Cómo configurar respuestas automáticas "Fuera de la oficina" en New Outlook

Tabla de contenidos

• Paso a paso: configurar respuestas automáticas en New Outlook
• 1. Abrir Outlook y acceder a Configuración
• 2. Configurar Fuera de la oficina
• 3. Crear respuestas automáticas
• Plantillas y ejemplos de mensajes
• Comprobaciones según rol
• Flujo de decisión para elegir método
• Resumen
• Preguntas frecuentes

Paso a paso: configurar respuestas automáticas en New Outlook

1. Abrir Outlook y acceder a Configuración

• Abre New Outlook en Windows (asegúrate de no estar usando la versión clásica).

• Haz clic en el icono de Configuración en la esquina superior derecha.

2. Configurar Fuera de la oficina

• Selecciona Respuestas automáticas en el panel de configuración.

• Activa Activar respuestas automáticas.

• Marca Enviar respuestas solo durante un periodo de tiempo, y selecciona la fecha y la hora de inicio y fin. Puedes bloquear tu calendario y establecer el estado “Fuera de la oficina” para ese intervalo.

3. Crear respuestas automáticas

• Escribe el mensaje bajo Enviar respuestas automáticas dentro de su organización, y da formato si quieres.

• Para enviar respuestas solo a tus contactos, marca la casilla Enviar respuestas solo a contactos. Si la dejas desmarcada, la respuesta se enviará a cualquier persona que te escriba.

• Finalmente, haz clic en Guardar.

Importante: No todas las cuentas admiten Respuestas automáticas. Si no ves la opción, es probable que tu cuenta no la soporte; en ese caso, utiliza reglas de bandeja de entrada para enviar respuestas o consulta al administrador.

Plantillas y ejemplos de mensajes

Usa estas plantillas según el contexto. Personaliza nombres, fechas y puntos de contacto.

• Mensaje breve para vacaciones (interno):

  “Hola,

  Estoy fuera de la oficina desde el 10 de septiembre hasta el 20 de septiembre y no tendré acceso regular al correo. Para asuntos urgentes, contacta a María Pérez en [email protected]. Volveré el 21 de septiembre.

  Saludos, [Tu nombre]”

• Mensaje para contactos externos con alternativa de contacto:

  “Gracias por tu mensaje. Estoy fuera de la oficina hasta el 20 de septiembre. Para consultas inmediatas, escribe a [email protected] o llama al +34 912 345 678. Responderé a mi regreso.

  Atentamente, [Tu nombre]”

• Mensaje automático genérico (conciso):

  “Fuera de la oficina hasta el 20 de septiembre. Responderé a mi regreso.”

Plantilla rápida (texto plano):

• Asunto: Fuera de la oficina
• Cuerpo: Fecha, motivo breve, persona de contacto, expectativas sobre respuesta.

Comprobaciones según rol

Checklist para usuarios:

• ¿Has seleccionado las fechas correctas?
• ¿Has añadido persona(s) de sustitución o contacto alternativo?
• ¿Has decidido si responder solo a contactos?
• ¿Has bloqueado el calendario si necesitas evitar reuniones?

Checklist para administradores TI:

• ¿Todas las cuentas requieren la función de Respuestas automáticas? ¿Qué cuentas no la soportan?
• ¿Has comunicado la política de ausencias y la plantilla corporativa?
• ¿Las reglas y permisos permiten el envío automático fuera de la organización?

Flujo de decisión para elegir método

Si necesitas decidir entre usar Respuestas automáticas o Reglas, sigue este flujo:

flowchart TD
  A[¿Tu cuenta muestra 'Respuestas automáticas'?] -->|Sí| B[Usar Respuestas automáticas]
  A -->|No| C[¿Necesitas respuesta automática básica?]
  C -->|Sí| D[Crear regla de servidor o cliente que responda automáticamente]
  C -->|No| E[Configurar mensaje de ausencia en firma o notificar por otro canal]
  B --> F[Configurar período y mensaje interno/externo]
  D --> F

Alternativas y cuándo usarlas

• Reglas de bandeja de entrada: útiles si tu cuenta no admite la función o si necesitas condiciones específicas (p. ej., solo responder a correos con cierto asunto). Requieren mantener Outlook abierto si la regla se ejecuta en el cliente.
• Mensaje manual en la firma: opción simple si no quieres activar respuestas automáticas. Buena para ausencias cortas o cuando deseas control total del envío.

Glosario (una línea cada término)

• Respuestas automáticas: función que envía respuestas predefinidas mientras no estás disponible.
• Regla de bandeja de entrada: instrucción que automatiza acciones sobre mensajes entrantes.
• Bloquear calendario: marcar el calendario como ocupado para evitar nuevas reuniones.

Notas de compatibilidad

• Suele ser compatible con cuentas Exchange (Microsoft 365 / Office 365) y Outlook.com. Las cuentas IMAP/POP pueden no soportarlo; en ese caso, emplea reglas o consulta con el proveedor.

Resumen

Activa las respuestas automáticas desde Configuración > Respuestas automáticas en New Outlook. Selecciona fechas, redacta mensajes separados para tu organización y contactos externos, y decide si limitar el envío a tus contactos. Si tu cuenta no soporta la función, crea reglas o notifica por canales alternativos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo configuro Fuera de la oficina en New Outlook?

Ve a Configuración > Cuentas > Respuestas automáticas, actívalas, define fechas y mensaje, y guarda.

¿Dónde están los ajustes en New Outlook?

Haz clic en la pestaña Vista y después en Ver configuración (View settings) en New Outlook para acceder a Cuentas, Respuestas automáticas y más.

¿Por qué no puedo configurar Fuera de la oficina en Outlook?

No todas las cuentas admiten la función de Respuestas automáticas. Si no ves el botón, tu cuenta probablemente no la soporte. Como alternativa, usa reglas si mantienes Outlook abierto.

¿Cómo abrir automáticamente las respuestas en una nueva ventana en New Outlook?

Las respuestas automáticas se envían de forma automática; New Outlook actualmente no permite que la ventana de respuesta se abra automáticamente en una nueva ventana.

Fin de la guía: sigue las plantillas y comprobaciones para asegurar que tu ausencia esté cubierta y que los contactos sepan a quién dirigirse.