Орфография, грамматика и словари в Microsoft Word — полное руководство

Microsoft Word включает встроенные средства проверки орфографии и грамматики, а также мощные возможности по работе со словарями. В цифровой эпохе эти инструменты помогают сократить количество опечаток и стилистических ошибок — особенно когда вы печатаете на клавиатуре.

Ниже мы подробно разберём, как пользоваться проверкой орфографии и грамматики, а затем углубимся в работу со словарями и в расширенные сценарии: корпоративные словари, исключаемые слова и оптимизация рабочего процесса.

К чему это нужно и когда применять

Проверка орфографии и грамматики в Word полезна для повседневного редактирования текстов, подготовки отчётов, рассылок, презентаций и официальной документации. Она не заменяет внимательного чтения человеком, но сокращает рутинные ошибки и ускоряет подготовку черновиков.

Когда полагаться на автоматические инструменты:

• Для быстрой очистки очевидных опечаток и повторяющихся ошибок.
• При подготовке длинных документов, когда ручная проверка слишком медленная.
• Для унификации терминологии с помощью пользовательских словарей.

Когда не полагаться полностью:

• При публикации маркетинговых материалов или юридических документов — требуются финальная ручная правка и оценка смысла.
• Когда текст насыщен профессиональными терминами, сокращениями или смешанными языками — может потребоваться настройка словарей и исключений.

Важно: проверка орфографии и словари работают в связке. Один инструмент без другого даёт частично полезный результат.

Как запустить проверку орфографии и грамматики

Microsoft Word предоставляет несколько способов проверить орфографию и грамматику — от моментального выделения слова до полного прохода по документу.

Встроенная инлайн-проверка орфографии

По умолчанию Word подчёркивает ошибки красной волнистой линией. Чтобы исправить слово, щёлкните по нему правой кнопкой мыши и выберите вариант в появившемся меню.

Если подчёркнутое слово корректно (например, имя или термин), используйте Игнорировать все или Добавить в словарь. После добавления слово перестанет помечаться в будущем.

Встроенная проверка грамматики

Ошибки грамматики помечаются синими или сине-зелёными волнистыми линиями. Поведение схоже с орфографией: правый клик — варианты исправления. Параметры можно править в Файл > Параметры > Проверка.

Полная проверка документа вручную

Чтобы пройти весь документ последовательно, используйте вкладку Рецензирование и кнопку Правописание и грамматика, либо нажмите F7.

Этот режим удобен для длинных документов: Word предложит каждое предполагаемое исправление по очереди и ускорит процесс проверки.

Если вы хотите вновь подсветить слова, которые ранее были проигнорированы в текущем документе, откройте Файл > Параметры > Проверка и нажмите Перепроверить документ.

Смена языка проверки

Для проверки на другом языке выберите Рецензирование > Язык > Задать язык проверки. Установленные языки помечены иконкой. Там же можно задать язык по умолчанию для будущих документов.

Отключение проверок

Если документ содержит массу специальных терминов, мешающих работе инструмента, вы можете отключить проверку в реальном времени.

Откройте Файл > Параметры > Проверка и снимите флажок Проверять орфографию по мере ввода. Это уберёт подчеркивания, но сохранит возможность запустить полную проверку вручную.

Также доступны опции «Скрыть ошибки орфографии только в этом документе» и «Скрыть ошибки грамматики только в этом документе» — они применимы к конкретному файлу.

Чтобы отключить проверку для отдельного фрагмента текста, выделите его и в Рецензирование > Язык выберите нужные параметры.

AutoCorrect: ускоряем набор текста

AutoCorrect автоматически заменяет часто ошибочные слова и позволяет настраивать правила быстрого ввода (text expansion). По умолчанию Word исправляет распространённые опечатки (например, “realyl” → “really”).

Вы можете создать правило расширения: при вводе “hmbs” Word заменит на “Hello, my name is Bob Smith”.

Управление AutoCorrect: Файл > Параметры > Проверка > Параметры автозамены.

Практические советы по AutoCorrect:

• Создавайте короткие, уникальные «ключи» для часто используемых фраз.
• Избегайте слишком коротких ключей (например, “te”), чтобы не получалось случайных замен.
• Экспортируйте/импортируйте список автозамены, если работаете на нескольких машинах.

Проверка в PowerPoint, Excel и других приложениях Office

PowerPoint использует ту же модель инлайн-проверки, как и Word. Excel не проверяет орфографию автоматически для большинства таблиц — запустите ручную проверку через Рецензирование > Правописание.

Как прокачать словари — советы для продвинутых пользователей

Пользовательские словари — не просто список слов: это механизм управления терминологией, корпоративной лексикой и локальными сокращениями.

Удаление слов из пользовательского словаря

Периодическая чистка словаря полезна: один случайный ввод может засорить словарь.

Откройте Файл > Параметры > Проверка > Пользовательские словари. Выберите словарь, нажмите Изменить, выберите слово и Удалить. Кнопка Удалить всё очищает словарь полностью.

Два пользовательских словаря: CUSTOM.dic и RoamingCustom.dic

• CUSTOM.dic — хранится локально на компьютере.
• RoamingCustom.dic — синхронизируется в облаке (при входе в учётную запись Microsoft) и доступен на других устройствах.

Добавление новых словарей

Для добавления языковых словарей перейдите Файл > Параметры > Язык. В списке “Добавить дополнительные языки редактирования” выберите диалект и скачайте файлы, если требуется.

Для сторонних словарей: Файл > Параметры > Проверка > Пользовательские словари > Добавить и укажите .dic файл.

Игнорирование пользовательских словарей

Если установлено много пользовательских словарей, иногда нужно временно использовать только основной словарь. В Файл > Параметры > Проверка установите флажок Предлагать только из основного словаря.

Исключение слов из словаря

Если вы регулярно ошибаетесь, печатая слова-замены (например, “latter” вместо “later”), Word не отметит это как ошибку, потому что оба слова реальны. Чтобы принудительно помечать нежелательные варианты, их можно добавить в список исключений.

Путь к файлам исключений:

C:\Users\[username]\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

В этой папке находятся файлы исключений для каждого словаря. Откройте нужный файл через “Открыть с помощью > Блокнот”, добавьте слова, каждое на новой строке, сохраните.

Пример: если вы добавите “latter” в файл исключений английского словаря, Word будет помечать его как ошибку и предлагать заменить на “later”.

Когда проверка не справляется — типичные ошибки и решения

Сценарии, в которых автоматическая проверка даёт ложное чувство безопасности, и что делать:

• Смешанные языки в одном документе: назначайте язык для фрагментов текста вручную.
• Технические термины и аббревиатуры: создайте отдельный словарь для проекта.
• Неправильный контекст (например, “affect” vs “effect”): полагайтесь на ручную редактуру и контроль смысла.
• Таблицы и ячейки Excel с формулами: проверка орфографии может пропускать данные; проверяйте вручную.

Альтернативные подходы

Если встроенный инструментарий не устраивает, рассмотрите следующие варианты:

• Онлайн-сервисы проверки грамматики и стиля (например, сторонние плагины).
• Инструменты контроля качества терминологии для переводчиков (Translation Memory и терминологические базы).
• Скрипты автоматической валидации при подготовке документов (например, проверка шаблонов через макросы или PowerShell для корпоративных релизов).

Важно: внешние инструменты могут отправлять данные на свои серверы — оцените требования безопасности и конфиденциальности.

Ментальные модели и правило 3-2-1 для проверки текста

Ментальные модели помогают планировать процесс проверки:

• Правило 3-2-1 для публикации: 3 прогонки автоматикой (спринты правки), 2 чтения человеком (редактор и корректор), 1 финальная проверка перед выпуском.
• Подход «слово → контекст»: сначала исправляйте явные опечатки, затем проверяйте контекст и стиль.
• Разделение обязанностей: автор отвечает за смысл, редактор — за стиль, корректор — за орфографию и пунктуацию.

Корпоративный SOP: настройка и развёртывание словарей

Шаблон действий для ИТ-администратора подборки корпоративной терминологии и развёртывания её на компьютерах сотрудников.

1. Собрать список терминов и аббревиатур от команд (маркетинг, продукт, юридический отдел).
2. Проверить и отредактировать список (фильтровать опечатки, дубляжи).
3. Создать .dic файл в стандартизированном формате.
4. Тестировать на нескольких машинах, проверить кодировку (UTF-8 или ANSI, в зависимости от локализации).
5. Развернуть словарь через групповые политики или систему управления ПО (SCCM, Intune).
6. Обучить пользователей, показать как добавлять локальные автозамены и исключения.
7. Периодически обновлять словарь и поддерживать версионность.

Критерии приёмки:

• Словарь доступен всем целевым пользователям.
• Формат файла корректно читается Word на целевых локалях.
• Пользователи могут отключить корпоративный словарь для личных проектов при необходимости.

Контрольные списки по ролям

Автор:

• Включить инлайн-проверку при наборе.
• Использовать AutoCorrect для часто повторяющихся фраз.
• Помечать нестандартные термины для добавления в проектный словарь.

Редактор:

• Запустить полную проверку документа (F7).
• Проверить терминологию с корпоративным словарём.
• Проверить контекстные омонимы вручную.

ИТ-администратор:

• Подготовить и протестировать .dic файлы.
• Настроить развертывание через GPO/Intune.
• Обеспечить бэкап RoamingCustom.dic и политики синхронизации.

Переводчик:

• Использовать словари для нужного диалекта.
• Подключать сторонние терминологические базы.
• Выключать автоисправления, которые искажают перевод.

Шаблон таблицы AutoCorrect (пример для команды)

Вот рекомендуемая структура таблицы для общего использования (можно хранить в CSV и импортировать):

(В Word таблицу можно выгрузить/импортировать или вручную ввести через параметры AutoCorrect.)

Проверка и отладка: тест-кейсы и критерии приёмки

Минимальные тест-кейсы для проверки конфигурации словарей и автозамены:

1. Добавить слово в пользовательский словарь → открыть новый документ → ввести слово → убедиться, что оно не подчёркивается.
2. Добавить слово в файл исключений → ввести слово → убедиться, что Word подчёркивает его как ошибку.
3. Создать правило AutoCorrect → ввести ключ → проверить автозамену.
4. Отключить инлайн-проверку → ввести очевидную ошибку → убедиться, что она не подчёркивается, но появляется при полном проходе F7.

Критерии приёмки: все 4 теста пройдены на целевых локальных машинах.

Советы по безопасности и конфиденциальности

• Пользовательские словари и RoamingCustom.dic могут содержать конфиденциальные термины. Ограничьте доступ при развертывании через корпоративные политики.
• Внешние облачные сервисы проверки грамматики могут пересылать текст на сторонние серверы — проверьте соответствие локальным требованиям по защите данных.

Часто задаваемые вопросы

Как восстановить список игнорируемых слов в документе?

Откройте Файл > Параметры > Проверка и нажмите Перепроверить документ — Word отметит ранее игнорируемые слова снова.

Можно ли экспортировать пользовательский словарь и использовать его на другом компьютере?

Да. Файлы .dic можно копировать между машинами или распространять через централизованные системы развёртывания.

Что делать, если Word не предлагает нужную языковую проверку?

Проверьте Файл > Параметры > Язык — возможно, нужный язык не установлен. Скачайте соответствующие файлы для редактирования.

Глоссарий (в одну строку)

• Инлайн-проверка: автоматическое подчёркивание ошибок при вводе.
• AutoCorrect: функция автозамены и расширения текста.
• CUSTOM.dic: локальный пользовательский словарь.
• RoamingCustom.dic: облачный пользовательский словарь, синхронизируемый между устройствами.
• UProof: папка с файлами исключений словарей.

Краткое резюме

• Используйте инлайн-проверку для быстрой работы и F7 для полного прохода по документу.
• Настройте AutoCorrect для ускорения набора и создавайте проектные словари для терминологии.
• ИТ-администраторы должны управлять словарями централизованно и учитывать вопросы безопасности.
• В случаях неоднозначности доверьтесь финальной ручной редактуре и определите понятные правила для команды.

Поделитесь своими советами: какие скрытые функции вы используете в Word для ускорения и повышения качества текста?

Первоначально статья написана Chris Hoffman.