Configurer la réponse automatique (Out of Office) dans le nouvel Outlook

Vous pouvez activer les réponses automatiques dans le Nouvel Outlook en ouvrant les paramètres, en choisissant « Réponses automatiques », puis en saisissant les dates et le message. Utilisez l’option d’envoi aux contacts pour limiter la diffusion et n’oubliez pas de sauvegarder. Ci‑dessous : guide pas à pas, modèles de messages, checklist et dépannage.

Table des matières

• Étapes pas à pas pour activer les réponses automatiques dans le Nouvel Outlook
• 1. Ouvrir Outlook et accéder aux paramètres
• 2. Configurer la réponse automatique
• 3. Rédiger les réponses automatiques
• Modèles de messages et bonnes pratiques
• Checklist rapide avant départ
• Dépannage et cas où la fonction peut échouer
• Remarques de sécurité et confidentialité
• FAQ
• Résumé

Étapes pas à pas pour activer les réponses automatiques dans le Nouvel Outlook

1. Ouvrir Outlook et accéder aux paramètres

• Lancez le Nouvel Outlook pour Windows (vérifiez que ce n’est pas la version classique).

• Cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite.

Important: si vous ne voyez pas l’option attendue, vérifiez que votre compte est connecté et que vous utilisez la dernière version de l’application.

2. Configurer la réponse automatique

• Dans le panneau des paramètres, cliquez sur Réponses automatiques.

• Activez l’interrupteur Activer les réponses automatiques.

• Si vous le souhaitez, cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période puis définissez la date et l’heure de début et de fin. Vous pouvez aussi bloquer votre calendrier pendant cette période et définir le statut « Absent du bureau ».

Remarque: définir une période évite d’oublier de désactiver manuellement la réponse automatique à votre retour.

3. Rédiger les réponses automatiques

• Saisissez votre message sous Envoyer des réponses automatiques à l’intérieur de votre organisation. Utilisez un ton clair et concis.

• Pour limiter l’envoi à vos contacts, cochez Envoyer des réponses uniquement aux contacts. Si vous laissez l’option décochée, la réponse sera envoyée à toute personne qui vous écrit.

• Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Modèles de messages et bonnes pratiques

Utilisez des messages simples et adaptés au public (interne/externe). Voici quelques modèles rapides à copier/coller.

• Modèle court et professionnel (interne et externe):

Bonjour,

Merci pour votre message. Je suis absent(e) du bureau du [date de début] au [date de fin] et je ne consulterai pas mes e‑mails pendant cette période. Pour toute urgence, contactez [nom et e‑mail du remplaçant].

Cordialement,

[Votre nom]

• Modèle pour les contacts internes uniquement:

Bonjour,

Je suis en congé jusqu’au [date de fin]. Pour les questions liées au projet X, veuillez contacter [collègue] à [e‑mail].

Merci.

• Modèle informel (vacances):

Salut,

Je suis en vacances jusqu’au [date]. Je répondrai à mon retour. En cas d’urgence, écrivez à [nom/contact].

Bonnes fêtes !

Conseils rapides:

• Indiquez clairement la période d’absence.
• Donnez un contact de remplacement si possible.
• Évitez d’inclure des données sensibles dans le message automatique.

Checklist rapide avant de partir

• Activer les réponses automatiques.
• Définir les dates/heures de début et fin.
• Choisir si la réponse s’envoie uniquement aux contacts.
• Ajouter un contact de remplacement.
• Bloquer le calendrier et définir le statut Absent du bureau.
• Vérifier et sauvegarder la configuration.

Dépannage et cas où la fonction peut échouer

Pourquoi la réponse automatique n’apparaît pas ?

• Comptes non compatibles: certaines boîtes (IMAP/POP personnelles) n’offrent pas la fonction « Réponses automatiques ». Les comptes Exchange/Office 365 prennent généralement en charge la fonction.
• Version d’Outlook: utilisez la dernière mise à jour du Nouvel Outlook.
• Paramètres du serveur: si votre compte est géré par une organisation, l’administrateur peut restreindre cette fonctionnalité.

Alternatives si la fonction est indisponible:

• Créer une règle de boîte de réception qui répond automatiquement à certains messages.
• Configurer une réponse automatique côté serveur via le portail web (OWA) si disponible.

Exemples d’échec:

• Les règles locales ne fonctionneront que si Outlook est ouvert sur votre machine.
• Les réponses automatiques envoyées massivement peuvent être bloquées pour lutter contre le spam.

Remarques de sécurité et confidentialité

• N’incluez pas d’informations personnelles sensibles (dates de naissance, adresses précises, numéros personnels) dans les réponses automatiques.
• Limitez la portée (contacts uniquement) pour réduire le risque d’exposition d’informations internes.
• Si vous traitez des données personnelles en Europe, vérifiez les exigences de confidentialité avant d’inclure des détails dans votre message automatique.

Scénarios avancés et alternatives

• Pour les administrateurs: configurez des stratégies globales de message d’absence via Exchange Admin Center pour appliquer des modèles uniformes.
• Pour les équipes support: créez une boîte partagée et une règle qui redirige les demandes urgentes vers un rota d’astreinte.
• Si vous voulez différencier interne/externe: rédigez deux messages distincts, l’un pour l’organisation et l’autre pour les expéditeurs externes.

FAQ

Comment définir ma réponse automatique dans le Nouvel Outlook ?

Allez dans Paramètres > Réponses automatiques, activez l’option, définissez les dates et rédigez votre message, puis Enregistrer.

Où sont les paramètres dans le Nouvel Outlook ?

Cliquez sur l’onglet Vue, puis sélectionnez Paramètres dans le Nouvel Outlook. De là, accédez aux Comptes et aux Réponses automatiques.

Pourquoi je ne peux pas définir ma réponse automatique sur Outlook ?

Seuls certains types de comptes prennent en charge les Réponses automatiques. Si l’option est absente, votre compte ne le permet peut‑être pas. En alternative, utilisez une règle côté serveur ou locale.

Comment ouvrir automatiquement les réponses dans une nouvelle fenêtre ?

Le Nouvel Outlook ne propose pas actuellement d’option pour ouvrir les réponses dans une fenêtre séparée par défaut. Les réponses automatiques se gèrent via les paramètres.

Résumé

• Activez les réponses automatiques via Paramètres > Réponses automatiques.
• Définissez une période et un message clair. Donnez un contact de secours si nécessaire.
• Utilisez l’option d’envoi aux contacts pour limiter la diffusion.

Important: vérifiez la compatibilité de votre compte et la politique de votre organisation avant de publier un message d’absence.