Напоминания по электронной почте с Followupthen

Зачем использовать Followupthen

Followupthen — минималистичный веб‑сервис для отложенных email‑напоминаний. Он полезен, если вы:

• Получаете много писем и забываете ответить или отслеживать дедлайны.
• Не хотите заводить отдельные приложения для задач ради простых напоминаний.
• Нуждаетесь в автоматическом «пинге» коллег или клиентов через e‑mail.

Коротко: вы задаёте время прямо в поле “Кому” и Followupthen вернёт вам (и/или другим получателям) письмо в назначенный момент.

Важно: Followupthen работает через электронную почту — любая задержка доставки зависит от почтовых серверов. Также обратите внимание на правильную настройку часового пояса, иначе напоминания придут не в то время.

Быстрый старт

1. Откройте ваш почтовый ящик и создайте новое письмо. В поле “Кому:” напишите, например, 1minute@followupthen.com и заполните тему или тело письма.

2. Отправьте письмо и дождитесь письма‑приглашения от Followupthen.

3. Перейдите по ссылке подтверждения, пройдите капчу и выберите ваш часовой пояс.

После этого ваш аккаунт готов к отправке напоминаний.

Синтаксис адресов напоминаний

Чтобы задать напоминание, отправьте письмо на адрес формата time-interval@followupthen.com. Ниже — наиболее распространённые варианты:

• 2pm@followupthen.com — напоминание сегодня в 14:00 по локальному времени; если уже позже 14:00, придёт завтра.
• 3amtomorrow@followupthen.com — 03:00 завтра.
• 3minutes@followupthen.com — через 3 минуты (удобно для быстрых напоминаний).
• 7days@followupthen.com — через 7 дней.
• friday@followupthen.com — ближайшая пятница (если сегодня пятница — следующая пятница).
• Jul15@followupthen.com — конкретная дата 15 июля.

Подробный список форматов и локализаций можно найти в документации сервиса.

Использование поля CC

Если вы хотите, чтобы напоминание пришло нескольким людям или чтобы в напоминании был виден исходный поток переписки, добавьте адрес Followupthen в поле CC при ответе на письмо клиента: например, 3days@followupthen.com.

Через 3 дня всем адресатам в копии придёт напоминание со всей перепиской.

Практические советы и лучшие практики

• Всегда проверяйте часовой пояс в настройках аккаунта перед массовой отправкой напоминаний.
• В теме письма коротко указывайте действие: “Follow up: предложение клиента — через 3 дня”. Так письмо легче найти позже.
• Для критичных задач добавляйте резервные напоминания (например, 7days и 1day) — это защитит от пропусков.
• Используйте CC, чтобы автоматически вовлекать коллег в процесс — полезно для менеджеров продаж и команд поддержки.

Шаблоны писем и «To» адресов (быстрый набор)

• Быстрое личное напоминание: To: 3minutes@followupthen.com, Тема: “Звонок через 3 минуты”.
• Напоминание о переговорах: To: 2pm@followupthen.com, Тема: “Подготовиться к переговорам”.
• Следующее письмо клиенту через 3 дня: Reply → CC: 3days@followupthen.com, Тема остаётся исходной.
• Напоминание на конкретную дату: To: Dec01@followupthen.com, Тема: “Начать подготовку к релизу”.

Роль‑ориентированные чек‑листы

• Менеджер по продажам:

  • Добавить CC с Followupthen при отправке коммерческих предложений.
  • Настроить напоминания: 3days, 7days, 14days.
  • Проверять папку «Отправленные» и помечать важные потоки метками.

• Поддержка / Customer Success:

  • Для эскалаций отправлять себе напоминание через 1 час и через 24 часа.
  • Включать в напоминание предыдущую переписку для контекста.

• Разработчик / PM:

  • Напоминания о дедлайнах: 2days@, 1day@, 1hour@ перед релизом.
  • Использовать предметы с тегами: [RELEASE], [HOTFIX].

Мини‑методология: когда ставить напоминание

1. Решите цель напоминания (напомнить себе, напомнить клиенту, проверить результат).
2. Выберите интервал — использовать правило 3‑7‑30: короткие напоминания (3–7 дней) для текущих задач, 30 дней для ретроспектив.
3. Подумайте о видимости — кто должен получать это письмо (только вы или команда).
4. Добавьте в тему контекст и ожидаемое действие (например, “Подтвердить время встречи — ответить”).

Сравнение с альтернативами

Когда Followupthen не подходит (контрпримеры)

• Нужны сложные рабочие процессы с задачами, назначениями и отслеживанием статусов — лучше выбрать таск‑менеджер (Asana, Trello).
• Требуется GDPR‑совместная обработка персональных данных с полным контролем хранения — проверьте политику конфиденциальности сервиса.
• Высокая SLA на уведомления в реальном времени — email‑задержки неприемлемы.

Особые случаи и подводные камни

• Перевод часовых поясов и переход на летнее/зимнее время может сместить напоминания — проверяйте настройки.
• Если ваш почтовый сервер автоматически фильтрует такие письма, добавьте адрес Followupthen в белый список.
• При автоперенаправлении почты (forward) убедитесь, что содержание письма сохраняется — иногда письма теряют заголовки.

Безопасность и конфиденциальность

Followupthen работает через передачу содержания письма на свои серверы, поэтому не стоит пересылать через него чувствительные данные (пароли, персональные данные без защиты). Для корпоративного использования согласуйте передачу данных с политикой безопасности вашей компании.

Шаблон процедур для команды (SOP)

1. Создать шаблон письма с четким предметом и ожидаемым действием.
2. Включить Followupthen в CC при отправке важного коммерческого письма.
3. Через 24 часа менеджер проверяет входящие и помечает результат (закрыто / требуются действия).
4. Если задача не решена — повторить напоминание по графику 3, 7, 14 дней.

Советы по интеграции и автоматизации

• Можно сочетать Followupthen с IFTTT или Zapier: например, при создании задачи в другом сервисе отправлять письмо‑заглушку на нужный адрес Followupthen.
• Используйте фильтры почтового клиента, чтобы автоматически помечать входящие напоминания и сортировать их по приоритету.

Заключение

Followupthen — простое и надёжное решение для тех, кому нужны быстрые отложенные email‑напоминания без громоздкого ПО. Подходит для личного использования и небольших команд, но не заменяет полнофункциональные системы управления задачами.

Краткие выводы:

• Настройка занимает 2–3 минуты: отправить тестовое письмо, подтвердить, выбрать часовой пояс.
• Адрес в поле “Кому” задаёт время напоминания — простой и гибкий синтаксис.
• Используйте CC, если хотите, чтобы напоминание пришло нескольким людям с предыдущей перепиской.

Примечание: Перед пересылкой конфиденциальной информации через любой сторонний сервис проверьте политику безопасности и соответствие локальным требованиям по защите данных.

Вопрос читателям

Вы пробовали Followupthen или аналогичные сервисы? Какие паттерны и шаблоны работают у вас для автоматических follow‑up? Поделитесь в комментариях.

Краткое резюме и ключевые шаги внизу:

1. Отправьте письмо на адрес вида time@followupthen.com.
2. Подтвердите почту и выберите часовой пояс.
3. Для нескольких получателей — добавьте Followupthen в CC.
4. Используйте шаблоны и правила для автоматической сортировки напоминаний.