Доступность в Microsoft Word — руководство и чеклисты

Быстрые ссылки

• Оглавление
• Добавление альтернативного (Alt) текста к изображениям
• Включение субтитров в видео
• Понятный текст ссылок
• Доступные форматы текста и цвета
• Логичная структура документа
• Заголовки таблиц и простая структура
• Проверка документа с помощью средства проверки доступности

Оглавление

• Добавление альтернативного (Alt) текста к изображениям
• Включение субтитров в видео
• Понятный текст ссылок
• Доступные форматы текста и цвета
• Логичная структура документа
• Заголовки таблиц и простая структура
• Проверка документа с помощью средства проверки доступности
• Чеклисты по ролям
• Методология проверки доступности
• Критерии приёмки
• Краткий глоссарий
• Сводка и ключевые выводы

Важно: в статье приведены практические рекомендации и готовые чеклисты для авторов, редакторов и проверяющих. Следуйте им для последовательной и надежной проверки доступности документов.

Добавление альтернативного (Alt) текста к изображениям

Почему это важно

Экранные читалки не «видят» изображения. Alt-текст описывает содержание или функцию изображения для людей с нарушением зрения и помогает всем, кто использует вспомогательные технологии.

Какие объекты нуждаются в Alt-тексте

Добавляйте Alt к любой графике, которая несет смысловую нагрузку:

• изображения и фотографии
• диаграммы и графики
• схемы и блок-схемы
• иконки, если они передают информацию
• формы и иллюстрации, важные для понимания

Можно не добавлять Alt для чисто декоративных элементов (рамки страниц, фоновые узоры). В Word такие объекты можно отметить как декоративные — экранные читалки тогда их пропустят.

Как писать хороший Alt-текст (правила и шаблоны)

• Будьте коротки и конкретны: 1–2 предложения или несколько слов, если это уместно.
• Опишите смысл, а не внешний вид, если важен именно смысл.
• Не начинайте с «изображение» или «фото». Читалка уже сообщает, что это изображение.
• Не копируйте видимый рядом текст в качестве Alt — если текст рядом дополняет изображение, опишите только то, что уникально внутри изображения.
• Для диаграмм и сложных схем подготавливайте расширенное описание в тексте документа и добавляйте краткий Alt.

Примеры правильного и неправильного Alt:

• Плохо: “картинка1” или “см. рисунок”.
• Лучше: “Диаграмма: рост продаж на 15% в 2024 году по сравнению с 2023”.
• Для кликабельного изображения (ссылка): Alt должен указывать не на картинку, а на назначение ссылки: “Открыть инструкцию по быстрой установке (PDF)”.

Как добавить Alt в Word (пошагово)

1. Выделите изображение в документе.
2. На вкладке «Формат рисунка» найдите группу «Специальные возможности» и нажмите «Текст описания».
3. В правой панели введите короткое описание или отметьте изображение как декоративное.

Поля в панели “Текст описания”

• Краткое описание: для коротких изображений.
• Подробное описание: при необходимости даст больше контекста (можно вставить подробное объяснение в основной текст рядом).
• Маркер «Декоративное»: используйте, если изображение не несет смысловой нагрузки.

Советы и шаблоны Alt

• Таблица: “Таблица: сравнение тарифных планов — основные параметры: цена, лимиты, поддержка”.
• Фото человека: “Портрет: Софья Иванова, руководитель проекта, улыбается на фоне совещания”.
• Схема процесса: “Блок-схема: этапы проверки качества — сбор данных → анализ → отчёт” (а рядом в тексте дать подробную версию).

Контрпримеры (когда Alt не подходит)

• Не используйте Alt для содержания, которое уже полностью представлено в виде текста рядом: дублирование вводит в заблуждение.
• Не полагайтесь полностью на автоматически сгенерированный Alt — всегда проверяйте и при необходимости редактируйте.

Включение субтитров в видео

Почему это важно

Субтитры делают видео доступным для людей с нарушением слуха и удобными для тех, кто предпочитает читать или использует видео в шумной среде.

Особенности Word

Microsoft Word не позволяет редактировать субтитры внутри документа. Встроенных средств создания субтитров в Word нет: видео встраиваются как объект, и субтитры должны идти вместе с самим видео — либо как внешние файлы (VTT), либо быть встроенными в видеофайл.

Как добавить субтитры к видео, если вы создаёте его сами

1. Создайте файл субтитров в формате WebVTT (.vtt) или используйте инструмент видеомонтажа для встраивания субтитров.
2. Для простого файла VTT используйте текстовый редактор и сохраните с расширением .vtt. Пример структуры VTT:

WEBVTT

00:00:00.000 --> 00:00:04.000
Привет! Это демонстрация субтитров.

00:00:04.500 --> 00:00:08.000
Здесь объясняется ключевая идея.

3. Если вы размещаете видео в интернете (YouTube, Vimeo), загрузите VTT-файл на платформу или используйте автоматические субтитры и отредактируйте их перед ссылкой по документу.

Если вы вставляете видео в Word как ссылку

• Предпочтительнее ссылаться на версию видео с корректными субтитрами (например, YouTube с отредактированными субтитрами).
• Укажите в тексте рядом, как включить субтитры для зрителя.

Ограничения и рекомендации

• Не полагайтесь на автогенерируемые субтитры без проверки — распознавание речи может ошибаться.
• Всегда проверяйте временные метки и орфографию.
• Для важных материалов сопровождайте видео текстовой расшифровкой в документе.

Понятный текст ссылок

Почему это важно

Пользователи экранных читалок перемещаются между ссылками, поэтому ссылка должна быть понятной вне контекста. Текст «Кликните здесь» не информативен.

Рекомендации по созданию ссылок

• Используйте название или краткое описание цели ссылки: “Скачать шаблон отчёта (PDF)” или “Статья: принципы доступного дизайна”.
• Если ссылка ведёт на скачивание файла, добавьте формат и размер файла, если это уместно: “Скачать руководство (PDF, 1.2 МБ)”.
• Для ссылок внутри документа используйте ясные обозначения: “Перейти к разделу «Критерии приёмки»”.

Ссылки на изображения

Если изображение используется как ссылка, Alt-текст должен описывать назначение ссылки, а не изображение. Пример:

• Alt для ссылочного баннера: “Открыть страницу регистрации вебинара — 10 мая”.

Избегайте ссылок вида

• “Подробнее” или “Здесь” без контекста.

Тестирование ссылок

• Пройдите по документу с помощью клавиши Tab и проверьте, достаточно ли информативны все ссылки.
• Используйте экранный читалку или его эмуляторы, чтобы услышать, как звучит текст.

Доступные форматы текста и цвета

Контраст и визуальные индикаторы

Цвет не должен быть единственным способом передать информацию. Люди с дальтонизмом или низким зрением могут не заметить цветовые метки.

Правила простого использования цвета

• Используйте подчеркивание или иконки для ссылок, а не только изменение цвета.
• Для статусов используйте текстовые метки (“Выполнено”, “Ошибка”) вместе с цветом.
• Проверяйте контраст текста с фоном: тёмный текст на светлом фоне или наоборот.

Проверка контраста

Существуют онлайн-инструменты и плагины, которые автоматически оценивают контраст. Также Word встроенно помечает возможные проблемы через проверку доступности.

Шрифты и размер

• Используйте читаемые семейства шрифтов. Избегайте узких декоративных шрифтов для основного текста.
• Не делайте текст слишком мелким: минимальный читаемый размер зависит от аудитории, но для экранов обычно рекомендуют не меньше 10–12 пунктов для основного текста.
• Учитывайте межстрочный интервал и отступы: плотный текст сложнее читать.

Логичная структура документа

Почему это важно

Заголовки устанавливают смысловую иерархию. Экранные читалки и другие вспомогательные технологии используют заголовки для навигации по документу.

Как правильно использовать стили заголовков в Word

1. Используйте встроенные стили (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д.) из группы «Стили» на вкладке «Главная».
2. Не применяйте жирный шрифт и увеличение размера вручную вместо стиля — это ломает структуру документа для вспомогательных технологий.
3. Последовательно вкладывайте заголовки: H1 → H2 → H3. Не перепутывайте уровни.

Пример хорошей структуры

• Заголовок 1: Основной раздел
  • Заголовок 2: Подраздел
    • Заголовок 3: Подпункт
  • Заголовок 2: Другой подраздел

Пример плохой структуры

• H3
• H1
• H3

Советы по оглавлению

• Используйте автоматическое оглавление Word — оно создаётся на основе стилей заголовков и упрощает навигацию.
• Добавьте «Содержание» в начале длинного документа, чтобы облегчить переход по разделам.

Заголовки таблиц и простая структура

Почему это важно

Сложные таблицы затрудняют навигацию для экранных читалок. Простые таблицы с правильно настроенной строкой заголовков облегчают понимание данных.

Правила для таблиц

• Используйте заголовочную строку (Header Row) для обозначения имен колонок.
• Избегайте объединённых ячеек и вложенных таблиц, когда это возможно.
• Для таблиц с декоративной целью рассмотрите альтернативный формат представления данных (список или абзац).

Как включить строку заголовков в Word

1. Щёлкните в таблице.
2. На вкладке «Конструктор таблиц» в разделе «Параметры стиля таблицы» отметьте «Строка заголовков».

Дополнительные советы

• Если таблица сложная и служит для визуального оформления, подумайте о представлении данных в виде списка с подзаголовками.
• Для больших таблиц добавьте краткое пояснение перед таблицей и рассмотрите размещение расширенного описания после таблицы.

Проверка документа с помощью средства проверки доступности

Что делает средство проверки

Встроенный инструмент анализирует документ и выдаёт рекомендации: отсутствуют ли Alt-тексты, корректно ли используются стили, есть ли проблемы с заголовками и контрактом цвет/фон.

Как запустить проверку в Word

1. Перейдите на вкладку «Рецензирование».
2. В группе «Специальные возможности» выберите «Проверить доступность».

Ограничения средства

• Проверка не всегда видит отсутствие субтитров в встраиваемых видео.
• Инструмент не всегда понимает, если вы используете цвет как единственный способ передать информацию.

Рекомендации после автоматической проверки

• Ознакомьтесь с каждым предупреждением и действуйте по приоритету: ошибки важнее предупреждений.
• Проведите ручной визуальный осмотр и тестирование с клавиатурной навигацией.
• При возможности попросите коллегу с опытом работы с вспомогательными технологиями протестировать документ.

Чеклисты по ролям

Ниже приведены сжатые чеклисты, которые можно распечатать и использовать как шпаргалку.

Чеклист для автора (создание содержимого)

• Все значимые изображения имеют Alt-текст.
• Субтитры к видео добавлены или указаны источники с субтитрами.
• Тексты ссылок информативны вне контекста.
• Цвет не единственный носитель информации.
• Используются встроенные стили заголовков.
• Таблицы имеют строку заголовков и простую структуру.
• Документ проверен средством проверки доступности и исправлены критические ошибки.

Чеклист для редактора (проверка контента)

• Проверить Alt-тексты на смысловую полноту и читаемость.
• Прочитать документ с отключенным визуальным восприятием (симулировать экранного читалку, прослушать с помощью TTS).
• Проверить ссылки: текст, назначение, формат файла.
• Оценить контраст и читаемость шрифтов.
• Убедиться, что заголовки последовательны и логичны.

Чеклист для проверяющего по доступности (финальный контроль)

• Запустить средство проверки доступности и обработать все ошибки.
• Тест навигации с клавиатуры: табуляция, работа с формами и ссылками.
• Проверить документ в разных режимах просмотра (веб, печать, мобильный).
• Проверить вложенные элементы (таблицы в таблицах, изображения-ссылки).
• Убедиться, что все рекомендации выполнены или документ имеет допустимые обоснования для отклонений.

Методология быстрой проверки доступности (мини-метод)

Шаг 1 — Контекст и цель

Определите, кто будет основной аудиторией документа и какие части являются критическими (например, инструкции по безопасности).

Шаг 2 — Быстрая авто-проверка (5–10 минут)

• Запустить средство проверки доступности Word.
• Исправить явные ошибки (отсутствие Alt, неправильные заголовки).

Шаг 3 — Ручная проверка (15–30 минут)

• Просмотреть документ вслух с помощью TTS.
• Пройти по ссылкам с клавиатуры.
• Убедиться в читаемости (контраст, размер шрифта).

Шаг 4 — Контроль качества и релиз

• Если документ критичен — попросить коллегу протестировать с экранным читалкой.
• Добавить заметку о версии и дате проверки доступности.

Результат: отметьте документ как “Проверено на доступность” и сохраните чеклист рядом с финальной версией.

Критерии приёмки

Документ считается доступным для публикации, если выполняются все нижеследующие пункты:

• Все значимые изображения имеют подходящие Alt-описания или отмечены как декоративные.
• Видео либо имеют субтитры, либо рядом приведена текстовая расшифровка.
• Текст ссылок информативен вне контекста.
• Основной контент доступен при навигации с клавиатуры.
• Нет критических ошибок в отчёте средства проверки доступности.
• Заголовки логично организованы и последовательны.

Если какой-то пункт невозможно выполнить (например, внешний ресурс не поддерживает субтитры), в документе должна быть указана причина и предложено альтернативное решение (ссылка на транскрипт, краткое изложение).

Глоссарий (1‑строчное объяснения терминов)

• Alt-текст — краткое текстовое описание изображения для вспомогательных технологий.
• Субтитры (closed captions) — синхронизованный текст, который отображает речь и звуковые эффекты в видео.
• Экранный читалка — программа, которая последовательно читает вслух текст и элементы интерфейса.
• VTT (.vtt) — формат файла для субтитров (WebVTT).
• WCAG — набор руководящих принципов по доступности веб‑контента (упоминается как стандарт практик).

Практические шаблоны и примеры

Шаблон Alt для диаграммы

• Короткая версия: “Диаграмма: распределение затрат по отделам (январь—декабрь)”.
• Подробная версия (в тексте рядом): “Диаграмма показывает, что 35% бюджета ушло на маркетинг, 25% на R&D, 20% на продажи, остальное — общие расходы.”.

Шаблон текста ссылки

• На документ: “Скачать отчёт по продажам Q3 (PDF)”.
• На внутреннюю секцию: “Перейти к разделу “Рекомендации по внедрению””.

Шаблон заметки для редактора

• “Проверка доступности 2025-02-15 — основные правки: добавлен Alt к 8 изображениям, исправлены заголовки, добавлен транскрипт для видео”.

Риски и как их смягчить

• Риск: автоматический Alt некорректен. Смягчение: всегда правьте автоматически сгенерированный текст.
• Риск: видео без субтитров. Смягчение: разместите транскрипт рядом с видео и по возможности обновите источник видео.
• Риск: использование цвета как единственного канала информации. Смягчение: добавьте текстовые метки или иконки.

Заключение и рекомендации

Кратко

Создание доступных документов — это комбинация правильного содержания, корректного использования инструментов Word и проверки. Малые изменения (правильный Alt, понятные ссылки, верные заголовки) существенно повышают удобство чтения для людей с ограниченными возможностями и обычно не увеличивают время подготовки документа.

Рекомендации на практике

• Включите проверку доступности в финальный чеклист публикации.
• Научите команду использованию стилей Word и редактированию Alt.
• Для важных материалов добавляйте транскрипты и проверяйте субтитры вручную.

Последняя проверка

Пропустите документ через встроенную проверку, пройдитесь по чеклистам для вашей роли и выполните быстрый тест с клавиатуры. После этого документ готов к рассылке или публикации.

Служебная заметка: Microsoft также предоставляет функции доступности для операционной системы Windows 10, что расширяет возможности по работе с документами и взаимодействию пользователей с контентом.