Condividere lo schermo in Microsoft Teams

La condivisione dello schermo è una delle funzioni più utili di Microsoft Teams. Che tu stia tenendo una presentazione, mostrando un progetto a un collega o tenendo una lezione online, mostrare lo schermo in tempo reale riduce errori e incomprensioni. Questa guida spiega passo passo come condividere lo schermo su desktop e su mobile, suggerisce buone pratiche, risolve i problemi più comuni e fornisce checklist per i ruoli più frequenti.

Indice

• Come condividere lo schermo su Microsoft Teams su desktop
• Come condividere lo schermo su Microsoft Teams su mobile
• Buone pratiche prima di iniziare
• Checklist per ruolo: relatore, host, partecipante, amministratore IT
• Risoluzione dei problemi comuni
• Alternative e approcci complementari
• Privacy e notifiche
• Riepilogo
• Domande frequenti

Come condividere lo schermo su Microsoft Teams su desktop

Su desktop, Microsoft Teams permette di condividere l’intero schermo, una singola finestra o una presentazione. Scegli l’opzione più adatta in base a quanto vuoi mostrare e alla privacy.

Passaggi rapidi:

1. Apri o avvia una riunione in Teams. Puoi cliccare sul link della riunione o avviare una nuova chiamata.
2. Trova il pulsante Condividi nella barra della riunione: è l’icona a forma di rettangolo con una freccia verso l’alto.
3. Scegli cosa condividere:
   • Schermo intero: mostra tutto il desktop, inclusi passaggi tra applicazioni.
   • Finestra: condividi solo una singola applicazione, mantenendo private le altre.
   • PowerPoint Live: carica una presentazione; i partecipanti vedono le slide mentre le tue note restano private.
   • Lavagna: apri una canvas collaborativa per schizzi e brainstorming.
4. Avvia la condivisione cliccando sull’opzione scelta.
5. Per terminare, clicca su Interrompi condivisione nella barra di controllo.

Quando usare ogni opzione:

• Usa Schermo intero per dimostrazioni che richiedono più applicazioni.
• Usa Finestra per mostrare un’app specifica (es. Excel, un IDE, un browser) e poter continuare a vedere i partecipanti.
• Usa PowerPoint Live per presentazioni formali: mantiene le note private e migliora la navigazione delle slide.

Importante: quando condividi lo schermo intero tutti vedranno le notifiche e le finestre che si aprono.

Come condividere lo schermo su Microsoft Teams su mobile

Condividere lo schermo da iOS o Android è utile per demo di app e assistenza rapida. Il processo richiede di concedere il permesso per registrare o trasmettere lo schermo.

Passaggi rapidi:

1. Apri l’app Teams e partecipa a una riunione.
2. Apri i controlli della riunione e tocca il menu con i tre puntini (Altro).
3. Seleziona Condividi, quindi tocca Condividi schermo.
4. Alla prima richiesta, concedi l’autorizzazione per registrare/trasmettere lo schermo del telefono.
5. Tutto ciò che è visibile sullo schermo del telefono sarà mostrato ai partecipanti.
6. Per terminare, tocca Interrompi condivisione nei controlli della riunione.

Nota: su mobile la condivisione mostra anche le notifiche. È consigliato attivare Non disturbare prima di iniziare.

Buone pratiche prima di iniziare

• Chiudi le app non necessarie per ridurre distrazioni e rischi di perdita di dati.
• Disattiva le notifiche o attiva Non disturbare per evitare che messaggi privati compaiano durante la condivisione.
• Se usi contenuti riservati, scegli la condivisione di Finestra invece che Schermo intero.
• Testa in anticipo la condivisione in una riunione di prova per verificare audio, risoluzione e visibilità delle slide.
• Quando usi PowerPoint Live, carica la presentazione prima dell’incontro.

Checklist per ruolo

Checklist per il relatore (chi presenta):

• Verifica che le slide siano aggiornate e caricate se usi PowerPoint Live.
• Chiudi le finestre con informazioni sensibili.
• Abilita Non disturbare.
• Controlla anteprima della condivisione (se disponibile).
• Assicurati che il microfono e la webcam funzionino.

Checklist per l’host (moderatore della riunione):

• Verifica impostazioni di partecipazione e permessi (chi può presentare).
• Blocca la riunione o gestisci la lobby se necessario.
• Fornisci istruzioni chiare su come intervenire durante la presentazione.

Checklist per il partecipante che condivide occasionamente:

• Chiudi app inutili e notifiche.
• Condividi la finestra specifica quando possibile.
• Usa cuffie per ridurre l’eco.

Checklist per l’amministratore IT:

• Abilita le policy di condivisione appropriate nel tenant Microsoft 365.
• Controlla restrizioni su condivisione di file e app terze parti.
• Verifica compatibilità con sistemi di rete (VPN, firewall) per il traffico multimediale.

Risoluzione dei problemi comuni

Se non riesci a condividere lo schermo, prova queste soluzioni:

• Permessi mancanti: su macOS e iOS concedi il permesso per registrare il display nelle impostazioni di sistema.
• Teams non aggiorna i contenuti condivisi: chiudi e riapri Teams, poi riprova.
• Problemi di autorizzazioni in azienda: verifica con l’amministratore IT le policy del tenant.
• Qualità video bassa: controlla la connessione Internet e chiudi app che consumano banda.
• I partecipanti non vedono le slide PowerPoint Live: assicurati di aver caricato il file e non aver condiviso solo una finestra vuota.

Esempi di controllo rapido:

• Verifica che Teams sia aggiornato all’ultima versione.
• Prova a condividere una finestra diversa (es. un browser) per isolare il problema.

Alternative e approcci complementari

• Condividi il file in chat o caricalo su OneDrive/SharePoint e invita i partecipanti a visualizzarlo in autonomia prima o dopo la riunione.
• Usa la Lavagna per brainstorming collaborativo quando non è necessario mostrare un’app.
• Per sessioni tecniche, valuta strumenti di remote desktop dedicati se è necessario un controllo remoto completo.

Controesempi (quando la condivisione schermo non è ideale):

• Se devi mostrare dati sensibili a una sola persona, è meglio inviare il documento in modo sicuro anziché condividere l’intero desktop.
• Per grandi webinar con migliaia di partecipanti, soluzioni dedicate di streaming possono offrire scalabilità migliore.

Mini-metodologia per una presentazione efficace

1. Pianifica: definisci obiettivi e durata.
2. Prepara: carica slide e chiudi app inutili.
3. Prova: fai una prova tecnica con un collega.
4. Condividi: scegli modalità (Finestra o PowerPoint Live).
5. Interagisci: usa domande, reazioni e lavagna.
6. Concludi: interrompi la condivisione e condividi risorse in chat.

Decisione rapida: quale modalità scegliere?

flowchart TD
  A[Devo mostrare solo una app?] -- Sì --> B[Finestra]
  A -- No --> C[Mostrare più app o passaggi?]
  C -- Sì --> D[Schermo intero]
  C -- No --> E[È una presentazione formale?]
  E -- Sì --> F[PowerPoint Live]
  E -- No --> G[Lavagna o condivisione file]

Privacy e notifiche

• Notifiche: la condivisione di schermo intero mostra le notifiche. Attiva Non disturbare per tutelare la privacy.
• Dati sensibili: evita di condividere documenti con dati personali o riservati se non necessario. Per contenuti sensibili, usa canali protetti o approvati dall’IT.
• GDPR: la condivisione di schermo non altera la responsabilità sul trattamento dei dati; assicurati che il contenuto condiviso rispetti le policy aziendali e la normativa vigente.

Nota: le modalità e i permessi possono variare in base alla versione di Teams e alle policy del tenant aziendale.

Riepilogo

Condividere lo schermo in Microsoft Teams è semplice e potente. Su desktop puoi scegliere tra schermo intero, finestra o PowerPoint Live; su mobile è necessario concedere il permesso di registrazione/broadcast. Prima di iniziare, chiudi le app non necessarie, attiva Non disturbare e testa la condivisione. Usa le checklist fornite per preparare presentazioni professionali e consulta l’amministratore IT se incontri restrizioni.

Domande frequenti

Come condivido lo schermo in Microsoft Teams?

Partecipa a una riunione, clicca sull’icona Condividi nella barra della riunione e scegli tra Schermo intero, Finestra o PowerPoint Live.

Come condivido una presentazione in Microsoft Teams?

Durante la riunione apri il menu Condividi e seleziona PowerPoint Live. Carica il file della presentazione per mantenere le tue note private.

Come condivido lo schermo e continuo a vedere i partecipanti?

Condividi una singola Finestra invece di tutto lo Schermo. In questo modo l’app Teams resta accessibile e puoi vedere le miniature dei partecipanti.

Posso condividere lo schermo senza chiamare?

La condivisione dello schermo avviene all’interno di una riunione o di una chiamata. Avvia una riunione rapida se devi condividere immediatamente.

Come condivido slide senza mostrare le note?

Usa PowerPoint Live: i partecipanti vedono solo le slide, mentre le tue note restano private.

Sommario finale: condividere lo schermo in Teams è veloce, ma richiede alcune precauzioni per privacy e qualità. Pianifica, testa e scegli la modalità di condivisione più adatta al tuo obiettivo.