Outlook에서 공유 메일 폴더의 캐시(다운로드) 비활성화 방법

개요

Outlook이 Cached Exchange 모드로 설정되어 있으면 사용자가 액세스하는 공유 메일 폴더(다른 사람의 사서함에 위임된 폴더 포함)가 자동으로 로컬 캐시에 다운로드됩니다. 이 동작은 Office 2010 이후의 기본 동작이며, 조직 환경에서는 원치 않는 디스크 사용이나 개인 정보 보안 문제를 유발할 수 있습니다. 이 문서는 두 가지 표준 방법으로 공유 폴더 캐싱을 끄는 절차와 운영상 고려사항, 대안 및 문제 해결 사례를 제공합니다.

중요: 레지스트리 편집과 그룹 정책 적용은 시스템 설정에 영향을 주므로 변경 전에 백업과 테스트가 필요합니다.

어떤 방법을 선택해야 하나요

다음 간단한 플로우차트로 방법을 고를 수 있습니다:

flowchart TD
  A[관리자인가요?] -->|예| B{도메인/AD 환경인가}
  B -->|예| C[그룹 정책'GPO' 사용 권장]
  B -->|아니오| D[로컬 그룹 정책 또는 레지스트리 사용]
  A -->|아니오| E[사용자: IT 관리자에게 요청 또는 레지스트리 직접 변경'고급']
  D --> F[Outlook 템플릿'.admx/.adml' 설치 후 GPO 설정]
  F --> G[또는 로컬 레지스트리 CachedOthersMail = 0 설정]

1. 그룹 정책 편집기로 공유 폴더 캐시 끄기 (권장: 도메인/AD 환경)

이 방법은 도메인에 가입된 컴퓨터에서 중앙에서 정책을 배포할 때 가장 안전하고 관리하기 쉬운 방식입니다.

사전 준비

• 적용 대상: Windows의 그룹 정책 편집기를 사용할 수 있는 관리자 권한이 있는 계정
• 필요한 파일: 조직의 Office(Outlook) 버전에 맞는 Group Policy 템플릿(.admx/.adml)

절차

1. 사용 중인 Office(Outlook) 버전에 맞는 그룹 정책 템플릿을 다운로드합니다:

   • Group Policy template for Office 2016-19 and 365
   • Group Policy template for Office 2013
   • Group Policy template for Office 2010

2. admintemplates_32bit.exe 또는 admintemplates_64bit.exe 파일을 적절한 폴더에 풀어놓습니다.

3. Outlk16.admx(Office 2019/2016/365용) 또는 Outlk15.admx(Office 2013용)를 C:\Windows\PolicyDefinitions 폴더로 복사합니다.

4. Outlk16.adml 또는 Outlk15.adml 파일을 C:\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx(언어 코드) 폴더로 복사합니다. 예: en-us, ko-kr 등.

5. Windows 키 + R을 눌러 실행 창을 열고, 실행 상자에 gpedit.msc를 입력한 뒤 확인을 클릭합니다.

6. 그룹 정책 편집기에서 왼쪽 트리의 User Configuration(사용자 구성)을 더블클릭합니다.
7. Administrative Templates > Microsoft Outlook > Outlook Options > Delegates 경로로 이동합니다.

8. 목록에서 Disable shared mail folder caching 설정을 더블클릭합니다.
9. 설정 창에서 Enabled(사용) 옵션을 선택한 다음 OK를 클릭합니다.

주의사항 및 권장사항

• GPO는 중앙에서 배포되므로 도메인 컨트롤러와의 동기화를 기다려야 합니다. 정책 적용에는 최대 몇 분에서 몇 시간(환경에 따라) 걸릴 수 있습니다.
• 로컬 컴퓨터에만 적용하려면 로컬 그룹 정책 편집기에서 동일한 설정을 변경할 수 있습니다.

2. 레지스트리 편집기로 공유 폴더 캐시 끄기 (로컬/비도메인 환경 또는 고급 사용자용)

사전 준비

• 레지스트리 변경 전 반드시 백업을 권장합니다. 잘못된 변경은 Outlook 동작이나 시스템 안정성에 영향을 줄 수 있습니다.

절차

1. 레지스트리 백업을 수행합니다(파일 > 내보내기 또는 시스템 복원 지점 생성).
2. Windows 키 + R을 같이 눌러 실행창을 열고, 텍스트 상자에 regedit를 입력한 뒤 확인을 클릭하여 레지스트리 편집기를 엽니다.

3. 다음 레지스트리 경로로 이동합니다: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode
   • xx.0은 Office 버전에 따라 16.0(Office 2016/2019/365), 15.0(Office 2013), 14.0(Office 2010의 일부), 12.0(더 이전 버전) 등을 의미합니다.
4. 만약 Cached Mode 키가 없다면, Outlook 키를 우클릭하고 새로 만들기 > 키를 선택한 뒤 이름을 Cached Mode로 입력합니다.
5. Cached Mode 키를 선택한 상태에서 오른쪽 창의 빈 공간을 우클릭하고 새로 만들기 > DWORD(32비트) 값을 선택합니다.

6. 값 이름을 CachedOthersMail로 입력하고 Enter를 누릅니다.
7. CachedOthersMail을 더블클릭하여 값 편집 창을 열고 값 데이터를 0으로 설정한 뒤 확인을 누릅니다.

8. 레지스트리 편집기를 닫고 Outlook을 재시작하여 변경 사항이 반영되었는지 확인합니다.

중요: 값 0 = 공유 메일 캐시 비활성화, 값 1(또는 존재하지 않음) = 기본 동작(캐시 활성화).

변경 후 확인 및 테스트(수용 기준)

• Outlook을 완전히 종료했다가 다시 시작했을 때, 다른 사용자의 공유 메일함이 로컬 OST 파일에 다운로드되지 않아야 합니다.
• 새로 액세스한 공유 폴더의 항목은 서버에서 실시간으로 읽혀야 하며, 로컬 디스크 사용량이 증가하지 않아야 합니다.
• 그룹 정책을 사용한 경우엔 gpupdate /force 이후 정책이 적용되었는지 rsop.msc 또는 gpresult /r로 확인합니다.

관리자용 배포 SOP(요약된 플레이북)

1. 변경 전: 변경 범위 및 영향(대상 사용자, 테스트 그룹) 문서화. 백업 정책 준비.
2. 테스트: 소규모 테스트 OU에 GPO 또는 레지스트리 변경 적용 및 48시간 모니터링.
3. 배포: 단계별로 전체 OU에 GPO 적용, 모니터링, 필요시 롤백 계획 실행.
4. 검증: 사용자 피드백과 서버 로그에서 동작 확인.
5. 문서화: 변경일, 변경자, 적용 범위 기록.

롤백 방법

• GPO: 해당 GPO 설정을 Disabled로 변경하거나 GPO를 비활성화합니다.
• 레지스트리: CachedOthersMail 값을 삭제하거나 값을 1로 변경합니다.

역할별 체크리스트

• IT 관리자
  • AD 템플릿(.admx/.adml) 버전 확인
  • 테스트 OU에서 시험 적용
  • 변경 문서화 및 커뮤니케이션
• 파워 유저(로컬 관리 권한 있음)
  • 레지스트리 백업 수행
  • 레지스트리 키 및 DWORD 정확성 확인
• 일반 사용자
  • 변경 전후 Outlook 동작(공유 폴더 접근성) 확인
  • 문제 발견 시 IT 지원팀에 스크린샷/증상 제출

언제 이 방법이 실패하거나 다른 접근이 필요한가

• 공유 폴더를 호스팅하는 서버가 매우 느릴 경우, 캐시 비활성화는 성능 저하(응답 지연)를 유발할 수 있습니다. 이때는 캐시 유지와 더 빠른 네트워크/Exchange 튜닝을 고려하세요.
• 일부 서드파티 Outlook 플러그인이나 백업 소프트웨어는 로컬 OST를 요구할 수 있습니다. 변경 전 호환성을 확인하세요.
• 관리자의 권한이 없으면 레지스트리/로컬 GPO 변경이 불가능합니다. 이 경우 IT 관리자에게 요청해야 합니다.

대안

• Outlook Web App(OWA)을 사용하면 로컬 캐시 없이 서버 기반으로 메일을 확인할 수 있습니다.
• 위임 권한을 조정해서 불필요한 공유 폴더 접근 자체를 제한할 수 있습니다.

보안 및 개인정보 고려사항

• 로컬에 공유 메일을 캐시하면 로컬 디스크에 다른 사람의 메일 내용이 저장됩니다. 기기 분실/도난 시 노출 위험이 있습니다.
• 규제(예: 내부 보안 규정)상 로컬 저장 금지가 필요하면 반드시 캐시 비활성화를 적용하고 문서화하세요.

팩트 박스: 핵심 값과 경로

• 레지스트리 키: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode
• 레지스트리 값 이름: CachedOthersMail
• 값: 0 = 공유 메일 캐시 비활성화, 1 또는 없음 = 캐시 활성화(기본)
• 관련 Office 버전: 2010(10.0) 이후부터 Cached Exchange 모드 기본 활성화

문제 해결(체크리스트)

1. 적용 후에도 공유 폴더가 계속 다운로드된다면:
   • GPO가 올바른 OU에 연결되었는지 확인
   • 로컬 정책이 도메인 정책보다 우선 적용되는지 확인
   • gpresult /h gpresult.html로 정책 결과 확인
2. 레지스트리 변경이 반영되지 않는다면:
   • 값 이름 오타 확인(CachedOthersMail 정확히 입력)
   • Outlook 재시작 및 시스템 재부팅 테스트
3. 접근 권한 관련 오류 발생 시:
   • 공유 폴더 권한(Delegation)과 Exchange 권한을 점검

자주 묻는 질문

공유 폴더 캐시를 다시 켜려면 어떻게 하나요

레지스트리에서 CachedOthersMail 값을 삭제하거나 값 데이터를 1로 변경하십시오. GPO를 사용했다면 해당 설정을 Disabled로 설정하세요.

레지스트리 변경은 안전한가요

레지스트리 편집은 강력한 작업입니다. 변경 전 내보내기(백업)와 시스템 복원 지점 생성을 권장합니다. 조직 환경에서는 GPO를 통한 중앙 관리가 더 안전합니다.

그룹 정책 편집기가 없다면 어떻게 해야 하나요

개별 컴퓨터에서는 레지스트리 편집기를 사용하거나 IT 관리자에게 도메인 수준에서 정책 배포를 요청하세요.

1줄 용어집

• Cached Exchange 모드: Outlook이 서버 메일을 로컬 OST 파일에 동기화해 오프라인에서도 메일을 사용할 수 있게 하는 모드.

요약

• 그룹 정책(GPO)이 가능한 환경에서는 GPO를 통해 중앙에서 공유 폴더 캐시를 비활성화하는 것이 권장됩니다.
• 단일 기기 또는 비도메인 환경에서는 레지스트리의 CachedOthersMail 값을 0으로 설정하면 됩니다.
• 변경 전 백업, 테스트, 문서화 및 롤백 계획을 반드시 준비하세요.

중요: 변경 후에도 문제가 발생하면 IT 지원팀에 문의하거나 적용된 정책/레지스트리 스냅샷을 첨부해 주세요.

감사합니다. 추가 질문이나 환경별(예: Exchange 버전, ADFS 사용 등) 사례가 있으면 댓글로 알려주세요.