Как создать диаграмму Ганта в Excel

Быстрые ссылки

• Что такое диаграмма Ганта и зачем она нужна?

• Как создать диаграмму Ганта в Excel

Краткое содержание

• Диаграмма Ганта — это визуальное представление задач на шкале времени.
• В Excel нет готовой кнопки «Вставить диаграмму Ганта», но её можно собрать из сложённой столбчатой диаграммы.
• Процесс: подготовить данные, вставить сложённую диаграмму, скрыть базовую серию и отформатировать график.

Что такое диаграмма Ганта и зачем она нужна

Диаграмма Ганта показывает задачи проекта в виде горизонтальных полос на временной шкале. Каждая полоска отображает период выполнения задачи: дату начала и длительность. Это помогает быстро увидеть последовательность задач, совпадения по времени и возможные узкие места.

Когда использовать диаграмму Ганта:

• для отслеживания сроков и контрольных точек в крупном проекте;
• при планировании мероприятия, чтобы скоординировать подрядчиков и ресурсы;
• при ремонте или строительстве, где фазы взаимозависимы;
• чтобы визуально обнаруживать наложения задач и узкие места.

Важно: диаграмма Ганта хорошо показывает сроки и порядок задач, но не заменяет более формальные инструменты управления зависимостями и рисками.

Как создать диаграмму Ганта в Excel

Excel не предлагает готовый шаблон «Диаграмма Ганта» в меню. Зато можно быстро создать её из сложённой столбчатой диаграммы. Ниже — подробная пошаговая инструкция с рекомендациями по оформлению и проверкам.

1. Подготовьте данные

Мы используем простую таблицу задач: название задачи, дата начала и длительность в днях. В примере даты показаны в локальном формате dd.mm.yyyy.

Вот скриншот таблицы в Excel с датами и длительностями.

Короткие советы по данным:

• Используйте отдельные столбцы для даты начала и длительности. Это упрощает подачу в диаграмму.
• Даты храните в типе «Дата». При необходимости меняйте формат отображения, но сохраняйте значение как дату.
• Если у вас есть дата окончания, её можно вычислить как «Дата начала + Длительность - 1».

2. Вставьте сложённую столбчатую диаграмму

1. Выделите таблицу (без заголовков серий).
2. В ленте переключитесь на вкладку «Вставка». В группе диаграмм выберите «Вставить столбчатую или гистограмму» и затем тип «Сложённая гистограмма» (2-D Stacked Bar в английской версии).

Если вы уже вставили пустую диаграмму, можно правой кнопкой мыши вызвать меню и выбрать «Выбрать данные». Это откроет диалог управления сериями и метками.

3. Выберите данные для диаграммы

1. Правой кнопкой по диаграмме → «Выбрать данные».
2. В разделе «Элементы легенды (ряды)» нажмите «Добавить».
3. В поле «Имя ряда» укажите заголовок «Дата начала», а в поле «Значения ряда» выделите все ячейки с датами начала. Убедитесь, что в поле не осталось лишних значений. Нажмите «ОК».

4. Аналогично добавьте ряд «Длительность» и укажите значения из столбца с днями.

5. В секции «Подписи по горизонтальной оси (категории)» нажмите «Изменить» и выделите столбец с названиями задач.

6. Нажмите «ОК» для выхода из диалога «Выбрать источник данных».

Если задачи показываются в обратном порядке, исправьте это следующим шагом.

4. Поверните порядок задач (если нужно)

Правой кнопкой по вертикальным меткам оси (названия задач) → «Формат оси». В панели справа установите галочку «Категории в обратном порядке». Это расположит задачи сверху вниз в привычном хронологическом порядке.

5. Сформируйте диаграмму в стиль Ганта

Суть приёма: сделать видимыми только серии «Длительность», а серию «Дата начала» скрыть, потому что она служит смещением по оси времени.

1. Правой кнопкой на синие (первые) полосы → «Формат ряда данных». В панели «Заливка и линия» выберите «Нет заливки». Это скроет базовую серию.

2. Останутся серии, которые выглядят как полосы Ганта. При необходимости измените цвета для выделения типов задач, статусов или ответственных.

6. Уберите лишний отступ по оси времени

Иногда слева остаётся пустое пространство из‑за того, что шкала даты начинается раньше первой задачи. Установите минимальную границу оси времени равной дате начала первой задачи.

1. В таблице временно преобразуйте дату в число: выберите ячейку с первой датой → вкладка «Главная» → группа «Число» → выберите формат «Числовой».

2. Скопируйте получившееся число.

3. Правой кнопкой по оси времени → «Формат оси» → в разделе «Границы» вставьте скопированное число в поле «Минимум».

4. Верните формат ячеек с датами назад на «Дата», чтобы снова видеть привычные даты.

После этого «лишние» даты слева исчезнут, и диаграмма будет начинаться с нужной точки.

7. Дополнительное оформление и советы

• Измените цвета полос, чтобы выделить критические задачи или ответственных.
• Добавьте подписи данных (правая кнопка → Добавить подписи данных) для отображения длительности или даты окончания прямо на полоске.
• Используйте условное форматирование в исходной таблице для подсветки просроченных задач.
• Чтобы показать процент выполнения, добавьте ещё один ряд с заполнением (например, процент выпол‑нения × длительность) и отобразите его поверх основной полосы.

Важно: если ваш проект включает сложные зависимости (FS, SS, FF, SF) и автоматическое перераспределение задач, Excel вручную не заменит специализированные решения для управления проектами.

Когда диаграмма Ганта не подходит

• Проект содержит сотни задач с многочисленными зависимостями и ресурсными ограничениями — используйте ПМС (MS Project, Primavera, специализированные SaaS).
• Нужен автоматический расчёт критического пути и перераспределение ресурсов в реальном времени.
• Требуются расширенные метрики производительности и SLA/SLI мониторинг.

Альтернативные подходы

• Шаблоны Excel: скачайте готовые шаблоны Ганта и адаптируйте их под себя.
• Google Sheets: похожая техника работает в Таблицах Google с небольшими отличиями в интерфейсе.
• Специализированные инструменты: Asana, Trello (с плагинами), Microsoft Project, Smartsheet — для больших проектов.

Чек-лист по ролям

Роль — Владелец проекта:

• Проверьте, что у каждой задачи есть дата начала и длительность.
• Убедитесь, что ключевые зависимости зафиксированы.

Роль — Менеджер по операциям:

• Подпишите ответственных на каждую задачу.
• Обновляйте статус в таблице, чтобы диаграмма отражала реальность.

Роль — Организатор мероприятия:

• Используйте цвета для внешних подрядчиков и внутренних задач.
• Добавьте контрольные точки (milestones) как отдельные серии с нулевой длительностью.

Мини‑методология для быстрой реализации (5 шагов)

1. Соберите данные: задача, дата начала, длительность, ответственный.
2. Создайте сложённую столбчатую диаграмму и подайте в неё две серии: «Дата начала» и «Длительность».
3. Спрячьте серию «Дата начала» (без заливки).
4. Настройте минимальную границу оси времени и порядок задач.
5. Добавьте визуальные метки, цвета и подписи для удобства чтения.

Критерии приёмки

• Все задачи отображаются в корректном хронологическом порядке.
• Диаграмма начинается с даты первой задачи без лишнего отступа.
• Длительности соответствуют исходным данным.
• Визуально различимы приоритеты или ответственные (цвета, подписи).

Шаблон CSV для быстрой загрузки

Ниже — пример структуры CSV, которую можно импортировать в Excel:

Task,Start Date,Duration Planning,2024-11-01,5 Venue Booking,2024-11-06,3 Invitations,2024-11-09,4 Catering,2024-11-13,2 Decorations,2024-11-15,3 Final Preparations,2024-11-18,2 Event Day,2024-11-20,1

Совет: при экспорте/импорте дат используйте стандарт ISO (YYYY-MM-DD) — Excel корректно распознаёт их в большинстве региональных настроек.

Короткий глоссарий

• Дата начала — дата, когда задача должна начаться.
• Длительность — продолжительность задачи в рабочих/календарных днях.
• Милestone — контрольная точка с нулевой длительностью.

Примеры, когда приём не сработает

• Даты заданы текстом в разном формате — Excel не сможет корректно построить ось времени.
• Используется смешанная система рабочих и календарных дней без явной конверсии.
• Проект требует учёта отпусков и календарей ресурсов — потребуется более сложная модель.

Краткое резюме

Диаграмма Ганта в Excel — надёжный инструмент для визуализации небольших и средних проектов. Создание её вручную занимает несколько минут: подготовьте таблицу, вставьте сложённую столбчатую диаграмму, скройте базовую серию, настройте ось времени и оформите визуально. Для крупных проектов и управляемых зависимостей рекомендуется специализированное ПО.

Важно: сохраните файл как шаблон, если вы планируете регулярно создавать похожие диаграммы.

Ключевые действия для быстрого запуска: подготовить данные → вставить сложённую диаграмму → скрыть серию «Дата начала» → скорректировать ось → оформить цвета и подписи.