Als Alternative können Sie Regeln verwenden, solange Outlook aktiv ist.

Wie poppen Antwortfenster automatisch in New Outlook auf?

Automatisch gesendete Antworten laufen serverseitig oder clientseitig ab. Wenn Sie meinen, dass eine Antwort in einem neuen Fenster geöffnet werden soll: New Outlook bietet diese Funktion aktuell nicht standardmäßig.