Microsoft Planner: Eigene Felder erstellen und sinnvoll nutzen

Warum benutzerdefinierte Felder verwenden?

Benutzerdefinierte Felder erfassen projektspezifische Informationen, die in Standardaufgaben nicht abgebildet sind, z. B. Risiko‑Level, Schätzungen in Stunden, Freigabe‑Datum oder Qualitätschecks. Sie erleichtern Reporting, Filterung und Automatisierung.

Wichtig: Die Funktion erfordert einen Premium‑Plan und steht in der Rasteransicht zur Verfügung.

Wie erstelle ich benutzerdefinierte Felder in Microsoft Planner?

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Tenant oder Ihr Konto einen Premium‑Plan hat.
2. Öffnen Sie das Board und wechseln Sie zur Rasteransicht (Grid).
3. Wählen Sie Spalte hinzufügen und dann Neues Feld.
4. Wählen Sie den Feldtyp (Typ) aus.
5. Geben Sie einen Feldnamen ein und wählen Sie Erstellen.

Hinweis: Pro Plan sind bis zu 10 benutzerdefinierte Felder möglich.

Typen von benutzerdefinierten Feldern

• Text – Freitext für Notizen, Begründungen oder Kurzbeschreibungen.
• Zahl – Numerische Werte; unterstützt Rollup‑Berechnungen in Unteraufgaben: Minimum, Maximum, Durchschnitt und Summe. Beispiel: Schätzungen in Stunden mit Summe‑Rollup.
• Datum – Datumswerte; per Tastatur oder Kalenderauswahl. Nützlich für Freigabe‑ oder Meilenstein‑Termine.
• Ja/Nein – Dropdown mit Ja/Nein zur einfachen Status‑ oder Qualitätsprüfung.
• Auswahl – Dropdown mit 2 bis 20 Optionen (auch Emojis möglich) und optionaler Farbzuweisung. Beispiel: Risiko mit High, Medium, Low.

Tipp: Unter Windows öffnen Sie das Emoji‑Fenster mit Windows + ;, auf dem Mac mit Control + Command + Space.

Farbzuweisung und Darstellung

Sie können für Auswahlwerte Farben definieren (Farbeimer‑Icon). Farben helfen bei der schnellen visuellen Erkennung. Entfernen lässt sich eine Farbe über das Papierkorb‑Icon neben der Farbe.

Felder bearbeiten, filtern und farbig markieren

In der Rasteransicht wählen Sie im Menü der benutzerdefinierten Spalte Bearbeiten, um Namen, Typ, Optionen oder Farben zu ändern. Sie können auf Inhalt basierende Filter und Grundfarben verwenden, um Listen zu sortieren oder fokussierte Ansichten für Meetings zu erstellen.

Praktische Beispiele und Templates

• Projektmanagement: Feld “Phase” (Auswahl: Planung, Umsetzung, Test, Abnahme).
• Ressourcenplanung: Feld “Schätzung [h]” (Zahl, Rollup = Summe).
• Qualitätssicherung: Feld “QA bestanden” (Ja/Nein).
• Risiko‑Tracking: Feld “Risiko” (Auswahl: Hoch 🔥, Mittel ⚠️, Niedrig ✅).

Mini‑Template: Spaltennamen, die Sie sofort anlegen können

• Priorität (Auswahl)
• Schätzung Stunden (Zahl, Summe)
• Genehmigungsdatum (Datum)
• Blocker (Ja/Nein)
• Bereich (Text)

Rolle‑basierte Checklisten

Product Owner

• Definieren, welche Felder Sichten/Reports antreiben.
• Sicherstellen, dass Auswahlwerte klar und konsistent sind.

Teamleiter

• Schulen, wie Zahlenfelder für Rollups genutzt werden.
• Kontrollieren, ob Felder einheitlich gepflegt werden.

Teammitglied

• Bei Aufgabe sofort relevante Felder ausfüllen.
• Emojis nur nach Teamkonvention verwenden.

Entscheidungshilfe: Wann ein eigenes Feld sinnvoll ist

• Nutzen: Wenn Information regelmäßig wiederkehrt und nicht in Beschreibungen gesucht werden soll.
• Stattdessen kein Feld: Für einmalige, seltene oder zu spezielle Details, die nur in Kommentaren relevant sind.

Grenzen und Fallstricke

• Maximal 10 benutzerdefinierte Felder pro Plan. Planen Sie vor, welche Felder wirklich nötig sind.
• Auswahlfelder begrenzen Sie auf 2–20 Optionen. Zu viele Optionen erschweren Konsistenz.
• Rollups sind auf Zahl‑Felder beschränkt; Textfelder lassen sich nicht aggregieren.

Wichtig: Änderungen am Feldtyp (z. B. von Zahl zu Text) können vorhandene Daten beeinflussen. Vor Änderungen Backup‑Regeln oder Konventionen definieren.

Integration mit Teams und Testphase

Wenn Sie Microsoft 365 und Teams nutzen, testen Sie die Planner‑App direkt in Teams. Über das Diamant‑Icon in der App starten Sie eine kostenlose 30‑tägige Testphase für Premium‑Funktionen. Nach Ablauf können Sie die Lizenz anfordern.

Alternative Ansätze

• Tags/Labels statt Felder: geeignet für einfache Kategorisierung, aber ohne Rollups.
• Power Automate + Planner: zur Synchronisation von benutzerdefinierten Feldern mit SharePoint oder Excel für Reporting.
• Wechsel zu Project für umfangreiche Projektplanung mit komplexen Feldern und Gantt‑Ansichten.

Kriterien für erfolgreiche Einführung

• Mindestens 3 Pflichtfelder definiert (z. B. Phase, Schätzung, Priorität).
• Teamkonventionen dokumentiert (Namenskonventionen, Emojis, Farben).
• Verantwortliche Person für Datenqualität benannt.

Mini‑Methodik zur Einführung (3‑Wochen‑Plan)

Woche 1 — Definition: Stakeholder interviewen, 5–7 Felder priorisieren. Woche 2 — Pilot: Felder in einem Pilot‑Plan anlegen, 1‑2 Sprints testen. Woche 3 — Rollout: Anpassungen, Schulung, und automatische Checks via Power Automate einrichten.

Fehlerbehebung bei Benachrichtigungen und Anzeige

Wenn Benachrichtigungen nicht kommen oder Felder nicht angezeigt werden:

• Prüfen Sie Lizenzstatus (Premium erforderlich).
• Browser‑Cache leeren oder Planner in neuem Tab öffnen.
• Teams‑App neu starten, wenn Sie Planner in Teams nutzen.

Kurzfazit

Benutzerdefinierte Felder in Microsoft Planner sind ein mächtiges Werkzeug, um Aufgaben strukturierter und auswertbar zu machen. Sie eignen sich für Reporting, Rollups und klare Teamkonventionen. Planen Sie die Feldstruktur bewusst, nutzen Sie Pilotprojekte und kombinieren Sie Planner mit Power Automate für erweitertes Reporting.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele benutzerdefinierte Felder kann ich erstellen?

Bis zu 10 benutzerdefinierte Felder pro Plan.

Welche Feldtypen gibt es?

Text, Zahl (mit Rollup‑Optionen), Datum, Ja/Nein und Auswahl (2–20 Optionen).

Kann ich Farben und Emojis verwenden?

Ja. Farben lassen sich pro Auswahlwert zuweisen. Emojis funktionieren in Auswahloptionen.

Sind benutzerdefinierte Felder in Planner for Teams verfügbar?

Ja, die Funktion ist in der Planner‑App in Teams verfügbar, erfordert aber ebenfalls den Premium‑Plan.

Zusammenfassung

• Benutzerdefinierte Felder erhöhen die Struktur und Auswertbarkeit von Aufgaben.
• Max. 10 Felder, Auswahlfelder 2–20 Optionen, Zahlfelder unterstützen Rollups.
• Pilot, klare Konventionen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend für den Erfolg.

Social‑Preview Vorschlag

• Titel: Microsoft Planner: Eigene Felder erstellen
• Beschreibung: Bis zu 10 benutzerdefinierte Felder nutzen, um Aufgaben zu klassifizieren, Rollups zu berechnen und bessere Teamansichten zu erstellen.